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Fiches pratiques Créer une entreprise SASU Registres obligatoires en SASU : tour d’horizon

Registres obligatoires en SASU : tour d’horizon

SASU
N A

Nawel Amzert

Diplômée d'un Master Droit de l'Entreprise parcours droit des affaires à l'Université de Picardie Jules Verne.


Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

Vous souhaitez créer une SASU ? Sachez qu’il s’agit d’une forme sociale assez particulière puisqu’elle n’est ni plus ni moins qu’une SAS unipersonnelle. Elle est en effet détenue et gérée par un associé unique, qui est le plus souvent également le Président de la société...

La SASU étant une société unipersonnelle, on pense parfois à tort qu’on ne doit pas consigner les décisions prises pendant la vie sociale puisque, par définition, l’associé unique les prend seul. Pourtant, l’associé unique est également soumis à des obligations juridiques concernant les registres obligatoires de sa SASU. Qu’est-ce qu’un registre obligatoire en SASU ? Combien en existe-t-il ? Quelle sanction si je ne respecte pas ces obligations ? Réponses à travers cet article.

REGISTRES OBLIGATOIRES SASU

Quel est l’intérêt de tenir des registres en SASU ?

Si la tenue des registres obligatoires en SASU peut être vue comme une contrainte par l’associé unique et le gérant (s’il ne s’agit pas de la même personne), le respect de cette exigence présente de nombreux avantages pour l’entreprise.

Tout d’abord, se conformer aux exigences légales évite d’exposer l’entreprise à des sanctions pécuniaires en cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’inspection du travail.

D’autre part, en SASU, les registres obligatoires permettent de justifier de l’historique des opérations. C’est un gage de transparence dans la gestion de la société. Cela inspire confiance. Il s’agit donc d’un élément important pris en compte par les investisseurs qui pourraient participer au capital de la société à l’avenir.

En outre, le suivi des registres obligatoires en SASU permet également de s’assurer de la bonne santé financière de l’entreprise. Cela est d’autant plus important en cas de cession ou de fusion de l’entreprise avec une autre structure.

Enfin, dans certains cas, la bonne tenue de ces registres permet à l’entrepreneur de justifier de faits pouvant lui permettre d’obtenir ou de maintenir des aides monétaires. C’est par exemple le cas du maintien des indemnités Pôle emploi pour lequel il faut fournir un procès-verbal de non-rémunération du dirigeant.

☝️ Bon à savoir : certains registres peuvent être sous forme dématérialisée, tandis que d’autres doivent obligatoirement être au format papier.

Registre obligatoire en SASU : le registre des bénéficiaires effectifs

Qu’est-ce que le registre des bénéficiaires effectifs ?

Depuis quelques années, une nouvelle formalité obligatoire s’impose aux entrepreneurs lors de la création de leur société. En effet, comme pour l’ensemble des formes sociales, il faut prévoir un registre des bénéficiaires effectifs pour la SASU.

Cette loi s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en France. La création de ce registre poursuit un objectif de transparence puisque grâce à lui, les administrations peuvent avoir accès très facilement et de manière précise à l’identité des personnes exerçant un contrôle sur les organes de direction et de gestion d’une société. 

Est considérée comme bénéficiaire effectif toute personne physique détenant directement ou indirectement (via une autre société) au moins 25 % des parts sociales de la société.

En cas d’absence de ce registre des bénéficiaires effectifs, un dirigeant de SASU s’expose à la fois au paiement d’une amende, mais également à une possible peine d’emprisonnement.

Toutefois, la déclaration des bénéficiaires effectifs se fait lors de la création de l’entreprise. Une seule personne est alors inscrite, l’associé unique, qui détient 100 % des actions de la SASU. Le registre a vocation à suivre l’évolution des bénéficiaires effectifs, si la SASU vient à se transformer en SAS.

☝️ Bon à savoir : il est très facile de transformer une SASU en SAS. L’idéal est de prévoir cette possibilité dans les statuts constitutifs de la société unipersonnelle. Il suffit ainsi d’ouvrir le capital social à une ou plusieurs personnes tierces. Une simple formalité au greffe doit être réalisée pour mettre à jour le Kbis de la société.

Comment se procurer ce registre obligatoire en SASU ?

Ce registre est tenu par le greffe du tribunal compétent en fonction du lieu du siège social de la SASU. 

La déclaration des bénéficiaires effectifs à la création de la société coûte 21,41 € TTC. Il faut compter 44 € TTC pour chaque modification.

Comment tenir le registre des bénéficiaires effectifs en SASU ?

La déclaration peut se faire en ligne sur le site Infogreffe. Il faut renseigner l’identité, l’adresse ainsi que le taux de pourcentage exact de possession de toute personne étant amenée à détenir directement ou indirectement plus de 25 % du capital social ou des droits de vote d’une société.

✏️  À noter : le registre des bénéficiaires effectifs qui doit être obligatoirement tenu à jour pour une SASU, est à distinguer du registre des actionnaires en SAS. Ce dernier correspond au registre qui recense tous les actionnaires passés et présents dans la SAS. Il vient s’ajouter au registre des bénéficiaires effectifs.

Registre obligatoire en SASU : le registre des mouvements de titres

Qu’est-ce que le registre des mouvements de titres ?

Ce document est un registre obligatoire en SASU. En effet, la tenue de ce registre est une obligation légale qui s’impose notamment aux sociétés par actions simplifiées (SAS). Par extension, le registre des mouvements de titres en SASU est un registre obligatoire. Ce registre des mouvements de titres comme son nom l’indique permet d’enregistrer chaque opération ayant affecté les actions du capital social d’une société. On peut citer les cessions d’actions, les apports d’actions, etc.

Comment se procurer ce registre obligatoire en SASU ?

Le registre des mouvements de titres obligatoire en SASU prend la forme d’un classeur contenant des feuilles. Vous pouvez le trouver sur Internet ou dans des boutiques spécialisées en fournitures de bureau professionnelles.

Comment tenir le registre des mouvements de titres en SASU ?

De manière plus concrète, le registre des mouvements de titre en SASU est composé de feuilles qui doivent indiquer les informations suivantes : 

  • le nombre d’actions concernées par l’opération ;
  • la date de l’opération ;
  • l’identité du nouveau et de l’ancien titulaire des actions de SASU ;
  • la valeur nominale de chaque action cédée. 

En pratique, dans le cadre de la SASU, ce registre sera rarement utilisé puisqu’il n’y a qu’un seul associé. Une inscription devra y être apposée uniquement si l’associé décide de céder ces parts à un tiers ou de créer de nouvelles actions pour ouvrir le capital de la société, afin de la transformer en SAS.

Toutefois, le fait de ne pas tenir correctement ce registre n’expose légalement à aucune sanction contrairement au registre des bénéficiaires effectifs. Malgré tout, il faut rappeler que chaque transfert d’actions du capital social doit faire l’objet d’une inscription sur ce registre des mouvements de titres. À défaut, ces cessions pourront être remises en cause par tout intéressé.

📌 Astuce : comment coter et parapher un registre ? Il faut envoyer le registre des mouvements de titres de la SASU au greffe du tribunal auprès duquel la société est immatriculée. Vous pouvez également vous rendre sur place ou vous rendre en mairie. En pratique, n’hésitez pas à contacter le greffe par mail ou par téléphone pour connaître leur procédure interne.

Registre obligatoire en SASU : le registre des décisions de l’associé unique

Qu’est-ce que le registre des décisions de l’associé unique ?

Bien que la SASU n’implique durant sa vie sociale que la participation de l’associé unique, celui-ci se doit de consigner dans un registre légal obligatoire l’ensemble des décisions qu’il est amené à prendre. 

Exemple : les procès-verbaux de nomination dans le cadre de la nomination d’un nouveau Président, ou d’un nouveau Directeur Général, mais aussi les décisions relatives à l’approbation des comptes. 

Il s’agit donc de l’équivalent du registre des assemblées générales pour les sociétés pluripersonnelles (SAS, SARL, etc.), qui est un registre des PV des AG. Il existe le même type de registre des délibérations en EURL.

☝️ Bon à savoir : le registre des décisions de l’associé unique fait partie des registres cotés et paraphés en SASU. Vous pouvez demander au greffe du tribunal ou au maire de procéder à cette formalité. Concrètement, cela consiste à apposer un tampon au début et à la fin du registre, et à numéroter chacune des pages pour s’assurer que les inscriptions se suivent bien. Vous pouvez trouver des modèles de registre coté et paraphé sur Internet.

Comment se procurer ce registre obligatoire en SASU ?

Tout comme le registre des mouvements de titre, le registre des décisions de l’associé unique en SASU est un document au format papier. Vous pouvez acheter ce registre sur Internet ou dans les papeteries spécialisées.

Comment tenir le registre des décisions de l’associé unique en SASU ?

Concrètement, le procès-verbal qui sera consigné dans le registre des décisions de l’associé unique devra indiquer : 

  • Les informations relatives à l’identification de la SASU, 
  • La date et le lieu de la réunion, 
  • Les informations relatives à l’associé unique comme son nom et prénom, 
  • L’objet de la décision prise ;
  • La signature de l’associé unique. 

Contrairement au registre des bénéficiaires effectifs obligatoire en SASU, la non tenue de ce registre n’implique aucune sanction légale d’amende ou d’emprisonnement. 

Néanmoins, toute personne intéressée qui aurait connaissance d’une décision non consignée par l’associé unique dans le registre pourrait en demander l’annulation. Ainsi, la bonne tenue de ce registre est indispensable au bon déroulement de la vie sociale.

☝️ Bon à savoir : chez Legalstart, les registres des assemblées générales et des mouvements de titres sont compris dans l’abonnement SOJ (Service obligations juridiques).

Quels sont les registres obligatoires en SASU relatifs au personnel ?

Dès lors que la SASU emploie des salariés, il est nécessaire de tenir les registres obligatoires imposés par le droit du travail. Il s’agit principalement du :

  • registre unique du personnel ;
  • registre des délégués du personnel ;
  • registre des repos hebdomadaires.

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être tenu dès l’embauche du premier salarié ou du premier stagiaire. Il permet de recenser toutes les personnes qui font ou qui ont fait partie de l’entreprise. Il doit être tenu dans l’ordre chronologique, c’est-à-dire que les personnes y sont inscrites par ordre d’arrivée.

Pour les salariés, il doit mentionner :

  • les informations relatives au salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, etc.) ;
  • la nature de votre emploi ;
  • la date d’entrée et de sortie dans l’entreprise ;
  • le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’intérim, etc.) ;
  • pour les travailleurs étrangers : type et numéro du titre valant une autorisation de travail.

Pour les stagiaires, il faut préciser :

  • le nom et le prénom du stagiaire 
  • le nom et le prénom du tuteur ;
  • le lieu du stage.

Ce registre peut être tenu de manière dématérialisée. Les informations qu’il contient doivent être conservées au moins 5 ans. En cas de manquement à l’obligation d’avoir un registre unique du personnel à jour, la société s’expose à une peine d’amende pouvant aller jusqu’à  750 € par salarié concerné.

Le registre des délégués du personnel

Le registre des délégués du personnel est obligatoire uniquement pour les entreprises comptant plus de 10 salariés, c’est-à-dire les entreprises possédant un CSE. Il n’est donc pas toujours obligatoire en SASU. Ce registre recense toutes les questions posées par les délégués du personnel et la réponse écrite apportée par l’employeur.

Le registre des repos hebdomadaires

Le registre des repos hebdomadaires n’est obligatoire qu’à une double condition. D’une part, la SASU a des salariés. D’autre part, les salariés sont soumis à un régime de repos particulier. Ce sera par exemple le cas en cas de travail le dimanche. Ce registre permet alors de suivre la présence des salariés au sein de l’entreprise.

☝️ À noter : les registres légaux obligatoires en SARL sont les mêmes qu’en SAS.

☝️ Bon à savoir : le registre unique du personnel est également compris dans l’abonnement SOJ de Legalstart. 

Existe-t-il des registres obligatoires en SASU propres à certaines activités ?

Certaines activités spécifiques nécessitent la tenue de registres obligatoires supplémentaires, et ce, quelle que soit la forme juridique de la société. Cela vaut donc également pour les SASU.

On pense notamment au secteur du BTP qui exige la tenue de registres obligatoires spécifiques, à savoir : 

  • le registre des chantiers ;
  • le registre-journal de la coordination ;
  • le dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage et de maintenance des lieux de travail.

Les entreprises de transport, les bars et les restaurants doivent également tenir à jour des registres spécifiques liés à leur activité.

Si vous ne vous y retrouvez pas dans tous les registres obligatoires et autres obligations légales pour la mise en conformité de votre société, sachez qu’il existe un service obligations juridiques pour vous assister dans ces tâches. 

Les frais de ces registres obligatoires doivent être intégrés au coût de création de votre SASU.

Principales sources réglementaires et législatives : 

 

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