Comment tenir son registre d’Assemblée générale ?

Le registre des Assemblée générale a pour but de suivre la vie d’une entreprise dans le temps, en gardant la trace des procès-verbaux des délibérations. Toutes les sociétés doivent tenir un tel registre pour y lister les décisions relatives aux modifications statutaires ou à l’approbation des comptes, par exemple.

Vous vous demandez comment constituer ce registre ? Quelles sont les règles à respecter ? Sous quelle forme doit-il se présenter ? Nous vous aidons à y voir plus clair.

Qu’est-ce que le registre des Assemblées générales ?

À l’issue de chaque réunion des associés, un procès-verbal d’Assemblée générale est dressé afin de constater et retracer les différentes décisions acceptées durant la réunion.

Afin de conserver ces procès-verbaux, il convient d’utiliser un registre d’AG. C'est un registre obligatoire. Il possède une utilité probatoire, mais sert également de classification administrative en facilitant la transparence et la traçabilité.

En effet, le registre permet de conserver la chronologie de toutes les décisions et les informations statuaires prises par la société ou l’association.

Que doit contenir le registre d’Assemblée générale ?

Le registre de l’AG contient l’ensemble des PV. Le procès-verbal dressé dans le registre doit comporter :

• Le lieu et la date de l’Assemblée générale ;
• Les noms et prénoms des associés présents ou représentés ;
• Le résumé des débats ;
• Le texte comportant les résolutions -décisions prises au cours de l’Assemblée générale- ainsi que le résultat des votes.

À chaque clôture d’une Assemblée générale, le procès-verbal des délibérations est signé et établi sur les feuillets du registre. Selon la forme de société, les signataires sont :

• Dans une SARL : le ou les gérants ;
• Pour une SAS ou une SA : les membres du bureau ;
• Dans une SNC : l’ensemble des associés présents.

Tenir un registre d’Assemblée générale est-ce une obligation ?

Le registre d’Assemblée générale doit être tenu par toutes les sociétés civiles et commerciales, quand bien même il s’agirait d’une société individuelle. Cette obligation s’applique indistinctement à une :

• SARL ;
• SNC ;
• SA ;
• SCI ;
• SAS, etc.

Bon à savoir : les associations n’ont pas l’obligation de tenir un registre d’Assemblée générale. Toutefois, il est recommandé de l’utiliser afin de consigner les PV des AG.

Bien que la tenue d’un registre des Assemblées générales soit obligatoire, aucune sanction n’est spécifiquement mentionnée, à l’exception des sociétés anonymes qui risquent des amendes.

Comment conserver et parapher un registre d’Assemblées générales ?

Pour être fiable, le registre de l’AG doit :

• Être conservé durant une période donnée ;
• Être paraphé et coté par une autorité administrative.

Le registre doit être conservé au siège social de la société pendant au moins 6 ans à compter du dernier procès-verbal, conformément aux règles relatives au droit à la communication de l’administration fiscale.

Pour attester de la viabilité d’un registre d’Assemblée générale, le greffe du tribunal de commerce ou le maire de la commune du siège social doivent parapher et coter le document.

Comment se présente le registre d’Assemblée générale ?

Si le support physique a longtemps dominé, il est désormais possible d’utiliser un registre d’Assemblée générale dématérialisé. En effet, depuis le décret du 31 octobre 2019, les sociétés commerciales peuvent tenir de manière dématérialisée leurs registres des procès-verbaux et le registre des décisions dans les sociétés unipersonnelles.

Pour que le registre d’Assemblée générale sous forme électronique soit conforme, il faut que les procès-verbaux soient :

• Signés par une signature électronique respectant les exigences en la matière ;
• Datés de façon électronique par le biais d’un horodatage.

Astuce : si vous préférez un support physique, vous pouvez acheter un registre d’Assemblée générale, aussi appelé classeur d’Assemblée générale, sur Internet ou dans n’importe quelle papeterie spécialisée.

Désormais, vous connaissez tout ce qu’il y a à savoir sur le registre d’AG et la manière de conserver vos PV. En cas de besoin, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de procès-verbal d’Assemblée générale.

Rédaction : Pauline Balaire, Diplômée d’un Master 2 en Droit des affaires, rédactrice juridique indépendante.