Organiser un évènement associatif réussi

Futurs dirigeants d'association : l'évènementiel n'aura plus de secrets après avoir monté une association ! Lorsqu'on est membre ou dirigeant d'une association loi 1901, on se tourne souvent vers l'organisation d'évènements pour faire connaitre les activités de l'association ou récolter des fonds, quand ce n'est pas l'objet même de l'association.

Voici les différents points à surveiller et les étapes à suivre pour créer un événement parfait sous tous les angles pour votre association.

Mini-sommaire :

1- Déterminer l’objectif de votre événement 

2- Quelle méthodologie pour organiser son événement ? 

3- Responsabilités de l'organisateur 

4- Cas particuliers 

5- Et la billetterie dans tout ça ? 

6- Quid des responsabilités relatives à la promotion ? 

7- Et la fiscalité ? 

8- A ne pas oublier ! 

        évenement associatif

Déterminer l’objectif de votre événement

Cette étape est primordiale puisqu’elle va conditionner toute votre manifestation. Voulez-vous faire connaître votre association ? Recruter de nouveaux adhérents ? Créer et obtenir des relations ? Accroitre les financements de votre association ? Ou, tout simplement, remplir un but caritatif ? Réfléchissez-y bien en amont ! Souvent, l'objectif de l'événement associatif découle naturellement des statuts de l'association loi de 1901. 
 En effet, ils comportent un article relatif à l'objet de l'association qui prévoit souvent l'organisation d'événements et leurs buts.

A noter : si votre but est de récolter des fonds, gardez en tête que l'argent devra être réinvesti pour servir au but non lucratif de l'association (l'association à but lucratif n'existe pas !).

Quelle méthodologie pour organiser son événement ?

"S’organiser pour organiser" est bien évidemment important et il faudra que vous vous posiez six questions simples (quoi, pourquoi, qui, où, quand et comment) avant d’organiser votre manifestation associative mais aussi que vous évaluiez les besoins humains et financiers, que, en conséquence, vous trouviez des partenaires et, enfin, que vous fassiez la promotion de votre événement au travers des médias, des réseaux sociaux, des services web dédiés au monde associatif ou encore des traditionnels flyers.

Ensuite, il faudra bien évidemment "réaliser" l’événement et assurer la logistique, gérer les imprévus et penser également à évaluer et à rendre compte après la manifestation.

Voyons ensuite les différents points légaux et notamment les responsabilités qui incombent aux organisateurs.

Responsabilités de l'organisateur

La responsabilité repose sur l'organisateur de l'événement, c'est-à-dire l'association, et les obligations légales afférentes doivent être respectées. Pour débuter, sachez que, pour toutes manifestations visant à accueillir du public, le Maire est l’autorité titulaire du pouvoir de police. Les textes de référence pour l’organisation d’événements associatifs sont le Code Général des Collectivités Territoriales (articles L2211, L2212 et suivants) ainsi que le décret n° 97.646 du 31 mai 1997. Egalement, il vous faudra remplir une déclaration de manifestation comprenant plusieurs volets comme l’occupation du domaine public souhaitée, les structures prévues et votre attestation d’assurance d'association. Egalement à noter, l’hygiène alimentaire est très importante de même que, si vous en avez besoin, la licence de débit de boisson temporaire, faute de quoi vous ne pourrez servir de boissons lors de votre événement.

Autre point non négligeable, la diffusion de musique, qu’il s’agisse de concerts ou de musique diffusée (playlist, cd…), qui nécessite impérativement des démarches (et des frais!) auprès de la SACEM.

              Organiser un évènement association

Cas particuliers

Si vous êtes dans le cas de manifestations grand public (deux cas spécifiques : plus de 1500 personnes et plus de 5000 personnes), des dispositions particulières s’appliqueront et il faudra notamment un service d’ordre. De même pour les rave-parties, il faudra constituer un dossier spécifique et mettre en place un service d’ordre, quel que soit le lieu où se déroulera la soirée.

Egalement, n’oublions pas les différents cas en matière de lieu. En effet, si votre manifestation se déroule dans une salle, dans le domaine public, les démarches ne seront pas les mêmes. De même selon la nature puisque, si votre manifestation est culturelle, sportive, avec rassemblement de véhicules à moteur ou non, les cas ne seront pas identiques.

Enfin, n’oublions pas les compétitions, les soirées étudiantes ou encore, d’une façon plus générale, toutes les soirées…

Et la billetterie dans tout ça ?

En matière de billetterie, une seule règle à retenir : pour tous les événements publics payants, les participants doivent avoir un billet (pas obligatoire pour un événement gratuit mais tout de même conseillé). Dès lors, vous pourrez avoir besoin d’une billetterie manuelle mais, plus pratique, vous pourrez passer par une billetterie en ligne afin de vous simplifier la tâche et afin de, potentiellement, économiser de l’argent puisque ces services sont souvent payés par les participants et non par l’organisateur. 
 Il faudra penser à bien vérifier les billets vendus, annulés, utilisés… et, bien entendu, les recettes.

Quid des responsabilités relatives à la promotion?

Une fois votre événement bien planifié, vous pourrez commencer à penser à la communication mais, attention, certaines règles s’appliquent. C’est notamment le cas de la distribution de prospectus, de l’affichage mais aussi des journaux électroniques et autres dispositifs
 libres offerts par la mairie. Egalement, n’oubliez pas vos partenaires et insérez leurs logos sur vos supports (plaquettes, flyers, site web…).

Et la fiscalité ?

Une association est en principe exonérée d’impôts commerciaux (TVA, l’impôt sur les sociétés et la taxe professionnelle) pour les recettes, les subventions et les salaires liés à l’organisation de six événements dans l’année. Par contre, des conditions sont à remplir pour ne pas se faire piéger et il ne faudra surtout pas faire concurrence à des entreprises du secteur "lucratif", par exemple. 
Egalement, en matière d’impôts commerciaux, il ne faudra pas dépasser 60.000€ de recettes par exemple.

A ne pas oublier !

Enfin, lorsque vous organisez un événement, il ne faudra pas se contenter de respecter le droit des associations. N'oubliez pas d’être un organisateur éco-responsable, de se préoccuper de tous les publics ou encore de faire passer des messages, notamment pour la Sécurité Routière et l’Alcoolémie.

 

Organiser un événement pour une association loi de 1901 n’est pas une chose aisée, de nombreux points sont à surveiller et, si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, vous pouvez consulter le site MyGaloo.fr, la billetterie dédiée aux associations. Si votre projet associatif est mûr que vous n'avez pas encore de structure, faites votre déclaration d'association en ligne !

 

Date de mise à jour : 19/08/2016

Rédacteur : Alexandre Siahou, responsable Marketing et Communication de MyGaloo.fr. Diplômé de l’IAE d’Aix en Provence et intervenant dans plusieurs écoles de commerce, Alexandre était auparavant responsable des opérations dans une agence de Marketing Internet.

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