Comment tenir un registre des associations ?

Qu’est-ce qu’un registre des associations ?

Derrière le registre des associations loi 1901 se cachent en réalité plusieurs registres ayant pour objectif de consigner l’ensemble des informations relatives à votre association. Ils permettent d’inscrire, chronologiquement, les décisions prises et les actions menées par la structure associative.

L’objectif du registre des associations est de faciliter la communication des différents événements relatifs à la vie administrative de l’entité concernée. Dans une association, le registre peut notamment servir à :

Consigner les décisions visant à modifier l’association ;
Suivre la comptabilité ;
Établir une liste exhaustive des membres.

Bon à savoir : par abus de langage on parle parfois de registre national des associations pour désigner le RNA (Répertoire National des Associations). Pourtant, ces deux documents sont totalement différents.

Les différents registres de l’association doivent être conservés au siège de cette dernière. Ils apportent une certaine sécurité juridique à la structure et à ses membres, en garantissant une traçabilité des informations.

Est-ce obligatoire de tenir un registre des associations ?

Puisqu’il n’existe pas un seul registre officiel des associations, mais une pluralité de registres, il est normal de se demander lesquels sont obligatoires. Attention, certains registres, bien que facultatifs, sont tout de même recommandés, car ils facilitent grandement la vie de l’association.

Les plus utiles sont :

Le registre spécial. Facultatif depuis juillet 2015, ce document recense l’ensemble des modifications ou des changements survenus depuis la création de l’association ;
Le registre des adhérents. Il s’agit de la liste de l’ensemble des membres de l’association. Il simplifie la vie administrative de l’association en regroupant les informations de contact ;
Le registre des délibérations. Il s’agit de l’historique de l’ensemble des décisions prises lors des assemblées générales. Son but est de permettre à tous de consulter les différentes décisions de l’association. Cela permet d’éviter les litiges et de simplifier la passation lors d’un changement de bureau de l’association par exemple.

Astuce : vous avez la possibilité d’établir un cahier de registres d’association afin de regrouper les différents documents au même endroit.

Dans certains cas, tenir un registre de l’association dont vous avez la charge est obligatoire. Cela concerne :

Registre d’association obligatoire	Conditions	Utilité
Registre comptable	Lorsque l’association loi 1901 devient lucrative (en recevant des dons, subventions, etc.) ou qu’elle embauche des salariés	Liste l’ensemble des dépenses et des ressources afin d’éviter les contentieux
Registre unique du personnel	Lorsque l’association recrute des salariés	Recense tous les employés de façon chronologique (les informations doivent être conservées au moins 5 ans après le départ d’un salarié)

Registre des associations : que doit-il contenir ?

Si vous vous demandez comment remplir le registre spécial des associations, le registre des adhérents ou encore le registre comptable, vous êtes au bon endroit. Selon le type de registre des associations 1901 que vous devez compléter, il vous faut :

Registre d’association	Éléments à inscrire
Registre spécial	Acquisitions, donations, ventes Changements administratifs ; Démarches juridiques ; Modifications des statuts d’association ; Transfert du siège social.
Registre des adhérents	Adresse ; Code postal ; E-mail ; Nom et prénom ; Numéro de téléphone.
Registre des délibérations	Date et lieu de l’AG ; Mode de convocation ; Nom de l’association ; Sujet de l’AG ; Membres présents et absents ; Quorum nécessaire à la délibération ; Rapport des délibérations ; Résultats des votes.
Registre comptable	Comptes annuels (bilan, compte de résultat, etc.) ; Ensemble des opérations des comptes de l’association ; Recettes et dépenses (avec les pièces justificatives).
Registre unique du personnel	Date de naissance du salarié ; Emploi ; Nom et prénom ; Nationalité ; Qualification ; Sexe ; Date d’autorisation d’embauche et de licenciement ; Date d’entrée et de sortie de l’association.

Astuce : créez votre structure associative plus facilement grâce à notre guide de création d’association à télécharger.

Désormais vous pouvez remplir n’importe quel registre des associations, il ne vous reste plus qu’à vous lancer. Rappelez-vous tout de même qu’un registre d’association n’est pas forcément obligatoire, mais qu’il simplifie considérablement la vie administrative de votre structure.