Comment rédiger un PV d’approbation des comptes en SARL ?

Dans les SARL, il est obligatoire de tenir une assemblée générale annuelle d’approbation des comptes. La tenue de cette assemblée est encadrée par plusieurs règles précises qu’il convient de respecter pour pouvoir procéder au dépôt des comptes annuels notamment.

Parmi l’ensemble des étapes d’approbation des comptes annuels de SARL, on retrouve la rédaction d’un procès-verbal. Ce dernier recense l’ensemble des décisions qui sont prises durant l’assemblée et doit répondre à un certain formalisme pour être considéré comme valide. Legalstart vous explique ce qui est attendu de vous pour la rédaction du PV d’approbation des comptes de votre SARL.

Qui approuve les comptes dans une SARL ?

Chaque année, au sein des SARL - comme au sein des autres formes de société - les dirigeants doivent convoquer les associés en assemblée générale (AG) pour décider de l’approbation ou du refus d'approbation des comptes annuels de la SARL.

Cette étape récurrente dans la vie d’une société ne doit pas être négligée par les dirigeants, ces derniers s’exposant à des sanctions civiles et pénales en cas de défaut d’approbation des comptes annuels.

Le déroulement de l’AG et les décisions des associés sont ensuite retranscrits au sein d’un procès-verbal (PV). On parle de “PV d’approbation des comptes de SARL”.

Qui rédige le PV d'approbation des comptes en SARL ?

C'est le gérant de la SARL avec l'aide du président de séance qui rédige le procès-verbal d'approbation des comptes de la SARL.

D'ailleurs, si le gérant de la SARL vient à manquer à son obligation de convoquer l'assemblée générale annuelle de la SARL pour l'approbation des comptes, il engage sa responsabilité civile et pénale.

Comment rédiger le PV d’approbation des comptes ?

Outre les résolutions discutées au cours de l’AG, le PV d'approbation des comptes en SARL doit nécessairement contenir les mentions obligatoires suivantes :

• l'identification de la société ;
• la date et le lieu de l’AG ;
• le nom, prénom et qualité du président de l'assemblée ;
• le nom et prénom des associés présents ou représentés (par des mandataires), avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun d'eux ;
• le nom et le prénom du gérant ;
• le quorum ;
• le mode de convocation ;
• les documents et rapports consultés.
  

Le procès-verbal d’approbation des comptes de la SARL doit ensuite reprendre :

• un résumé fidèle des débats de l’AG (de manière objective, sans commentaire ou analyse) ;
• le texte de l’ensemble des résolutions soumises à l’AG ; et
• le résultat des votes des associés.

Bien que les PV d’assemblée respectent généralement un formalisme très précis, ce dernier n’est pas indispensable tant que les mentions obligatoires indiquées ci-dessus sont présentes dans votre PV.

Toutefois, si vous vous apprêtez à rédiger le PV d’approbation des comptes de votre SARL pour la première fois, il peut être rassurant de vous inspirer d’un modèle de PV d’approbation des comptes d’une SARL.  

Quelles sont les formalités suite à la rédaction du procès-verbal ?

Une fois l’assemblée tenue et le PV rédigé, il ne vous reste plus qu’à l’envoyer au greffe avec l’ensemble de votre dossier de dépôt des comptes en respectant les délais d’approbation des comptes impartis.

Voici les pièces à joindre au PV d’assemblée générale d’approbation des comptes de votre SARL pour obtenir votre certificat de dépôt des comptes annuels :

• Les comptes sociaux annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexes comptables) ;
• Le rapport de gestion ; et
• Le rapport du commissaire aux comptes (si la SARL a nommé un commissaire aux comptes)

Pour vous aider dans la rédaction de ce procès-verbal, vous pouvez vous aider d'un modèle de PV d'approbation des comptes en SARL, en veillant à bien le personnaliser en fonction de votre situation.

Si vous souhaitez gagner du temps, sachez qu’il est désormais possible de réaliser en ligne l’ensemble des démarches d’approbation des comptes annuels de votre association.

Infographie récapitulative sur le PV d’approbation des comptes en SARL

Vous êtes l'unique associé de votre société à responsabilité limitée ? Sachez que les formalités d'approbation des comptes en EURL sont moins strictes que dans le cadre d'une SARL !