Comment faire un calcul au prorata ?

Couramment utilisé en entreprise, le calcul au prorata (ou prorata temporis) consiste à ajuster le montant d'une charge ou d'un produit en fonction du temps d'utilisation réel. Ce mécanisme technique permet de répartir équitablement une somme sur une période précise.

Qu’est-ce que le prorata implique concrètement en comptabilité ? Comment réaliser ce calcul sans se tromper ? Legalstart fait le point pour vous aider à maîtriser cette notion indispensable.

Qu’est-ce que le prorata en comptabilité ?

Concernant le calcul du prorata, la définition est le ratio ou une proportion d’un montant, calculé sur une durée (au mois, à l’année, etc.). Il sert à obtenir un coefficient à appliquer au montant concerné.

En comptabilité, le prorata est utilisé pour calculer :

• une annuité (sur un crédit, une location, une assurance, un amortissement, une épargne) ;
• un taux de TVA à déduire, etc.

Par exemple, le prorata est utilisé pour calculer le montant d’un loyer, si celui-ci est contractualisé en cours de mois. Le prorata sert à payer uniquement la partie effectivement due sur le mois, c'est-à-dire le montant pour lequel l’entreprise était effectivement locataire du bien.

Qu’est-ce qui se calcule au prorata ?

Toutes les sommes calculées pour une période donnée (mois, année, etc.) peuvent se calculer au prorata temporis, que vous soyez un particulier ou une entreprise. Ainsi, il est possible de calculer au prorata :

• un loyer ;
• une cotisation d’assurance ;
• un amortissement ;
• le montant d’une mutuelle ;
• une facture ;
• un salaire ;
• etc.

Comment calculer le prorata ?

Pour le prorata, le calcul se fait généralement en utilisant une règle de 3. En effet, il convient de multiplier le montant que l’on souhaite proratiser par le nombre de jours souhaités, et de le diviser sur la durée initialement prévue.

La formule de calcul du prorata temporis est la suivante :

Par exemple, vous contractez une assurance pro dont le montant est de 100 euros par mois. La date de début de votre contrat est le 18, vous serez couvert par ce contrat d’assurance pendant 13 jours (calcul pour un mois de 30 jours).

Pour calculer le prorata de cette assurance, le calcul est le suivant : (100 x 13) / 30 = 43,33 euros.

Ainsi, le montant de votre assurance calculé au prorata est de 43,33 euros pour le mois concerné.

Comment calculer le prorata de TVA ?

Le calcul du prorata de TVA est différent. Il revient à calculer une quote-part de TVA que l’entreprise pourra déduire du montant de sa TVA, en fonction de la TVA qu’elle a collectée, même si elle n’a pas facturé de TVA à l’ensemble de ses clients.

Ce ratio est appelé coefficient de déduction, il détermine la quote-part de TVA déductible sur les achats de biens ou de services, basée sur la part du chiffre d’affaires soumis à TVA.

La formule de calcul du prorata de TVA est la suivante :

Le coefficient de taxation est le pourcentage de chiffre d’affaires soumis à la TVA :

Le coefficient d’assujettissement est la proportion d’utilisation d’un bien ou d’un service pour des opérations situées dans le champ d’application de la TVA, par rapport à un usage privé :

• égal à 0 si le bien est exclusivement affecté à des opérations non imposables à la TVA ;
• égal à 1 si le bien est exclusivement employé à des opérations soumises à la TVA ;
• calculé au prorata de la TVA par l’entreprise pour traduire la proportion d'utilisation réelle de la dépense pour la réalisation d'opérations imposables.

Le coefficient d’admission est basé sur la réglementation en vigueur. En effet, pour certains biens ou services, la déduction de la TVA est limitée, même s’ils sont affectés à des opérations imposables. Il est par exemple égal à 0 pour :

• des dépenses de fourniture de logement pour les employés ou les dirigeants de l’entreprise ;
• l’essence (contre 0,8 pour le gazole) ;
• un bien utilisé à plus de 90 % à des fins privées, etc.

Comment appliquer le prorata à un amortissement ?

Lorsqu'une entreprise acquiert un bien amortissable en cours d'année, il est nécessaire de calculer le montant de l'amortissement de l'immobilisation au prorata temporis. Cela signifie que la première et la dernière échéance annuelle sont calculées de façon à tenir uniquement compte du temps de possession effectif par l'entreprise sur un exercice comptable donné.

Le point de départ du calcul de l'amortissement dépend de la méthode d'amortissement retenue : 

• pour un amortissement linéaire, le point de départ est le 1er jour de mise en service du bien ;
• pour un amortissement dégressif, le point de départ est le premier jour du mois d'acquisition du bien.

Ensuite, il convient d'appliquer la formule de calcul au prorata temporis détaillée précédemment.

Comment calculer un salaire au prorata ?

Le calcul d’un salaire au prorata temporis s’applique chaque fois qu’un salarié n’a pas travaillé l’intégralité du mois : prise de poste ou départ en cours de mois, absence non rémunérée, congé sans solde. Dans ce cas, la rémunération est ajustée au temps réellement travaillé.

La formule couramment retenue est la suivante :

Salaire au prorata = salaire mensuel brut × nombre de jours ouvrés travaillés / nombre de jours ouvrés dans le mois.

Par exemple, un salarié dont le salaire mensuel brut est de 2 500 euros prend son poste le 16 du mois. Le mois compte 22 jours ouvrés au total, et il en travaille 11. Son salaire pour ce mois est donc : 2 500 × 11 / 22 = 1 250 euros brut.

Certains contrats ou conventions collectives prévoient un calcul basé sur les jours calendaires plutôt que les jours ouvrés : vérifiez la convention applicable à votre secteur avant d’arrêter la méthode.