Numérotation des factures : comment ça fonctionne ?
Pourquoi et comment faire une facture d’avoir ?
Léna Cazenave
Diplômée d'un Master 2 en droit de la propriété intellectuelle de l'Université d'Aix-Marseille.
Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
Vous vous demandez qu’est-ce qu’une facture d’avoir en comptabilité ? Y a-t-il une différence entre un avoir sur facture ou une note de crédit ? Sachez que tous ces termes font référence au même procédé comptable. Maintenant que ce point est éclairci, quelques questions demeurent : à quoi sert une facture d’avoir ? Quelles sont les confusions à éviter et comment établir une facture d’avoir ? On répond à vos questions.
Mini-Sommaire
☝️ Bon à savoir : en Belgique et en Suisse, c'est le terme de note de crédit qui est utilisé pour désigner la facture d'avoir.
Par conséquent, la facture d’avoir permet de formaliser la dette qu’à l’entreprise envers son client à la suite de l’émission d'une facture de vente antérieure.
📝 À noter : tout comme les factures de vente, le temps de conservation des factures d’avoir est d'au moins 10 ans.
Comment différencier la facture d’avoir des autres types de factures ?
Il est important de ne pas faire de confusion entre les différents termes que vous pouvez rencontrer en comptabilité.
Ainsi, la facture d’acompte n’est pas comparable à la facture d’avoir. Il s’agit simplement d’une facture émise pour le paiement d’un premier versement qui constitue un acompte. À titre d’exemple, une prestation de service est facturée 200 euros, mais un acompte de 30 % doit être versé lors de la réservation. Puisqu’il y a deux montants à payer dans des délais différents, le prestataire doit émettre deux factures. La première est la facture de l’acompte (60 euros) et la seconde le restant à payer (140 euros).
De même, l’escompte sur facture d’avoir est un autre type de facture. Un escompte commercial permet à un fournisseur d’effectuer une remise à son client si ce dernier le paie en avance. Dans cette situation, le procédé est le même que pour une remise commerciale, puisque la facture a déjà été émise, il faut matérialiser la remise par une facture d’avoir.
Quelle est l’utilité d’une facture d’avoir ?
La facture d’avoir est aussi utile pour l’entreprise que pour son client. Tout d’abord, la facture d’avoir permet à l’entreprise de rectifier une erreur commise sur la facture initiale (mauvais prix, erreur de calcul, omission des frais de port, etc.). En effet, la loi n’autorise pas une entreprise à modifier une facture, une fois celle-ci émise. La seule manière de la corriger est donc de faire une facture d’avoir. De même, la facture d’avoir permet à l’entreprise d’accorder un geste commercial à son client ultérieurement à la signature de la vente.
Du côté du client, la facture d’avoir permet d’avoir un document qui prouve la prise en compte de l’annulation de la vente ou de retour d’un des articles. Il peut alors utiliser la facture d’avoir pour régler en tout ou partie un prochain achat.
Quand faut-il faire une facture d’avoir ?
La facture d’avoir est obligatoire dans trois cas de figure :
- une erreur sur la facture initiale ;
- un retour de marchandises ;
- un geste commercial.
La facture d’avoir à la suite d’une erreur sur la facture initiale
Il est nécessaire de faire une facture d’avoir, par exemple, pour corriger une autre facture afin de respecter les obligations comptables. En effet, en comptabilité, il est interdit de supprimer ou d’altérer des documents. En cas d’erreur, il n’est donc pas possible de simplement modifier la première facture.
Ainsi, si vous vous êtes trompé sur une facture qui a déjà été envoyée à votre client, il vous faut impérativement en émettre une nouvelle, afin de comptabiliser la différence de montant.
Par exemple, si vous avez facturé 550 euros de marchandises au lieu de 500 euros. La facture d’avoir doit faire mention des 50 euros de trop-perçu.
☝️ Bon à savoir : la facture d’avoir peut aussi permettre d’annuler la facture initiale, afin d’émettre une nouvelle facture où des produits ou des prestations supplémentaires sont ajoutés.
La facture d’avoir pour retour de marchandises
Si un client n’est pas satisfait de la marchandise reçue, et souhaite la renvoyer, il peut faire une demande d’avoir sur facture. Il faut alors émettre une facture d’avoir pour annuler comptablement le paiement réalisé en tout ou partie.
Il est ensuite possible d’opérer un remboursement, de déduire le montant en question sur une prochaine facture ou de faire bénéficier au client d’un bon d’achat.
📝 À noter : la facture d’avoir peut aussi permettre de formaliser un remboursement suite à la non-disponibilité d’un produit.
La facture d’avoir pour geste commercial
Il peut être utile de faire bénéficier d’une remise à un client que ce soit pour le fidéliser ou pour compenser une erreur de votre part. Toutefois, si vous souhaitez effectuer une remise alors que vous avez déjà envoyé une facture, il vous faut éditer une facture d’avoir pour que votre remise soit comptablement enregistrée.
Comment faire une facture d’avoir ?
Si vous savez déjà comment faire une facture, vous n’aurez pas de grande difficulté à établir une facture d’avoir. Toutefois, vous pouvez vous appuyer sur un modèle de facture d’avoir pour vous aider.
🛠️ En pratique : en cas d’erreur sur la facture initiale, si les modifications à apporter sont trop importantes, il est plus simple de faire une facture d’avoir pour l’annuler, puis d’établir une nouvelle facture.
Les mentions obligatoires sur une facture d’avoir
Comme toutes les factures d’avoir, la facture d’avoir doit être numérotée sans discontinuité et comporter un certain nombre de mentions obligatoires. À savoir :
- les coordonnées du client ;
- les coordonnées du vendeur ;
- l’adresse de facturation ;
- le numéro de bon de commande ;
- le numéro de la facture ;
- la date d’émission ;
- la date du service ou de la vente ;
- les taux de TVA applicables ;
- la quantité et la description des produits ou des prestations de services ;
- le prix unitaire ;
- les montants détaillés ;
- le montant total HT et TTC ;
- les conditions de vente.
La mention “facture d’avoir” ou “avoir” doit apparaître clairement sur la facture. Certains termes sont à changer : au lieu de mentionner le “net à payer” il s’agit plutôt du “net à déduire”.
En général, la facture d’avoir mentionne les modalités de règlement : remboursement par chèque ou tout autre moyen, émission d’un bon d’achat, remise sur une prochaine facture, etc.
📝 À noter : si vous vous demandez comment comptabiliser une facture d’avoir, sachez que la comptabilisation n’est pas la même pour le fournisseur et pour le client.
La comptabilisation d’une facture d’avoir impose de respecter les règles de numérotation des factures soit en utilisant la numérotation habituelle, soit en créant une numérotation parallèle propre aux avoirs.
Quid de la TVA sur la facture d’avoir ?
Si la facture initiale comporte une mention relative à la TVA, alors la facture d’avoir doit également en tenir compte. Ainsi, la facture d’avoir doit non seulement mentionner le montant du remboursement fait au client (TTC), mais aussi le montant de la TVA correspondant.
📝 À noter : s’il s’agit d’une facture d’avoir pour rectification d’une erreur qui ne porte pas sur le prix (désignation ou référence du produit par exemple); dans ce cas, il convient d’indiquer la mention “net de taxe”. En effet, le calcul de la TVA sur la facture initiale reste correct.
💡 Astuce : pour éviter toute erreur de calcul de la TVA, et pour faciliter l’édition des factures et des factures d’avoir, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité comme Comptastat.
FAQ
Est-ce qu'un avoir est un remboursement ?
Un avoir est un document comptable qui formalise la correction ou l’annulation d’une facture de vente. Elle permet au client d’obtenir un remboursement total ou partiel immédiat ou bien, il peut utiliser l’avoir pour régler un prochain avoir.
Qui établit la facture d’avoir ?
La facture d’avoir est établie par l’entreprise qui vend le produit ou le service, c’est-à-dire l’entreprise qui a établi la facture initiale. Toutefois, si le client est une entreprise, il doit également comptabiliser la facture d’avoir dans ses livres de comptes, mais les écritures comptables ne sont pas les mêmes que pour le vendeur.
Comment fonctionne une facture d'avoir ?
La facture d’avoir est un document comptable qui permet de rectifier ou d’annuler une facture de vente précédemment émise. Elle permet donc de formaliser la dette qu’a le vendeur envers le client. Soit l’entreprise rembourse directement le client, soit le montant de l’avoir sera déduit sur un prochain achat.
Principales sources législatives et réglementaires :
- Article L110-4 - Code de commerce.
- Article L217-4 - Code de la consommation
- Article L217-8 - Code de la consommation
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Léna Cazenave
Diplômée d'un Master 2 en droit de la propriété intellectuelle de l'Université d'Aix-Marseille.
Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.Fiche mise à jour le
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