Facture d’avoir : définition et règles

Vous vous demandez qu’est-ce qu’un avoir ? Y a-t-il une différence entre un avoir sur facture, une facture d’avoir ou une note de crédit ? Sachez que tous ces termes font référence au même procédé comptable.

Maintenant que ce point est éclairci quelques questions demeurent : à quoi sert une facture d’avoir ? Quelles sont les confusions à éviter et comment établir une facture d’avoir ? On répond à vos questions.

A quoi sert une facture d’avoir ?

La définition de l'avoir est simple. Il s'agit d'une opération qui a pour but de corriger ou annuler une facture déjà émise. Par extension, une facture d’avoir est un document comptable qui permet de modifier une facture déjà émise.

Il est nécessaire de faire une facture d’avoir, par exemple, pour corriger une autre facture afin de respecter les obligations comptables. En effet, en comptabilité il est interdit de supprimer ou d’altérer des documents. En cas d’erreur, il n’est donc pas possible de simplement modifier la première facture.

Bon à savoir : en Belgique et en Suisse, c'est le terme de note de crédit qui est utilisé pour désigner la facture d'avoir.

La facture d’avoir peut être utilisée dans différentes situations. Elle peut intervenir notamment :

• En cas d’erreur sur la facture : si vous vous êtes trompé sur une facture qui a déjà été envoyée à votre client, il vous faut impérativement en émettre une nouvelle afin de comptabiliser la différence de montant.

Par exemple, si vous avez facturé 550 euros de marchandise au lieu de 500 euros. La facture d’avoir fera mention des 50 euros de trop-perçu.

• En cas de retour de marchandise : si un client n’est pas satisfait de la marchandise reçue, et souhaite la renvoyer, il peut faire une demande d’avoir sur facture. Il faut alors émettre une facture d’avoir pour annuler comptablement le paiement réalisé.
  
  Il est ensuite possible d’opérer un remboursement, de déduire le montant en question sur une prochaine facture ou de faire bénéficier au client d’un bon d’achat.

• En cas de geste commercial : il peut être utile de faire bénéficier d’une remise à un client (pour le fidéliser ou pour compenser une erreur de votre part). Toutefois, si vous souhaitez effectuer une remise alors que vous avez déjà envoyé une facture, il vous faut éditer une facture d’avoir pour que votre remise soit comptablement enregistrée.

Facture d’avoir, facture d’acompte, escompte...quelles différences ?

Il est important de ne pas faire de confusion entre les différents termes que vous pouvez rencontrer en comptabilité.

La facture d’acompte n’est pas comparable à la facture d’avoir. Il s’agit simplement d’une facture émise pour le paiement d’un premier versement qui constitue un acompte.
Exemple : une prestation de service est facturée 200 euros, mais un acompte de 30% doit être versé lors de la réservation. Puisqu’il y a deux montants à payer dans des délais différents, le prestataire doit émettre deux factures. La première est la facture de l’acompte (60 euros) et la seconde le restant à payer (140 euros).

L’escompte sur facture d’avoir est quant à lui différent. Un escompte commercial permet à un fournisseur d’effectuer une remise à son client si ce dernier le paie en avance. Dans cette situation, le procédé est le même que pour une remise commerciale, puisque la facture a déjà été émise, il faut matérialiser la remise par une facture d’avoir.

Comment établir une facture d’avoir ?

Si vous savez déjà comment faire une facture, vous n’aurez pas de grande difficulté à établir une facture d’avoir. Elle doit respecter les mêmes règles qu’une facture classique, comporter les mentions obligatoires à toutes factures et être numérotée sans discontinuité.

La mention “facture d’avoir” ou “avoir” doit apparaître clairement sur la facture. Certains termes sont à changer : au lieu de mentionner le “net à payer” il s’agit plutôt du “net à déduire”.

En général, la facture d’avoir mentionne les modalités de règlement : remboursement par chèque ou tout autre moyen, émission d’un bon d’achat, remise sur une prochaine facture, etc.

À noter : si vous vous demandez comment comptabiliser une facture d’avoir, sachez que la comptabilisation n’est pas la même pour le fournisseur et pour le client.

La comptabilisation d’une facture d’avoir impose de respecter les règles de numérotation des factures soit en utilisant la numérotation habituelle, soit en créant une numérotation parallèle propre aux avoirs. Par ailleurs, il est nécessaire de suivre les règles de conservation des factures.

Pour en savoir plus sur la gestion de la comptabilité de votre entreprise, n’hésitez pas à consulter notre guide de la comptabilité.