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Approbation et dépôt des comptes annuels

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Tout savoir sur l'approbation des comptes

Approbation des comptes : comment ça marche ?

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Approbation des comptes : questions fréquentes

Les comptes annuels, qu'est-ce que c'est ?

Toute société commerciale doit tenir une comptabilité d'entreprise.

Dès la clôture de l’exercice social de votre entreprise, il convient d’établir les comptes annuels suivants :

  • le bilan comptable : il présente l’état du patrimoine de votre entreprise ;
  • le compte de résultat : il détermine si votre société est excédentaire ou déficitaire et permet donc de savoir si votre activité est rentable ; et
  • les annexes contiennent les informations nécessaires à la compréhension des documents comptables précédents.

Ces documents comptables permettent de retracer l’activité de la société au cours d’une période donnée, appelée “exercice social” ou “exercice comptable”, d’une durée d’un an (sauf le premier exercice).

L'établissement de ces comptes doit impérativement être fait tous les ans. C'est pour cela qu'on parle en pratique du dépôt des comptes annuels.

À noter : il est très courant en pratique de faire appel à un expert-comptable pour se faire accompagner dans l'établissement de ces documents comptables et dans l'approbation des comptes de manière générale.

Approbation des comptes : quelles formalités ?

Dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, le dirigeant d'une société doit réunir l'assemblée générale des associés pour l'approbation des comptes annuels. Cela passe par : 

  • la convocation des associés et leur prise de connaissance des comptes annuels et du rapport de gestion ;
  • l'Assemblée générale d’approbation des comptes annuels (approbation, prévision de l’affectation du résultat, fixation de la rémunération de la direction, etc.). 

Les décisions prises sont alors retranscrites dans un procès-verbal d'assemblée générale (PV d'AG). 

Une fois les comptes approuvés, il convient de procéder au dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce.

Quel est le délai pour déposer les comptes sociaux?

Le dépôt des comptes annuels a une date limite. À compter de la date de clôture de l’exercice comptable (très souvent, le 31 décembre), vous avez 6 mois pour approuver les comptes annuels.

Ensuite, il y a un délai d’1 mois à compter de la tenue de l'Assemblée générale d'approbation des comptes pour procéder au dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. 

Déposer ses comptes en ligne

Il est tout à fait possible de déposer ses comptes en ligne. Si les comptes annuels sont déposés en ligne, le délai d'un mois est rallongé à 2 mois.

Exemple : pour un exercice clos au 31 décembre 2021, vous aurez jusqu’au mois d'août 2022 pour réaliser votre dépôt des comptes annuels via Legalstart.fr. Votre date butoir dépend donc de votre choix de clôture d'exercice social

Comment procéder au dépôt des comptes d'une SARL ?

Pour procéder à l'approbation des comptes annuels de SARL vous avez maximum 7 mois pour procéder au dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce à partir de la date de clôture des comptes prévue dans vos statuts.

Pendant les 6 premiers mois, vous devez : 

  • établir les comptes annuels de la SARL (bilan, compte de résultat, annexes) ; 
  • présenter le rapport de gestion rédigé par le ou les (co)-gérant(s) aux associés ;
  • approuver les comptes de la société lors de l'Assemblée générale des associés de la SARL. 

Une fois les comptes approuvés, vous avez 1 mois pour les déposer au greffe. Si vous avez laissé ce délai s'écouler, sachez que vous pouvez demander au président du tribunal une prorogation, vous permettant de régulariser votre situation. 

Faut-il approuver et déposer les comptes d'une SCI ? 

La tenue d'une comptabilité n'est pas obligatoire pour les SCI. Mais en pratique, elles ont tout intérêt à tenir une comptabilité. En effet, le Gérant de SCI doit rendre compte de sa gestion aux associés au moins une fois par an. De plus, si la SCI a des activités économiques, la SCI sera alors obligée de tenir une comptabilité comme dans une société commerciale (bilan, compte de résultat et annexes) et les associés devront approuver les comptes lors de l'Assemblée générale annuelle. 

Une fois les comptes approuvés, le dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce est simplement facultatif, mais fortement recommandé. 

Le dépôt des comptes annuels : est-ce obligatoire ?

Tout dépend de votre structure juridique.

  • Toutes les sociétés commerciales sont tenues de faire approuver leurs comptes annuels : SASU, SAS, EURL, SARL, SA, etc.
  • Le dépôt des comptes annuels n’est pas obligatoire pour les sociétés civiles (SCI notamment).
  • En ce qui concerne les entreprises individuelles, les entrepreneurs ne sont pas concernés par cette obligation.
  • Enfin, le dépôt des comptes annuels d'une association est obligatoire lorsque certaines conditions sont remplies.

Approbation des comptes annuels : à quoi ça sert ? 

L’objectif de cette obligation est de garantir la transparence économique. Une fois que vous avez procédé au dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce, une publication au BODACC informe que les comptes ont été déposés.

Les comptes annuels sont alors disponibles sur infogreffe.fr, sauf si une déclaration de confidentialité des comptes annuels a été déposée conjointement aux comptes.

Pour en savoir plus sur le dépôt des comptes annuels, découvrez notre guide gratuit sur l'approbation des comptes.

Quels documents pour le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes se fait au greffe du Tribunal de commerce. Il faut obligatoirement fournir :

  • les comptes sociaux annuels établis par le comptable de la société (bilan comptable, compte de résultat ou déclaration fiscale de résultat et annexes comptables) ;
  • le rapport de gestion (s'il y en a un) ;
  • le procès-verbal de l’Assemblée générale qui a approuvé les comptes et éventuellement la déclaration de confidentialité si l’entreprise a le droit de ne pas publier ses comptes ;
  • le rapport du commissaire aux comptes (CAC) (s'il y en a un).

Pour ne rien oublier, référez-vous à notre check-list pour le dépôt des comptes

Bon à savoir : le tarif du dépôt des comptes annuels varie si vous décidez de vous faire accompagner par un professionnel. Il faut également compter un prix plus élevé si vous déposez des comptes consolidés.

Comment déposer des comptes consolidés ?

Le code de commerce oblige les sociétés commerciales qui détiennent le contrôle d’une ou plusieurs autres sociétés à établir des “comptes consolidés” et un rapport sur la gestion du groupe.

L’approbation des comptes consolidés par l’Assemblée générale de la société mère n’est pas obligatoire en SAS ou SARL, il suffit d’effectuer le dépôt des comptes consolidés auprès du greffe, accompagnés du rapport de gestion du groupe et de celui des commissaires aux comptes.

La solution Legalstart.fr ne permet pas de faire un dépôt de comptes consolidés et nous vous recommandons de faire appel à un avocat pour la documentation d’approbation des comptes dans ce cas de figure.

Comment déposer comptes de SAS ?

Comme toutes les sociétés commerciales, tous les ans, il est nécessaire d'approuver les comptes annuels de la SAS

C'est au président de la SAS qu'il revient de conduire la procédure d'approbation des comptes de la SAS et de dépôt des comptes annuels. Il doit s'assurer que les procédures sont mises en œuvre dans les règles, c'est-à-dire que : 

  • les comptes ont été arrêtés à la bonne date, conformément aux statuts de la société ;
  • le rapport qu'il a établi et celui du commissaire aux comptes ont bien été transmis aux associés avant l'Assemblée générale annuelle ; et que 
  • l'Assemblée générale a été organisée conformément à la procédure prévue par les statuts (convocation des associés, règles de quorum et de majorité). 

Une fois qu'il s'est assuré que toutes les étapes ont été respectées, il est possible de déposer les comptes au greffe du Tribunal de commerce, en ligne sur le site infogreffe.fr ou encore par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR).

Bon à savoir : il est primordial de respecter les délais pour procéder au dépôt des comptes annuels de votre SAS, et ce, sous peine de sanction.

Dépôt des comptes annuels : 6 questions indispensables

L’approbation des comptes annuels est une étape cruciale lorsque vous devez procéder à la clôture des comptes de votre entreprise. Elle est une étape redoutable qui vous permet d’être transparent sur votre activité : vis-à-vis des autres, mais également de vous-même.

Cette procédure ne concerne pas toutes les entreprises. Mais lorsqu’elle est obligatoire, elle répond à des règles strictes et leur non-respect est sanctionné sévèrement. Pour y voir plus clair, voici les réponses aux questions que vous vous posez le plus. 

Dépôt des comptes annuels : qui est concerné ?

Le dépôt des comptes annuels n’est pas obligatoire pour tout le monde. D’abord, cette étape obligatoire concerne toutes les sociétés commerciales. En effet, l’approbation des comptes de SAS, de SASU, de SARL, d’EURL ou de SA est obligatoire. 

Mais ce n’est pas tout. Si les entreprises individuelles ne doivent pas déposer leurs comptes, certaines EIRL doivent déposer les comptes annuels. Toutefois, la loi du 14 février 2022 a supprimé le régime de l’EIRL.

Enfin, le dépôt des comptes annuels d’association est obligatoire, à certaines conditions. 

Cependant, le dépôt des comptes annuels n’est pas une formalité obligatoire pour les sociétés civiles

Quelles sont les étapes de dépôt des comptes annuels ?

Avant de déposer les comptes annuels, 5 étapes obligatoires sont à suivre : 

  • convocation des associés en Assemblée générale pour l’approbation des comptes dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice ; 
  • prise de connaissance des comptes annuels et du rapport de gestion par tous les associés ; 
  • réunion des associés qui approuvent les comptes annuels 
  • retranscription de la réunion dans un procès-verbal de l’Assemblée d’approbation des comptes ; et
  • dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce. 

☝️ Bon à savoir : vous pouvez procéder à l’approbation de compte en ligne sur le site infogreffe.fr, par courrier, en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou bien directement au greffe. 

Quand faut-il déposer les comptes annuels de votre entreprise ?

Vous ne pouvez pas déposer les comptes annuels de votre entreprise à tout moment. Le dépôt des comptes annuels a une date limite

En effet, deux délais sont à respecter : 

  • 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice comptable pour approuver les comptes annuels ; et
  • 1 mois à compter de la tenue de l’Assemblée générale d’approbation des comptes pour déposer les comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce (2 mois si les comptes annuels sont déposés en ligne). 

Quel est le coût du dépôt des comptes annuels ?

Cette procédure n’est pas gratuite. Il y a un tarif de dépôt des comptes annuels

Le coût de la procédure s’élève environ à 45€ (émoluments du greffe, TVA, frais INPI et frais de publication au BODACC). Si vous déposez des comptes consolidés, il faut compter le double. Enfin, le tarif varie si vous décidez de vous faire accompagner par un professionnel. 

Quelles sanctions en cas de non-dépôt des comptes annuels ?

Si le dirigeant ne dépose pas les comptes annuels approuvés auprès du greffe du Tribunal de commerce dans le délai imparti, cette erreur constitue un défaut d’approbation des comptes annuels. Ce non-dépôt est sanctionné. D’abord, le dirigeant peut être contraint de déposer ses comptes. Il peut également faire l’objet d’une amende allant jusqu’à 1.500€.

Ensuite, tout intéressé, y compris le Ministère public, peut demander au président du Tribunal de commerce d’ordonner le dépôt forcé des comptes de la société. 

Enfin, sa responsabilité civile peut être engagée par tout intéressé, dès lors qu’un préjudice a été engendré en raison de l’absence de dépôt des comptes. 

🔍  En pratique : dans la plupart des cas, lorsque vous êtes de bonne foi, et que vous avez simplement dépassé les délais impartis, vous est simplement enjoint de déposer rapidement les comptes auprès du greffe pour régulariser votre situation.

Quel délai pour l'approbation des comptes annuels ?

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