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Approbation et dépôt des comptes annuels

Les sociétés commerciales sont obligées de procéder chaque année à l’approbation et au dépôt de leurs comptes. Cette démarche se fait auprès du greffe du Tribunal de commerce. En cas de non respect de cette obligation, il existe des sanctions civiles (amendes) et pénales.

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Chaque année, toute société commerciale immatriculée en France doit obligatoirement déposer ses comptes au greffe du tribunal de commerce.

 

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Approbation et dépôt des comptes annuels

les questions les plus fréquentes

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Les comptes annuels, qu’est-ce que c’est?

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Le dépôt des comptes annuels, est-ce obligatoire?

Oui, pour toutes les sociétés commerciales (SASU, SAS, EURL, SARL, SA, etc.). L’objectif de cette obligation est de garantir la transparence économique. Une fois déposés au greffe du Tribunal de commerce, une publication au Bodacc informe que les comptes ont été déposés: les comptes annuels sont alors disponibles sur infogreffe.fr, sauf si une déclaration de confidentialité des comptes annuels a été déposée conjointement aux comptes.

En revanche, le dépôt des comptes n’est pas obligatoire pour les sociétés civiles (SCI notamment).

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Approbation et dépôt des comptes annuels - Questions fréquentes

Les comptes annuels, qu’est-ce que c’est ?

Toute société commerciale doit établir une comptabilité. Cela se matérialise par la rédaction des comptes sociaux annuels, qui incluent :

  • le bilan ;
  • le compte de résultat ; et
  • les annexes.

Ces documents comptables permettent de retracer l’activité de la société au cours d’une période donnée, appelée “exercice social” ou “exercice comptable”, d’une durée d’un an (sauf le premier exercice). L'établissement de ces comptes doit impérativement être fait tous les ans. 

Approbation des comptes annuels : quelles formalités ?

Dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, le dirigeant d'une société doit réunir l'assemblée générale des associés pour l'approbation des comptes annuels. Cela passe par : 

  • La convocation des associés et leur prise de connaissance des comptes annuels et du rapport de gestion.
  • L'Assemblée générale d’approbation des comptes annuels (approbation, prévision de l’affectation du résultat, fixation de la rémunération de la direction, etc...). 

Les décisions prises sont alors retranscrites dans un procès-verbal d'assemblée générale (PV d'AG). 

Le dépôt des comptes annuels, est-ce obligatoire ?

Oui, pour toutes les sociétés commerciales (SASU, SAS, EURL, SARL, SA, etc.). L’objectif de cette obligation est de garantir la transparence économique. Une fois déposés au greffe du Tribunal de commerce, une publication au Bodacc informe que les comptes ont été déposés : les comptes annuels sont alors disponibles sur infogreffe.fr, sauf si une déclaration de confidentialité des comptes annuels a été déposée conjointement aux comptes.

En revanche, le dépôt des comptes n’est pas obligatoire pour les sociétés civiles (SCI notamment).

Quels documents pour le dépôt des comptes annuels ?

Le dépôt des comptes se fait au greffe du Tribunal de commerce. Il faut obligatoirement fournir :

  • les comptes sociaux annuels établis par le comptable de la société (bilan, compte de résultat ou déclaration fiscale de résultat et annexes) ;
  • le procès-verbal de l’Assemblée Générale qui a approuvé les comptes et éventuellement la déclaration de confidentialité si l’entreprise a le droit de ne pas publier ses comptes.

Pour ne rien oublier, réérez-vous à notre check-list pour le dépôt des comptes

Quel est le délai pour déposer les comptes sociaux ?

A compter de la date de clôture de l’exercice comptable (très souvent, le 31 décembre), vous avez 6 mois pour approuver les comptes annuels. Ensuite, il y a un délai d’1 mois pour déposer les comptes au greffe du Tribunal de commerce (deux mois en cas de dépôt en ligne).

Par exemple, pour déposer vos comptes clos au 31 décembre 2017, vous aurez jusqu’à août 2018 pour faire le dépôt des comptes via Legalstart.fr. Votre date butoir dépend donc de votre choix de clôture d'exercice social

Comment déposer des comptes consolidés ?

Le code de commerce oblige les sociétés commerciales qui détiennent le contrôle d’une ou plusieurs autres sociétés à établir des “comptes consolidés” et un rapport sur la gestion du groupe. L’approbation des comptes consolidés par l’assemblée générale de la société mère n’est pas obligatoire en SAS ou SARL, il suffit d’effectuer le dépôt des comptes consolidés auprès du greffe, accompagnés du rapport de gestion du groupe et de celui des commissaires aux comptes.

La solution Legalstart.fr ne permet pas de faire un dépôt de comptes consolidés et nous vous recommandons de faire appel à un avocat pour la documentation d’approbation des comptes dans ce cas de figure.

Faut-il approuver et déposer les comptes d'une SCI ?

La tenue d'une comptabilité n'est pas obligatoire pour les SCI. Mais en pratique, elles ont tout intérêt à tenir une comptabilité. En effet, le Gérant de SCI doit rendre compte de sa gestion aux associés au moins une fois par an. De plus, si la SCI a des activités économiques, la SCI sera alors obligée de tenir une comptabilité comme dans une société commerciale (bilan, compte de résultat et annexes) et les associés devront approuver les comptes lors de l'Assemblée générale annuelle. 

Une fois les comptes approuvés, le dépôt des comptes annuels au greffe est simplement facultatif mais fortement conseillé. 

Comment affecter le résultat de la société ?

Lors de l'approbation des comptes, les associés décident de l'affectation du résultat (bénéfices ou pertes). 

Si la société a fait des bénéfices, les associés pourront, selon les cas de figure, affecter une partie des gains aux réserves, reporter les gains à l'année suivante (affectation au compte de report à nouveau) ou encore de distribuer l'argent en dividendes aux associés.

Si la société a fait des pertes, les associés ne pourront pas distribuer de dividendes, même si la société a des gains enregistrés dans le compte de report à nouveau. Les pertes seront généralement affectées au compte de report à nouveau, tenu ou pas par un expert comptable

Comment procéder au dépôt des comptes d'une SARL ?

Pour procéder à l'approbation des comptes annuels de SARL vous avez maximum sept mois pour déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce à partir de la date de clôture des comptes prévue dans vos statuts,. Pendant les six premiers mois, vous devez : 

  • Etablir les comptes annuels de la SARL (bilan, compte de résultat, annexes) ; 
  • Présenter le rapport de gestion rédigé par le ou les (co)-gérant(s) aux associés ;
  • Approuver les comptes de la société lors de l'assemblée générale des associés de la SARL

Une fois les comptes approuvés, vous avez un mois pour les déposer au greffe. Si vous avez laissé ce délai s'écouler, sachez que vous pouvez demander au président du tribunal une prorogation, vous permettant de régulariser votre situation. 

Comment déposer les comptes de sa SAS ?

Comme toutes les sociétés commerciales, tous les ans, les SAS doivent déposer au greffe leurs comptes annuels. 

C'est au président de la SAS qu'il revient de conduire la procédure d'approbation des comptes et de dépôt des comptes. Il doit s'assurer que les procédures sont mises en oeuvre dans les règles, c'est-à-dire que : 

  • Les comptes ont été arrêtés à la bonne date, conformément aux statuts de la société ;
  • Le rapport qu'il a établi et celui du commissaire aux comptes ont bien été transmis aux associés avant l'assemblée générale annuelle ; et que 
  • L'assemblée générale a été organisée conformément à la procédure prévue par les statuts (convocation des associés, règles de quorum et de majorité). 

Une fois qu'il s'est assuré que toutes les étapes ont été respectées, il pourra déposer les comptes au greffe. 

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