Convention de mise à disposition de locaux : comment ça marche ?

Lors de la création d’une entreprise, plusieurs possibilités s’offrent au dirigeant pour la domiciliation de son entreprise. La mise à disposition des locaux est l’une de ces possibilités.

Cette alternative au bail commercial permet de bénéficier d’une mise à disposition d’un espace de coworking, d’une partie des locaux d’un local commercial, ou encore d’un espace au sein d’une pépinière ou d’un incubateur d’entreprise.

Dans le cadre d’une mise à disposition, il est nécessaire de rédiger une convention de mise à disposition de locaux pour établir les règles entre les parties. Pourquoi et comment rédiger une convention de mise à disposition des locaux ? Explications.

Qu’est-ce qu’une convention de mise à disposition de locaux ?

La mise à disposition de locaux consiste à proposer à d’autres entreprises d’occuper les espaces non utilisés d’un local. Autrement dit, il s’agit de mettre à disposition des bureaux à une autre entreprise qui prend alors possession d’une partie des locaux. C’est notamment le cas dans les espaces de coworking, au sein d’un incubateur d’entreprise ou d’une pépinière d’entreprise dans lesquels les locaux sont partagés entre plusieurs entreprises.

C’est alors que la convention de mise à disposition de locaux fait son apparition. Ce contrat est conclu entre les parties afin d’établir les règles ainsi que les obligations de chacun concernant le partage des locaux. Ainsi, la convention de mise à disposition des locaux implique que deux ou plusieurs sociétés partageront les infrastructures (les bureaux, la salle de réunion, etc) ainsi que l’adresse de domiciliation. Mais le contrat de mise à disposition de local peut également mentionner la mise à disposition d’autres services tels que l’utilisation des salles de réunion, du mobilier ainsi que du matériel informatique.  

Pourquoi rédiger une convention de mise à disposition des locaux ?

La mise à disposition des locaux à l’avantage d’être bien plus souple qu’un bail commercial. En effet, les délais de préavis de la mise à disposition des locaux sont plus courts. Cela permet à l’entrepreneur de lancer son activité tout en lui permettant de s’adapter rapidement à ses besoins. L’entrepreneur peut ainsi changer de locaux facilement lorsque son activité devient rentable.

Par ailleurs, le contrat de mise à disposition de locaux permet de réduire les coûts pour l’entreprise bénéficiaire, mais également pour l’entreprise déjà présente dans les locaux.  

A noter : il est possible de conclure la convention de mise à disposition des locaux à titre gracieux ce qui permet le partage des infrastructures gratuitement, ou à titre onéreux, c’est-à-dire en contrepartie d’une rémunération.

Comment rédiger un contrat de mise à disposition de locaux ?

La convention de mise à disposition de bureaux est peu encadrée par la loi. Ainsi, les parties bénéficient d’une grande liberté dans la rédaction du contrat.

Néanmoins, s’il n’existe pas de modèle type de convention de mise à disposition d’un local, il est vivement recommandé que certaines mentions apparaissent afin de sécuriser le contrat entre les parties. Notamment :

• L’identité des parties ;
• La description du local ainsi que les services mis à disposition (bureaux, salle de réunion, etc.) ;
• L’usage précis du local par l’entreprise qui disposera de la mise à disposition du local, autrement dit le type d’activité qui sera exercé dans les bureaux ;
• La durée de la mise à disposition du local ;
• En cas de mise à disposition du local à titre onéreux, il faut mentionner la contrepartie versée ;
• Les obligations des parties (prendre soin des lieux, respect du règlement intérieur, etc.).

Ainsi, il est recommandé de s'appuyer sur un modèle de convention de mise à disposition de locaux à titre onéreux ou à titre gratuit pour la rédaction de votre contrat.

La mise à disposition des locaux constitue l’une possibilité pour la domiciliation de votre entreprise. Cependant, il existe bien d’autres options, parfois plus adaptées à l’activité de votre entreprise. À ce titre, pensez à consulter nos fiches sur la location d’un local commercial, la société de domiciliation ou encore la domiciliation commerciale.