Lettre de réclamation facture : mode d’emploi

Les factures impayées sont le lot de nombreux entrepreneurs. Il n’est jamais agréable de devoir relancer un client et encore moins de devoir envoyer une lettre de réclamation de facture.

Toutefois, la lettre de relance de facture impayée peut aider à débloquer une situation ou à préparer le recouvrement judiciaire de votre créance. On vous explique toutes les étapes pour envoyer une lettre de réclamation de facture avant d’aller plus loin dans le recouvrement de vos factures impayées.

Qu’est-ce qu’une lettre de réclamation de facture ?

La lettre de réclamation de facture est envoyée par courrier ou par mail. Elle a pour objectif de formaliser le retard de paiement et de rappeler à votre client ses obligations. C’est une demande de règlement de facture impayée.

Afin de préserver vos relations commerciales, restez fermes et factuels, et n’employez pas le ton de la menace.

Pourquoi envoyer une lettre de relance de facture impayée ?

Vous vous demandez certainement comment obtenir le paiement de factures impayées et l’envoi d’une lettre de relance n’est pas une obligation pour obtenir le paiement de votre facture même si une action judiciaire devait être intentée.

Toutefois, il est préférable de passer par cette étape de recouvrement amiable pour plusieurs raisons :

• gagner du temps : la plupart des clients procèdent au règlement de la facture dès la première relance formelle ;
• maintenir de bonnes relations : vous pouvez être amenés à travailler de nouveau avec ce client. En tout état de cause, la lettre de relance n’a pas vocation à vexer votre client, mais seulement à lui rappeler son oubli ;
• économiser des frais de recouvrement judiciaire ;
• démontrer votre bonne foi : bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la lettre de réclamation d’une facture impayée prouvera que vous avez tenté de procéder au recouvrement de votre créance à l’amiable.

Bon à savoir : avant de relancer votre client de manière formelle pour le paiement de votre facture, il est recommandé de commencer par une relance téléphonique. En effet, la plupart du temps, un retard de paiement est dû à un oubli, à du retard dans le traitement administratif ou à la perte de votre facture. Téléphoner à votre client vous permettra de lui rappeler de manière cordiale que le délai de paiement est dépassé et surtout de connaître la raison de ce retard.

Que doit contenir une lettre de rappel de paiement ?

La 1e lettre de réclamation d’une facture

Cette 1ère lettre de relance pour facture impayée n’ayant pas de valeur juridique, n’est là que pour rappeler les engagements de votre client. Vous allez pouvoir faire référence aux conditions générales de vente sans pour autant rentrer dans un débat juridique.

Comment faire une lettre de relance est la première question qu’il faut se poser avant de se lancer. Pour faire votre lettre de relance, vous pouvez utiliser un modèle de lettre de réclamation de facture.

Dans tous les cas, elle doit mentionner a minima :

• le numéro et la date de la facture ;
• le montant de la facture incluant les pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, si votre client est un professionnel ;
• la date à laquelle a été conclu le contrat ;
• la date d’échéance de la facture impayée ;
• la nature et la quantité des biens livrés ou la description de la prestation réalisée.

En pratique : vous pouvez joindre une copie de la facture non payée et la mentionner comme pièce jointe dans votre courrier.

N’oubliez pas de dater et de signer votre courrier de réclamation de facture et de demander le paiement dans les “plus brefs délais”.

La 2ᵉ lettre de réclamation d’une facture : la lettre d’avertissement

Si la première lettre de réclamation d’une facture s’avère inefficace au bout d’une quinzaine de jours, vous pouvez envoyer une lettre de relance de la facture impayée 2ème relance.

On parle souvent de lettre d’avertissement, car elle reprend les éléments de la première lettre de relance, mais le ton employé se veut plus ferme.

En pratique : vous pouvez d’ailleurs faire référence à la première lettre de réclamation restée sans réponse.

Pour vous faire payer, cette fois, il est recommandé de préciser qu’à défaut de paiement dans le délai imparti (généralement, un minimum de 15 jours est appliqué), vous serez contraints de procéder au recouvrement de votre créance par toute voie de droit et le cas échéant de recourir à un mandataire judiciaire.

Réclamation facture non payée : la mise en demeure

Si malgré vos deux premières relances, votre facture est toujours impayée une fois le délai supplémentaire accordé pour le paiement écoulé, vous allez devoir envoyer une 3ème lettre de relance pour facture impayée et mettre en demeure votre client de procéder au paiement de la facture.

Cette fois, le courrier est adressé en lettre recommandée avec accusé de réception.

La mise en demeure constitue le dernier avertissement avant les procédures de recouvrement judiciaire. Cette lettre de mise en demeure est un prérequis indispensable pour entamer une procédure de recouvrement judiciaire.

Elle formalise officiellement l’impayé et devra être fournie au juge le cas échéant.

La mise en demeure doit contenir certaines mentions obligatoires pour produire des effets juridiques :

• la date du jour et les coordonnées des deux parties ;
• la description des faits : n’hésitez pas à rappeler les dates des précédents courriers de réclamation de facture, la date et le contenu de l’exécution du contrat ;
• la mention « mise en demeure » doit apparaître expressément dans le courrier. Vous pouvez la préciser dans l’objet et la reprendre dans une formulation comme « Par conséquent, nous vous mettons en demeure de nous payer la somme de .... euros dans un délai de 15 jours à réception de la présente. » ;
• le montant dû comprenant les pénalités de retard : pour rappel, elles peuvent être calculées dès le premier jour de retard de paiement ;
• votre signature.

Bon à savoir : concernant l’ultime délai de paiement laissé à votre client pour régulariser la facture impayée, la loi impose de laisser un délai raisonnable. En principe, ce délai est de huit à quinze jours.

Quel délai pour réclamer une facture impayée ?

En principe, il est possible d’envoyer une lettre de réclamation de facture impayée à compter du premier jour de retard. Cependant, comme nous avons pu le voir plus haut, une relance téléphonique est préférable dans un premier temps.

Mais soyez vigilant quant au suivi de paiement de vos factures, car leur recouvrement est soumis à un délai de prescription de facture.

Ainsi, en tant que professionnel, vous disposez d’un délai de deux ans pour agir en justice.

Que faire si les lettres de réclamation de facture restent sans réponse ?

Malheureusement, si vos lettres de réclamation de facture demeurent infructueuses, vous serez contraints d’entamer une procédure judiciaire pour obtenir leur paiement.

Pour cela après avoir fait délivrer une injonction de payer par un huissier de justice, vous pouvez demander une ordonnance de référé provision ou assigner en paiement votre client.