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27 juin 2019

Comment conserver ses documents comptables?

Nausicaa Plas
Diplômée du Master 2 de Droit européen des affaires des universités Panthéon-Assas et LMU Munich. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

La comptabilité d’entreprise est essentielle pour bien gérer votre entreprise. En effet, la bonne tenue de vos documents comptables permet de suivre méticuleusement le développement de votre entreprise. Toutefois, d’une année sur l’autre, les documents s’accumulent et prennent de la place. Il est donc primordial de s’organiser pour être certain de n’en perdre aucun.  

Quels sont les documents comptables obligatoires? Comment les conserver de manière convenable? Pendant combien de temps faut-il les archiver? Combien de temps garder ses factures? Legalstart vous aide à faire le point. 

Conservation documents comptables

Quels sont les documents comptables essentiels?

Avant de savoir s’il faut conserver toutes les pièces de votre comptabilité, il faut connaître le détail des pièces à collecter pour avoir une comptabilité conforme.

En effet, chaque société a l’obligation de tenir des comptes réguliers. Vous trouverez ici un bref rappel sur les principaux documents comptables obligatoires (sauf pour les micro-entreprises): 

  • Les comptes annuels: ils servent à répertorier l’ensemble de la comptabilité de l’exercice en cours. Ils sont composés de trois documents: le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe (celle-ci donne des précisions sur les deux documents précédents).
  • Les livres comptables: ils listent au jour le jour les flux financiers de l’entreprise, c’est-à-dire les entrées et sorties d’argent. Ils comportent deux types de documents: le journal comptable et le grand livre comptable.
  • Les pièces justificatives: elles servent à prouver les informations contenues dans les autres documents comptables. Concrètement, il s’agit des factures, bons de commande ou de livraison, ... .

Quelle est la durée de conservation des documents comptables?

La durée de conservation des documents comptables est de 10 ans minimum

Attention: ce délai de conservation des documents comptables s’applique non seulement aux documents comptables, mais également aux pièces justificatives (factures, …). En effet, comme elles permettent de prouver ce qui est écrit dans les documents comptables, il faut les conserver pour la même durée.

Ce délai de 10 ans s’applique chaque année à partir de la date de clôture de l’exercice comptable. En pratique, pour un exercice du 1er janvier au 31 décembre 2019, vous devrez conserver les documents comptables pendant une durée de 10 ans à compter du début du nouvel exercice (le 1er janvier 2020), donc jusqu’en janvier 2030. 

On garde ses documents comptables pendant 10 ans afin de pouvoir fournir les preuves justificatives en cas de contrôle de l’administration fiscale

Si vous ne respectez pas ce délai de 10 ans, vous risquez une amende de 1 500 euros. 

Comment conserver les documents comptables? 

Dix ans d’archives de documents juridiques, ça peut vite représenter beaucoup de papiers ! Il est donc essentiel de savoir comment les conserver. Le mode de conservation des documents comptables des entreprises n’est pas réglementé par la loi. Toutefois, quelques conseils de bon sens peuvent être suivis. Préparez-vous à être méthodique. 

Tout d’abord, il faut choisir si vous voulez tenir une comptabilité papier ou dématérialisée, c’est-à-dire digitalisée, avec un ordinateur. En deux mots: 

  • Comptabilité papier: si vous n’avez pas confiance en l’informatique et que vous disposez d’un espace de rangement, il peut être préférable pour vous de tenir une comptabilité papier. 
  • Comptabilité dématérialisée: ce choix est intéressant si vous faites attention à bien sauvegarder vos données ailleurs que sur votre ordinateur (sites Internets de stockage de données cloud, disques durs externes, …). 

Une fois le format choisi, il est conseillé de s’y tenir pour éviter de perdre des documents. 

Ensuite, et peu importe le format que vous aurez choisi, vous allez devoir classer rigoureusement vos documents comptables. Pour cela: 

  • Classeurs ou dossiers: rangez vos documents comptables par catégorie dans des classeurs, dossiers informatiques ou tout autre contenant disposé à cet effet. 
  • Numérotation: numérotez vos classeurs ou dossiers d’année en année. Cela vous permettra de vous y retrouver dans la chronologie de vos documents comptables. 

Si vous voulez être certain de la bonne conservation de vos documents comptables et administratifs, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de comptes tel que Comptastart, ou encore prendre rendez-vous avec un expert comptable.

Mise à jour : 27/06/2019

Rédactrice : Nausicaa Plas, diplômée du Master 2 de Droit européen des affaires des universités Panthéon-Assas et LMU Munich. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.