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19 juin 2019

Tout sur les documents comptables d’une société
Temps de lecture : 3 min

Nausicaa Plas
Diplômée du Master 2 de Droit européen des affaires des universités Panthéon-Assas et LMU Munich. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

La vie d’une entreprise est constituée de dépenses et de rentrées d’argent. Ces flux forment la base de la comptabilité de l’entreprise. En effet, pour suivre l’évolution de la société d’année en année et établir ses déclarations fiscales, chaque entreprise doit répertorier ses flux dans des documents comptables.

Quels sont les documents comptables? Sont-ils obligatoires? Comment les conserver? On vous aide à y voir plus clair. 

Documents comptables

Quels sont les documents comptables d’une entreprise?

Toute entreprise ou société commerciale doit établir ses comptes régulièrement. 

Les obligations comptables varient selon la taille de la structure et le régime qui lui est appliqué. Vous trouverez ici une liste des documents comptables obligatoires. 

A noter: les micro-entrepreneurs ne sont pas assujettis aux obligations qui suivent car ils doivent seulement tenir un registre des achats et un livre des recettes (voir le guide de l’auto-entrepreneur pour plus de précisions). 

Voici une liste des documents comptables annuels obligatoires:

Comptes annuels

Les comptes annuels sont composés de 3 éléments: bilan, compte de résultat et annexe. Chaque année, une société doit réunir une assemblée générale pour procéder à l’approbation des comptes annuels.

  • Bilan comptable: liste l’ensemble des actifs et passifs de l’entreprise à la clôture de l’exercice, ce qui permet de montrer l’état du patrimoine de l’entreprise. L’actif est ce que votre entreprise possède (créances, immeubles, etc). Le passif est ce qu’elle doit  (dettes, capital social, etc). Le capital social est considéré comme un passif car il appartient aux associés et non à la société. N'hésitez pas à vous inspirer de notre modèle de bilan comptable.

  • Compte de résultat: liste les produits (vente de marchandises, facturation d’une prestation de service, etc,) et les charges (achat de matériel, loyer versé pour le local, etc) de l’exercice. La différence entre les produits et les charges constitue le résultat ou le solde. S’il est positif, l’activité génère des bénéfices, sinon, elle génère des pertes.

  • Annexe comptable: sert à donner des explications sur le bilan comptable et le compte de résultat (précisions sur les règles utilisées, explication des dettes, etc).

Bon à savoir: si vous dépendez du régime réel simplifié d’imposition, alors vous pouvez opter pour une présentation simplifiée de vos comptes annuels.

Livres comptables

Les livres comptables sont constitués de deux documents comptables:

  • Livre-journal: liste au jour le jour les flux de l’activité de l’entreprise pour éditer le grand livre. Vous pouvez tout répertorier dans le même document (le livre-journal), ou encore constituer plusieurs journaux (journal des achats, des ventes, …) et rassembler leurs données dans le livre-journal. On parle également de journal comptable.

  • Grand livre: reprend les informations du livre-journal mais avec une présentation différente. Il liste la totalité des flux de l’entreprise, compte par compte et chronologiquement. 

Pièces justificatives 

Les pièces justificatives permettent de prouver les informations écrites dans les comptes. Chaque information doit renvoyer à une pièce justificative. Par exemple, lorsqu’un achat est effectué, il doit être répertorié dans les comptes de la société. La pièce justificative de cet achat est sa facture ou encore un bon de commande.

Obligations particulières

  • Les grandes entreprises (au moins 300 salariés et chiffre d’affaires supérieur à 18 millions d’euros) doivent établir quelques documents comptables supplémentaires. Notamment: un compte de résultat et un plan de financement prévisionnels.
  • D’autres documents comptables existent mais ils doivent être réalisés seulement dans certains cas et de façon ponctuelle (par exemple: le fichier des écritures comptables).

Comment classer ses documents comptables? 

Si vous tenez vous-même votre comptabilité, alors vous aurez besoin de classer vos documents comptables de façon rigoureuse. Cela vous permettra d’être organisé et de ne pas perdre un document. Dans tous les cas, il est bon de trier les documents comptables selon leur nature et de les numéroter systématiquement par ordre chronologique

Ensuite, la méthode de stockage varie en fonction de votre choix de comptabilité: 

  • si vous tenez vos comptes en version papier, alors vous aurez besoin de classeurs, eux-mêmes titrés et numérotés correctement ;
  • si au contraire, vous tenez vos comptes sur l’ordinateur, alors vous pourrez classer vos documents en dossiers et surtout stocker le tout dans un espace de stockage sûr (disque dur externe, CD-ROM, …). 

Combien de temps doit-on garder ses documents comptables?

La question de la conservation des documents comptables se pose souvent, surtout que ceux-ci s’accumulent d’année en année. 

Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans après la fin de l’exercice comptable en cours. Libre à vous de les conserver plus longtemps!

Bon à savoir: vous ne pouvez pas avoir une attestation de conformité des documents comptables. En revanche, si vous avez besoin d’aide pour les gérer, vous pouvez:

  • utiliser le logiciel de gestion Comptastart pour des documents comptables dématérialisés ;
  • ou encore consulter un expert comptable

Mise à jour : 19/06/2019

Rédactrice : Nausicaa Plas, diplômée du Master 2 de Droit européen des affaires des universités Panthéon-Assas et LMU Munich. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.