Document relatif au bénéficiaire effectifs : les démarches à faire

La loi Sapin 2 de 2017 a ajouté une formalité supplémentaire dans le cadre de la création d’une entreprise : la déclaration des bénéficiaires effectifs de la société. Cette inscription sur le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) concerne toutes personnes qui exercent un contrôle effectif sur la société.

La transmission d’un document relatif au bénéficiaire effectif d’une société au greffe du Tribunal de commerce est obligatoire. Son non-respect est sanctionné par une peine de 6 mois de prison et une amende de 7.500 euros. Il est donc important de savoir comment effectuer cette formalité.

Quelles sont les sociétés liées par cette formalité ? Qui sont les bénéficiaires effectifs à déclarer sur le registre ? Quand et comment les déclarer ? On répond à toutes vos questions et on met à votre disposition un modèle de document relatif au bénéficiaire effectif d’une société.

Qui est concerné par le document relatif au bénéficiaire effectif ?

Quelles sont les sociétés tenues de rédiger un document pour les bénéficiaires effectifs ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs concerne notamment :

• les sociétés commerciales : SAS, SARL ;
• les sociétés civiles ;
• les associations immatriculées au registre du commerce et des sociétés.

Quels sont les bénéficiaires effectifs à déclarer ?

Les bénéficiaires effectifs sont déterminés selon deux approches possibles selon la forme juridique de la société :

• Il s’agit soit des personnes physiques qui possèdent, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote ;
• Il s’agit soit des personnes physiques qui exercent un pouvoir de contrôle sur : les organes de gestion, d’administration ou de direction, l’assemblée générale des actionnaires de la société.

Bon à savoir : si aucune des deux approches ne permet d’identifier de personne physique, le bénéficiaire effectif sera le représentant légal.

En pratique comment les identifier ? Qu'est-ce qu'une détention directe ou indirecte ?

Voici une illustration qui vous aidera à comprendre comment identifier les bénéficiaires effectifs de votre société :

Quand et comment compléter le document relatif au bénéficiaire effectif ?

Quand envoyer le document relatif au bénéficiaire effectif ?

Le document relatif aux bénéficiaires effectifs, également appelé DBE S1, doit être envoyé au greffe du tribunal de commerce au moment de la création de votre société.

Le document doit être déposé au greffe du tribunal en même temps que la demande d’immatriculation ou au plus tard dans un délai de 15 jours à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise au greffe.

Vous pouvez également envoyer le document pour modifier ou compléter les informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société en cas de cession de parts sociales par exemple, dans les 30 jours suivant la modification.

Comment compléter le document relatif au bénéficiaire effectif ?

Un document relatif au bénéficiaire effectif doit être complété, signé et daté par le représentant légal de la société puis être déposé au greffe du Tribunal de commerce du siège social de la société. Vous pouvez également envoyer le document relatif au bénéficiaire effectif en ligne sur le site infogreffe.fr.

Quelles informations transmettre dans le document relatif au bénéficiaire effectif ?

Vous devez transmettre un certain nombre d’informations relatives à la société et aux bénéficiaires effectifs :

• concernant la société : dénomination sociale, forme juridique, numéro d’identification (mention RCS suivie du nom de la ville du greffe où la société est immatriculée) et l’adresse du siège social ;
• concernant les bénéficiaires effectifs : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, fonction exercée dans la société et date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif.

Bon à savoir : l’inscription au registre des bénéficiaires effectifs est payante. En 2021, le dépôt du document lors de la demande d'immatriculation est facturé environ 18 euros. Lors de l’envoi du document dans les 15 jours suivant la demande d’immatriculation, vous serez facturé 48 euros. Enfin, en cas de dépôt du document modificatif ou complémentaire, vous serez facturé 43 euros.

Modèle de document relatif au bénéficiaire effectif 

Avant 2020, pour déclarer les bénéficiaires effectifs de sa société, il fallait annexer un document au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Aujourd'hui, le document officiel pour déclarer les bénéficiaires effectifs est le Cerfa 16062*01.