14 avril 2021

Comment utiliser un modèle de note de frais de restaurant?
Temps de lecture : 4 min

Jeanne Bahu
Diplômée d'un Master 2 de Droit de l'Université de Lille 2. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

Il est fréquent, même habituel, de devoir faire une note de frais, que ce soit par un salarié ou par n’importe quel entrepreneur. Ces notes de frais permettent de se voir rembourser des frais engagés dans l’intérêt de la société. 

Il faut être rigoureux dans la réalisation de la note de frais, car l’Urssaf contrôle souvent et facilement le remboursement de ces notes de frais et l’entreprise est amendable si elles ne sont pas justifiables. 

On vous explique comment réaliser un modèle de note de frais de restaurant complet et détaillé !

Dans quel cas a-t-on besoin d’une note de frais de restaurant et de son justificatif? 

Quels sont les différents types de remboursement?

Au sein d’une entreprise, il existe deux types de remboursement : 

  • le remboursement au réel
  • le remboursement forfaitaire

L’employeur ou l’entrepreneur choisit le remboursement le plus adapté à la situation de son entreprise, ou de ses salariés et de leurs déplacements. Il est également possible de cumuler un remboursement forfaitaire (pour les repas par exemple) et un remboursement au réel (note de frais kilométrique).

Dans le cas d’un remboursement au réel, le salarié ou l’entrepreneur doit conserver des justificatifs pour accompagner ses notes de frais,  ce qui ne sera pas nécessaire dans le cadre d’un remboursement forfaitaire.

Dans le cadre du remboursement forfaitaire, le salarié peut compléter sa dépense avec sa fortune personnelle, si le montant du repas dépasse le plafond fixé par l’Urssaf.

En effet, pour les notes de frais de restaurant, des plafonds à ne pas dépasser permettent de concrétiser la notion de remboursement “forfaitaire”.

  • Lorsque le salarié est contraint de prendre son repas au restaurant, le plafond des frais de repas est de 19.10€.
  • Lorsque le salarié peut se restaurer dans les locaux de son entreprise, il bénéficie de 6.70€.
  • Lorsque le salarié doit se restaurer en dehors de l’entreprise, mais pas au restaurant, il bénéficie de 9.40€. 

Comment utiliser son justificatif de note de frais de restaurant? 

Ainsi, c’est seulement en cas de remboursement au réel que le justificatif est nécessaire. Celui-ci peut être de toutes sortes et dépend de chaque situation, il peut s’agit d’un ticket de caisse, d’un reçu ou encore d’une facture, tant qu’ils laissent apparaître le montant HT et TTC, la date, et d’autres informations capitales en fonction du contexte.  

Par exemple, un entrepreneur peut déjeuner seul, car il est en déplacement, ou emmener un client ou des prospects au restaurant.

Par exemple, une note de frais de restaurant ainsi que son justificatif ne seront pas rédigés de la même façon en fonction du contexte : 

  • Si le salarié/entrepreneur prend son repas seul au restaurant, il devra présenter l’addition accompagnée de la date du jour où il a été au restaurant ainsi que le nom de l’entreprise. 
  • Si le salarié/entrepreneur a invité un client au restaurant, et que l’addition s’élève à moins de 150€, il devra présenter l’addition, la date, le nom de l’entreprise, le nom du client. 
  • Si le montant s’élève cette fois à plus de 150€, il faudra présenter la facture détaillée, le nom des participants, leurs fonctions et le motif de l’invitation (la date et le nom de l’entreprise seront déjà notés sur la facture du restaurant pour la note de frais). 

Plus les frais sont importants, plus la note de frais sera détaillée. 

A noter:  ne pas confondre note de frais et ticket restaurant, ces deux notions sont bien différentes. Grâce à une note de frais, le salarié ou l’entrepreneur avancent une somme d’argent, tandis qu’avec les tickets restaurant, une somme leur est allouée tous les jours.

Le détail de la note de frais permet de faciliter non seulement le travail de comptabilité, mais également d’éviter tout malentendu avec les membres de l’Urssaf. Il est possible de recevoir une amende pour justification insuffisante. En effet, en cas de justification insuffisante et de montant excessif, il est possible d’imaginer que ces remboursements sont des avantages en nature

Il est également nécessaire de respecter les délais de remise de note de frais, sinon elles peuvent être refusées.

D’un point de vue comptable, les notes de frais entrent dans le compte “missions” s’il s’agit d’un repas pris en déplacement, ou dans le compte “réception”, si c’est dans le cadre d’un rendez-vous client. 

Il n’existe pas un modèle de note de frais de restaurant, c’est-à-dire que ce n’est pas un document officiel, chaque entreprise peut établir son propre modèle de note de frais de restaurant. L’important est qu’il y ait les informations principales sur la note de frais, afin que celle-ci soit compréhensible non seulement par les services de comptabilité, mais également par les salariés de l’Urssaf. 

L’entreprise peut mettre à disposition des salariés une note de frais de restaurant vierge, afin que les informations à compléter soient indiquées et que la note soit complète. 

Nous allons vous donner un modèle de note de frais de restaurant, afin que cela puisse vous guider dans la rédaction de votre propre note de frais. 

Modèle de note de frais de restaurant

Il est utile de conserver un modèle de note de frais de restaurant. Si la note est dûment complétée, l’entreprise pourra rembourser le salarié ou l’entrepreneur pour les frais engagés pour l’entreprise, sauf si ceux-ci sont démesurés.

modèle de note de frais

Pour résumer, l’employé ou l’entrepreneur se fait rembourser des sommes investies lors du déjeuner, à l’occasion d’un rendez-vous client ou autre. 

Le chef d’entreprise est également avantagé puisque les frais sont déductibles du chiffre d’affaires.

Le remboursement est exonéré de charges sociales et toute la TVA déductible peut être récupérée. 
Ainsi, plus vous serez apte à détailler votre dépense au restaurant, plus le remboursement des sommes sera facile et rapide. La note de frais est bien sûr extrêmement pratique pour l’entrepreneur ou le salarié, qui bénéficient d’une réelle autonomie vis-à-vis de l’entreprise, mais d’un point de vue comptable, c’est une démarche plus couteuse en temps et en énergie. N’hésitez pas à utiliser notre modèle de note de frais de restaurant pour simplifier les démarches auprès de votre entreprise, et à prendre rendez-vous avec un expert si vous avez des hésitations.

Mise à jour : 14/04/2021

Rédacteur : Jeanne Bahu, diplômée d'un Master 2 de Droit de l'Université de Lille 2. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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