Gestion de la paie, définition et solutions pour votre entreprise

Contrairement à ce que son nom indique, la gestion de la paie englobe bien plus que le paiement du salaire. Les fiches de paie ne représentent que l’objectif final de la gestion de la paie. Pour atteindre cet objectif, de nombreuses tâches administratives sont prévues en amont.

Les enjeux sont importants : une bonne gestion de la paie, permet d’éviter d’éventuels contentieux prud’homaux ou des sanctions de la part de l’URSSAF.

Qu’est-ce que la gestion de la paie ? Et quelles solutions existent pour s’assurer de cette bonne gestion ? Explications.

Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

Puisque la gestion de la paie englobe en réalité de nombreux facteurs, quelles sont les tâches essentielles à la gestion de la paie et des salaires ?

Un travail de collecte, d’analyse et de traitement des informations des salariés est nécessaire pour assurer une bonne gestion des salaires.

Pour calculer les rémunérations, un gestionnaire de paie doit prendre en compte les mouvements des salariés de l'entreprise (nouveaux arrivants, ruptures de contrat, départs à la retraite, etc). Il doit également, faire le calcul des congés payés, des cotisations sociales et fiscales, des heures supplémentaires, des indemnités, etc.

Pourquoi récolter autant d’informations pour la rémunération des salariés ? Tout simplement car la rémunération englobe bien plus que le paiement du salaire. Avantages en nature, congés payés, et primes sont autant d’éléments à prendre en compte dans le calcul de la rémunération.

Cela suppose donc un véritable processus de collecte et de traitement des informations liées aux salariés : à savoir la gestion de la paie.

Quelles sont les solutions de gestion de la paie ?

Toutes les entreprises n’adoptent pas les mêmes stratégies de gestion de paie. Chaque entreprise peut choisir, de traiter la gestion de paie en interne ou de l’externaliser.

La gestion de la paie en interne 

Il est très fréquent dans les grandes entreprises d’avoir des services entiers dédiés à la gestion de paie. En effet, si votre entreprise a une masse salariale importante il peut être judicieux d’internaliser la gestion de la paie.

Cela implique nécessairement un investissement dans :

• le recrutement d’un gestionnaire de paie : salaire supplémentaire à prendre en considération ;
• l’installation d’outils digitaux pour gérer le flux d’information des salariés.

Bon à savoir : les outils de gestion de paie permettent une véritable optimisation du temps, une automatisation des tâches, et une transmission des informations plus fluides avec les autres outils de gestion de l’entreprise (comptabilité par exemple).

L’externalisation de la paie 

Certaines entreprises préfèrent adopter une gestion externalisée de la paie. En effet, toutes les entreprises ne disposent pas de service RH. Pour y remédier, ces entreprises confient la gestion de la paie à des spécialistes afin de se concentrer sur leur activité.

L’externalisation de la paie peut être partielle ou totale. Il est possible de faire appel à des cabinets simplement pour les aspects juridiques et conventionnels et d’internaliser l’établissement des fiches de paie par exemple.

Il appartient donc à chaque entreprise de faire son choix et d’établir sa propre stratégie de gestion de la paie.

Pour aller plus loin sur le sujet vous pouvez consulter notre fiche qui vous explique comment lire une fiche de paie.