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14 mars 2019

Comment faire une déclaration préalable à l’embauche?

Héloïse FOUGERAY
Diplômée d'un Master II en Droit de la Propriété Intellectuelle aux Universités partenaires Paris I Panthéon-Sorbonne et Paris-Saclay. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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Embaucher un salarié

Vous envisagez de recruter un salarié ou vous venez tout juste de signer le contrat de travail de votre futur salarié ? Sachez que recruter un salarié entraîne la réalisation de démarches administratives avant même sa prise de poste. L’employeur a notamment pour obligation de remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui sert à informer l’administration du fait qu’il emploie un ou plusieurs salariés.

En quoi consiste la DPAE ? Quelles mentions doivent obligatoirement figurer sur la DPAE ? Quelle est la procédure à suivre et auprès de quel organisme ? Explications.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

Faut-il faire une DPAE ou DUE (déclaration unique d’embauche) lorsqu’on recrute un salarié ? La DPAE ayant remplacé la DUE depuis 2011, c’est donc la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui doit être réalisée. La DPAE est obligatoire pour tout employeur, quelle que soit la durée du contrat, dès lors qu’il embauche un salarié rattaché au régime général de la Sécurité sociale en ayant recours à un CDD ou à un CDI.

La déclaration DPAE permet de remplir plusieurs obligations déclaratives en une seule fois :

  • Déclaration d’une première embauche dans un établissement ;
  • Demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale (à la CPAM) ;
  • Demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage en cas d’embauche d’un premier salarié ;
  • Demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
  • Demande d’examen médical d’embauche du salarié en vue de la visite médicale obligatoire ;
  • Liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Bon à savoir : les stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas besoin d’effectuer une DPAE stagiaire. La réglementation des conventions de stage implique simplement de mentionner les stagiaires dans le registre unique du personnel.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une DPAE?

Faire une DPAE implique de remplir un formulaire DPAE comprenant des mentions obligatoires :

  • Informations relatives à l’employeur : raison sociale ou nom de l’employeur, code APE, adresse de l’établissement, numéro SIRET, numéro du service de santé au travail dont l’employeur relève s’il est affilié au régime général de la Sécurité sociale, numéro de téléphone.

  • Informations relatives au salarié : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale.

  • Informations relatives au contrat : nature du contrat (CDD, CDI, contrat de travail temporaire), date et heure d'embauche, durée de la période d’essai du CDI ou de la période d’essai du CDD, service de santé au travail.

Comment faire une DPAE?

La déclaration préalable à l'embauche doit être réalisée auprès de l'URSSAF. Dans quel délai la DPAE doit être effectuée ? La DPAE doit être faite après la signature du contrat de travail et avant la date de prise de fonction du salarié. Il est impératif que l’employeur la transmette à l’URSSAF dans les 8 jours précédant la date d'embauche.

En principe, la DPAE s’effectue en ligne. C’est d’ailleurs une obligation à laquelle est tenue tout employeur qui a réalisé plus de 50 déclarations d’embauche l’année précédente, sous peine de sanction.

La DPAE en ligne peut alors être effectuée sur le site net-entreprises.fr via :

  • Un formulaire à remplir en ligne ;
  • Un dépôt de fichier issu de votre logiciel de paie ou SIRH.

Les employeurs qui ne sont pas obligés de remplir le formulaire de déclaration préalable peuvent faire une DPAE papier grâce à l’imprimé de déclaration préalable suivant : le formulaire Cerfa 14738*01. Ce formulaire peut être obtenu auprès de l’URSSAF ou sur le site du ministère du Travail. L’employeur doit ensuite adresser ce formulaire signé à l’URSSAF par télécopie ou par lettre recommandée avec accusé de réception. En retour, l’organisme destinataire adresse à l’employeur un accusé de réception de la déclaration. 

L’employeur est alors tenu de transmettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF.

En cas de DPAE tardive ou de non-déclaration, l’employeur s’expose à une pénalité financière pour “travail dissimulé”.

La DPAE n'est pas la seule déclaration employeur obligatoire, on retrouve également, par exemple, la DSN (déclaration sociale nominative). 

Mise à jour : 14/03/2019

Rédacteur : Héloïse Fougeray, diplômée d'un Master II en Droit de la Propriété Intellectuelle aux Universités partenaires Paris I Panthéon-Sorbonne et Paris-Saclay. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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