La nouvelle réglementation du contrat de stage

La nouvelle réglementation du contrat de stage mise en place par le gouvernement a pour objectif de mieux les encadrer et d'améliorer le statut des stagiaires. Le nombre de stages en milieu professionnel a quasiment triplé depuis 2006, passant de 600.000 à 1,6 million par an. Souvent indispensables pour concrétiser les connaissances et améliorer l’employabilité des futurs diplômés, ils permettent aux entreprises de bénéficier de compétences nouvelles pour des missions spécifiques et de se constituer un vivier de recrutements potentiels.

A l’origine de cette réforme des stages en entreprise, et de façon plus large en milieu professionnel, la loi du 26 juin 2014 dont l’objectif est de favoriser le développement des stages de qualités tout en évitant qu’ils se substituent à des emplois.

Par peur de la précarisation de l’emploi et de l’usage abusif des stagiaires, cette loi impose de nouvelles obligations aux entreprises. Elle nécessite pour son application plusieurs décrets dont tous n’ont pas encore été pris. Cela contribue au flou qui encadre actuellement le statut applicable aux stagiaires.

Il est apparu que les modalités de recrutement sont complexes et qu’il n’est pas toujours facile de se mettre à jour. Pour tenter d’améliorer la visibilité de votre entreprise et de rédiger un contrat de stage modèle, voici une liste des questions auxquelles nous avons été confrontés suite à la réforme des stages.

Mini-sommaire:

1- Pour quels types de missions puis-je avoir recours à un stagiaire?

2- Combien de stagiaires est il possible d’employer? 

3- Combien coûte un stagiaire?

4- Quelle est la durée maximale d’un stage?

5- Puis je remplacer mon ancien stagiaire dès la fin de son stage? 

6- Quels sont les nouveaux droits de mon stagiaire?

7- Quel est le risque en cas de non respect de ces obligations? 

         stagiaire

Pour quels types de missions puis-je avoir recours à un stagiaire?

Le recours au stagiaire n’est pas autorisé pour tous les cas de figure. Il est plutôt difficile de déterminer dans quelles hypothèses on y a le droit car la réforme des stages vise quatre cas pour lesquels le recours au contrat de stage est prohibé. En revanche, elle ne donne pas les situations dans lesquelles le recours à un contrat de stage est admis.

Employer un stagiaire est proscrit quand il a pour mission d’exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, de faire face à un accroissement temporaire de votre activité, d’exercer un emploi saisonnier ou de remplacer un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu. Pour ces tâches, il convient de rédiger un CDD et d’embaucher un salarié en contrat à durée déterminée.

Ni régulière, ni exceptionnelle, la mission du stagiaire semble difficile à cerner. En réalité, il s’agit de respecter un certain équilibre. Votre stagiaire doit venir en complément d’une activité déjà exercée par un de vos salariés. Il doit l’assister, l’aider sans pour autant occuper un poste pour lequel vous pourriez créer un emploi à temps plein. Gardez à l’esprit que le stagiaire a besoin d’être formé.

Pour cette raison, la loi a instauré une nouvelle obligation. Vous devez désormais désigner un tuteur de stage dans le contrat de stage qui sera chargé de l’accueil et de l’accompagnement de votre stagiaire.

Il doit également veiller à ce qu’il acquiert une expérience professionnelle en adéquation avec sa formation. Par exemple, un stagiaire peut assister la directrice commerciale d’une entreprise en répondant aux clients, en rédigeant des fiches techniques et en proposant des améliorations.

Combien de stagiaires est il possible d’employer?

Depuis la réforme des stages, il existe un seuil maximal de stagiaire qu’il n’est plus possible de dépasser. Ce seuil a été fixé par le decret du 26 octobre 2016.

Désormais, les sociétés de moins de 20 salariés peuvent recourir à 3 stagiaires maximum en même temps.

Les sociétés d'au moins 20 salariés ne peuvent pas accueillir un nombre de stagiaire superieur à 15% de l'effectif (20% pour les stages obligatoires en milieu professionnel) sur une semaine civile. 

Enfin, un tuteur ne peut pas avoir plus de 3 stagiaires sous sa supervision (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel) pour une même période.

Combien coûte un stagiaire?

Afin d’améliorer le statut des stagiaires, la réforme des stages revalorise la gratification qui leur est accordée. Elle réduit également le délai à l’issu duquel un contrat de stage est rémunéré. Elle est désormais due pour tous les stages supérieurs à 2 mois. Par conséquent, un contrat de stage non rémunéré n'est possible que pour des stages dont la durée est inférieure ou égale à 2 mois.

La revalorisation de la gratification se fait progressivement:

  • du 1er janvier au 31 août 2015 elle correspond à 13,75% du plafond horaire de la sécurité sociale soit 508,2€ par mois (22 jours)  pour un stage à temps plein de 35 heures. La gratification horaire est de 3,30€.
  • à partir du 1er septembre 2015, elle correspondra à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale soit 554,4€ par mois (22 jours) pour un stage à temps plein de 35 heures. La gratification horaire sera de 3,60€.

Elle est exonérée de cotisations et contributions patronales et salariales de sécurité sociale. Vous n’aurez pas à vous acquitter de ces charges si vous versez à votre stagiaire la gratification minimale horaire. A contrario, si vous lui versez une somme plus importante pour la rémunération du stage, vous aurez à payer les charges mais uniquement pour la somme supérieure à la gratification légale. Pour calculer ce que vous devez à votre stagiaire, comptez le nombre de jour de travail qu'il a effectué dans le mois et le nombre d'heures travaillées par jour (maximum 7h par jour). Puis, multipliez ces nombres par la gratification horaire.

Exemple : 22 jours x 7 heures x 3,30 = 508,2 €

       trombone

Quelle est la durée maximale d’un stage?

La durée maximale des stages est de 6 mois. Ces 6 mois sont appréciés en tenant compte de la présence réelle du stagiaire dans l’entreprise. La méthode pour calculer la durée de présence du stagiaire est la suivante: chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour et chaque période au moins égale à vingt-deux jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Par exemple, pour un stagiaire qui travaille tous les jours mais ne fait que 21 heures par semaine. Pour une semaine, il est considéré avoir travaillé 3 jours. Au bout de 7 semaines, il cumule 21 jours de présence soit, légalement, moins d'un mois de stage. Cela permet de garder assez longtemps un stagiaire pour qu'il acquiert une autonomie significative et devienne performant. Cette astuce peut permettre de pallier en partie la réduction du nombre de stagiaire.

Puis je remplacer mon ancien stagiaire dès la fin de son stage?

Cela n’est désormais plus possible. Vous devez dès à présent attendre l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. A titre d’exemple, après un stage de 6 mois, il vous faut attendre 2 mois pour pouvoir conclure un nouveau contrat de stage.

Ce délai ne s’applique que lorsque le nouveau stagiaire est recruté pour un poste identique à celui de l’ancien. Ainsi, vous pouvez directement recourir à un nouveau stagiaire s’il n’occupe pas les même fonctions que celui qui vient de partir. C'est à vous de définir ses fonctions dans le contrat de stage.  Dans le cas où le stage est interrompu avant son terme par le stagiaire, vous n’avez pas besoin de respecter ce délai.

Quels sont les nouveaux droits de mon stagiaire?

La réforme des stages a instauré de nombreux droits. Son temps de présence est encadré. Il ne doit pas être supérieur à celui des salariés de l’entreprise, c’est à dire 35 ou 39 heures par semaine. Vous êtes obligé de procéder à un décompte de ses heures de présence. De la même façon, il bénéficie des jours fériés accordés à vos salariés. Vous devez lui fournir des tickets restaurants si vos salariés y ont le droit. Vous avez aussi à prendre en charge une partie de ses frais de transports. Vous devez prévoir dans sa convention de stage des autorisations d’absence et de congés. 
En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, les stagiaires effectuant un stage de plus de deux mois profitent des mêmes droits que vos salariés.

Quel est le risque en cas de non respect de ces obligations?

Les sanctions ne sont pas les mêmes selon la règle que vous avez enfreint:

Si vous ne respectez pas les missions pour lesquelles vous pouvez avoir recours à un stagiaire, par exemple si vous lui confiez une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent sans le former, le stage peut être requalifié en contrat de travail. Vous devrez alors lui verser un rappel de salaire et vous ne pourrez pas rompre la convention de stage à l’issu de la durée pour laquelle vous l’avez conclu mais vous devrez respecter la procédure de licenciement. Cela peut coûter très cher.

Si vous ne respectez pas le nombre maximal de stagiaire, les durées maximales hebdomadaires de présence ou l’attribution d’un tuteur au stagiaire, la sanction est différente. Vous vous exposez en premier lieu à une amende de l’inspection du travail. Cette amende est au maximum de 2.000€ pour chaque stagiaire concerné par le manquement. Si vous commettez le même manquement dans l’année suivant votre amende, l’amende peut alors atteindre 4.000€. Souvent, les causes de l’amende sont des critères ordinairement pris en compte par les juges pour requalifier le stage en contrat de travail.

 

Afin d'employer un stagiaire, assurez vous que vous respectez les obligations vues. Par ailleurs, n'oubliez pas de lui demander s'il peut se procurer une convention de stage. En effet, un contrat de stage non conventionné n'est pas envisageable. Si vous ne comptez recourir à un stagiaire que quelques jours par semaine, vous pouvez opter pour le contrat de stage alterné.

 

Date de mise à jour: 11/04/2016

Rédacteur: Clara Ripault, diplômée de l’université Paris II Panthéon-Assas, élève avocate (HEDAC). Clara est spécialisée dans les problématiques liées à la propriété intellectuelle et la création d’entreprise. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.