06 mars 2020

Le remboursement des frais kilométriques en association
Temps de lecture : 4 min

Meriadeg Mallard
Diplomé de Master en Droit des Affaires de l'Université Paris Nanterre. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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Vous souhaitez créer votre association? Vous êtes bénévole ou salarié d’une association? Vous devez probablement savoir que lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour l’association, vous pouvez obtenir de cette association le remboursement de vos frais kilométriques

Vous vous demandez comment obtenir une indemnité kilométrique en association? Quel est le barème kilométrique en association? Legalstart vous répond.

frais kilométriques association

Qu’est-ce que les frais kilométriques en association? 

Il est rare qu’une association dispose de véhicules de fonction en raison du coût que cela représente. Il est donc fréquent que les salariés ou les bénévoles de l’association utilisent leurs véhicules personnels pour se rendre sur le lieu des activités de l’association

Cependant, ces déplacements ont un coût. On peut citer le prix du carburant, l’usure du véhicule, le coût de son entretien ou encore la prime d’assurance. L’ensemble de ces dépenses représentent ce que l’on appelle des “frais kilométriques” car elles sont évaluées sur la base du nombre de kilomètres parcourus

Ce sont des dépenses qui sont engagées à titre personnel pour l’association. Elles donnent donc droit à un remboursement

Qui est concerné par le remboursement des frais kilométriques en association? 

Sont concernés par le remboursement des frais kilométriques en association, les salariés ou bénévoles d’une association qui ont utilisé leur véhicule personnel dans le cadre de l’activité de l’association

Il faut donc que le bénévole ou le salarié ait engagé des frais de déplacement, sur ses fonds propres, pour le compte de l’association

Quels sont les différents modes de remboursement des frais kilométriques des bénévoles d’une association?    

Il existe différents modes de remboursement des frais kilométriques pour les salariés et les bénévoles d’une association. 

En effet, il en existe trois: 

  • Le remboursement sur la base des frais réellement engagés;
  • Le remboursement en indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal des frais kilométriques
  • Le remboursement grâce à la réduction d’impôts pour dons (uniquement pour les bénévoles). 

1- Le remboursement sur la base des frais réellement engagés

Cela correspond notamment aux frais d’essence et de péage que vous avez payé lors de vos déplacements pour le compte de l’association. Ce sont ce que l’on appelle des frais réels

Pour obtenir le remboursement de ces frais réels, vous devez simplement présenter une note de frais à votre association. Sachez que vous pouvez les rédiger sur la base d’un modèle de note de frais pour association loi 1901

Cependant, ce mode de remboursement a un inconvénient puisqu’il ne prend pas en considération l’ensemble des frais kilométriques: les frais réels liés à l’usure de votre véhicule ainsi que les frais de réparation et d’entretien ne sont pas pris en compte.

2- Le remboursement sur la base du barème fiscal des frais kilométriques

Vous pouvez obtenir le remboursement de vos frais kilométriques sur la base du barème fiscal des frais kilométriques.

Ce mode de remboursement prend en compte l’ensemble des coûts liés à l’utilisation de votre véhicule personnel. Sont donc pris en compte les frais d’essence, de péage, de pneus, d’entretien ou encore de réparation.

Ce barème est élaboré selon la puissance fiscale de votre véhicule (évalué en chevaux “CV”) et la distance annuelle parcourue (vous trouverez les barèmes à la fin de la fiche pratique).

De plus, ce barème est revalorisé tous les ans. Par conséquent, il convient d’être vigilant car le barème des frais kilométriques de 2019 pour les associations n’est pas le même que le barème de 2020.

3- Le remboursement grâce à la réduction d’impôt (uniquement pour les bénévoles)

Lorsque vous êtes bénévole pour une association et que vous avez engagé des frais kilométriques pour celle-ci, vous pouvez faire le choix de renoncer aux deux modes de remboursement évoqués ci-dessus. Ce renoncement doit être fait par écrit

Dans ce cas vous avez droit à une réduction d'impôt. En effet, vos frais kilométriques non remboursés sont considérés comme un don à l’association. Dans cette hypothèse, l’association doit vous fournir une attestation de don sur la base du Cerfa n° 11580*04. 

A noter: pour avoir droit à une réduction d’impôts, il faut que l’association en question soit reconnue comme une association d’intérêt général ou une association d’utilité publique

Le montant de ce don de frais kilométrique est évalué selon un barème kilométrique spécifique. Il correspond à 0,311 euro/km parcouru pour une voiture et à 0,121 euro/km parcouru pour un deux-roues motorisé. 

Votre réduction d’impôt varie ensuite selon la nature de l’association

  • Elle est de 66% du montant des frais kilométriques pour les associations reconnues d’utilité publique;
  • Elle est de 75% du montant des frais kilométriques jusqu’à 536 euros et de 66% au-delà, pour les organismes d’aides aux personnes en difficulté fournissant des repas, des soins ou un hébergement. 

Exemple: vous avez parcouru 600 km avec votre voiture personnelle, pour votre association d’utilité publique, et vous avez renoncé par écrit au remboursement de vos frais. Vos frais kilométriques s'élèvent donc à 186,60 euros (600 x 0,311) et vous avez droit à une réduction d’impôt de 123,156 euros (66% de 186,60).

Quel est le barème des frais kilométriques pour une association en 2020? 

Ce barème est applicable aussi bien aux salariés qu’aux bénévoles d’une association, lorsqu’ils ont engagé des frais kilométriques avec leur véhicule personnel pour celle-ci. 

Il faut également avoir choisi d’être remboursé en indemnités kilométriques sur la base du barème des frais kilométriques.

Comme expliqué ci-dessus, le barème fiscal des frais kilométriques est élaboré selon la puissance fiscal de votre véhicule évalué en “CV” et la distance annuelle parcourue.

Il existe différents barèmes permettant aux associations d’établir les frais kilométriques des bénévoles pour 2020. Ils diffèrent selon la nature du véhicule utilisé. 

A noter:d” est la distance parcourue

Voici le barème des frais kilométriques d’association 2020 applicable aux automobiles

Puissance administrative

Jusqu'à 5 000 km

De 5 001 à 20 000 km

Au-delà de 20 000 km

3 CV et moins

d × 0,451 €

(d × 0,270) + 906 €

d × 0,315 €

4 CV

d × 0,518 €

(d × 0,291) + 1 136 €

d × 0,349 €

5 CV

d × 0,543 €

(d × 0,305) + 1 188 €

d × 0,364 €

6 CV

d × 0,568 €

(d × 0,32) + 1 244 €

d × 0,382 €

7 CV et plus

d × 0,595 €

(d × 0,337) + 1 288 €

d × 0,401 €

Voici le barème des frais kilométriques d’association 2020 applicable aux deux-roues dont la puissance est inférieure ou égale à 50 cm3

Vélomoteur et scooter

Jusqu'à 2 000 km

De 2 001 à 5 000 km

Au-delà de 5 000 km

< 50 cm³

d × 0,269 €

(d x 0,063 €) + 412 €

d × 0,146 €

Voici le barème des frais kilométriques d’association 2020 applicable aux motos

Motos

Jusqu'à 3 000 km

De 3 001 à 6 000 km

Au-delà de 6 000 km

1 ou 2 CV

d × 0,338 €

(d x 0,084 €) + 760 €

d × 0,211 €

3, 4 ou 5 CV

d × 0,4 €

(d x 0,070 €) + 989 €

d × 0,235 €

Plus de 5 CV

d × 0,518 €

(d x 0,067 €) + 1 351 €

d × 0,292 €

Exemple: vous effectuez 10.000 km pendant l’année, avec votre automobile de 5 CV, pour votre association. Votre association doit donc vous rembourser 4.238 euros de frais kilométriques (10 000 x 0,305 + 1188).

Il vous faudra bien évidemment fournir tous les justificatifs des frais que vous souhaitez vous faire rembourser par votre association. À ce titre, prenez le temps de consulter notre fiche sur les notes de frais kilométriques

Mise à jour : 06/03/2020
Rédacteur : Meriadeg Mallard, diplômé d’un Master en Droit des Affaires de l'Université Paris Nanterre. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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