Se lancer dans l’événementiel : comment créer votre entreprise ?

Se lancer dans l'événementiel, que ce soit sous le statut d'auto-entrepreneur évènementiel ou en créant une société, est un projet partagé par de nombreuses personnes dynamiques ayant à cœur d'organiser des événements susceptibles de satisfaire un grand nombre de personnes. Legalstart fait le point sur les éléments à connaître avant de vous lancer en tant qu’indépendant.

Qui peut se lancer dans l’événementiel ?

Que vous désiriez vous lancer dans l’événementiel d’entreprise ou de particulier, il est important d’avoir un bon sens de l’organisation, et d’être rigoureux et créatif pour mener à bien vos missions. Il est possible de vous former dans le secteur de la communication événementielle avant de vous lancer en solo.

Les qualités pour se lancer dans l’événementiel

Avant même de vous demander comment créer une entreprise, vérifiez bien que votre personnalité est en adéquation avec l’activité d’entrepreneur événementiel :

• Vous savez vous investir personnellement. Il s’agit d’une profession exigeante, avec des horaires de travail atypiques. Les événements peuvent, en effet, avoir lieu en fin de journée, en soirée ou le week-end.
• Vous êtes créatif. Une bonne capacité d’adaptation et une forte inventivité sont nécessaires pour répondre aux différents projets qui vous sont soumis. Une veille régulière des dernières tendances dans votre secteur est, à ce titre, importante pour vous adapter aux évolutions de votre marché.
• Vous êtes rigoureux. L’organisation et la rigueur sont indispensables pour atteindre l’objectif visé dans les délais impartis et réussir l’événement.
• Vous savez résister au stress. Des aléas peuvent survenir, malgré un planning défini à l’avance et une organisation cadrée. Une bonne gestion des émotions est importante pour trouver rapidement des solutions adéquates, tout en gérant le stress du client.
• Vous êtes débrouillard. En plus de la gestion de l’événement, vous pouvez être amené à prendre en charge des tâches variées, comme aller chercher des provisions manquantes ou remplacer un prestataire absent.
• Vous avez un bon sens relationnel. Le contact humain est l’un des grands piliers de votre activité. Une bonne écoute est nécessaire pour comprendre les besoins de votre client, et répondre avec précision à ses envies. Par ailleurs, vous allez être amené à nouer des relations avec des partenaires issus de secteurs variés, comme le marketing, le monde de la cuisine ou encore de l’hôtellerie.

La formation pour se lancer dans l’événementiel

L’organisation événementielle n’est pas un secteur réglementé. Il n’y a donc pas de diplôme imposé. Toutefois, il est nécessaire de se former dans le secteur qui vous intéresse, afin de disposer de solides compétences pour exercer votre profession. 

Plusieurs cursus universitaires vous forment au secteur de l’événementiel :

• le BTS en événementiel, communication ou marketing ;
• le DUT en évènementiel, marketing ou communication ;
• la licence professionnelle, spécialisée en communication événementielle ;
• le master en communication des organisations, ou en communication et management événementiel.

Quelle spécialité pour se lancer dans l’événementiel ?

Les professionnels de l'événementiel peuvent exercer leur activité dans des secteurs variés. Vous avez la possibilité de travailler avec des clients particuliers ou professionnels. 

Si vous préférez collaborer avec des particuliers, vous pouvez prendre en charge l’organisation d’occasions spécifiques, comme :

• les mariages et les enterrements de vie de jeune fille/homme ;
• les naissances et les “baby shower” (qui célèbrent une grossesse et une naissance à venir) ;
• les anniversaires ;
• les baptêmes ;
• les réunions familiales ou amicales. 

Du côté des événements professionnels, il est possible de vous occuper de l’organisation :

• de rencontres entre professionnels, comme des salons ou des conférences ;
• des team buildings (des événements ludiques, sportifs ou encore culturels, qui ont pour objectif de renforcer la cohésion au sein d’une équipe) ;
• des événements d’entreprise divers (départ à la retraite, sortie d’un nouveau produit, anniversaire d’une société, etc.) ;
• d'événements publics, comme des fêtes locales, des conférences ou des débats politiques.

Quel statut juridique pour se lancer dans l’événementiel ?

Le choix de votre statut juridique est primordial, car il influence ensuite l’organisation de votre entreprise et vos obligations fiscales et sociales. Vous avez la possibilité d’ouvrir :

• une entreprise individuelle ;
• une EURL ;
• une SASU ;
• une SARL ;
• une SAS.

L’entreprise individuelle

L’entreprise individuelle (EI) est un statut juridique plébiscité pour sa simplicité de création et de gestion. Il permet de tester une activité avant de créer une société, ou bien d’exercer sa profession en tant qu’indépendant freelance. 

Les obligations de l’entrepreneur sont allégées au regard de celles des sociétés. L’entrepreneur est soumis à l’impôt sur le revenu (IR), mais il peut opter pour l’imposition sur les sociétés (IS) s’il est au régime classique. Vous serez alors assimilé à une EURL. 

Ce statut juridique offre la possibilité d’opter pour le régime fiscal de la micro-entreprise. Les obligations de l’entrepreneur sont alors encore allégées. Il est tenu de déclarer ses revenus mensuellement ou trimestriellement, de tenir ses registres obligatoires, de facturer ses clients et d’ouvrir un compte bancaire au-delà de 10.000 euros de chiffre d’affaires (CA) annuel. Notez toutefois que ce régime avantageux est soumis à des seuils. Il est de 77.700 euros pour les prestations de services et 188.700 euros pour les prestations commerciales. 

En revanche, ce statut ne vous permet pas de vous associer afin de faire entrer des fonds supplémentaires. Par ailleurs, il s’avère plus difficile de demander un prêt bancaire qu’en société.

EURL

L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) constitue la version unipersonnelle de la SARL. C’est un statut qui permet d'ouvrir votre agence événementielle tout en restant unique associé. Il s’agit d’un statut juridique plutôt rigide en matière de création des statuts. 

La responsabilité de l’associé unique est limitée au montant de ses apports. D’ailleurs, le capital social est fixé librement. 

L’entreprise est dirigée par un gérant, qui est obligatoirement une personne physique. Dans les faits, il s’agit bien souvent également l'associé unique. Le dirigeant est considéré comme un travailleur non salarié (TNS). Il est dépendant de la Sécurité sociale des indépendants. Ses charges et ses cotisations sont faibles, ce qui fait que sa protection sociale est moins importante que celle d’une SASU. 

L’entreprise est soumise automatiquement à l’impôt sur le revenu. Il demeure néanmoins possible d’opter pour l’impôt sur les sociétés. Notez que le paiement des dividendes est soumis au paiement de cotisations sociales si le montant excède 10 % du CA.

SASU

La SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) est une version de la SAS avec un associé unique. Il s’agit d’un statut particulièrement apprécié dans le secteur de l’événementiel, grâce à sa flexibilité. L’entrepreneur est libre de choisir les modalités d’organisation et de fonctionnement de son entreprise. 

La responsabilité de l’associé unique est limitée au montant de son apport. Ce dernier est d’ailleurs libre de choisir le montant de son capital social. 

L’entreprise est dirigée par un président, qui est souvent aussi l’associé unique. Le dirigeant bénéficie du statut d’assimilé-salarié, qui lui offre une plus grande protection sociale que celui des TNS. 

La SASU relève de l’impôt sur les sociétés, tandis que le dirigeant dépend de l’impôt sur le revenu. L’entreprise peut, cependant, opter pour une imposition à l’IR. De plus, le versement des dividendes n’est pas soumis au paiement de cotisations. 

En revanche, il faut souligner que les modalités de création d’une SASU sont complexes. En effet, de par sa flexibilité, il demeure délicat de rédiger ses statuts. Il est donc conseillé de se rapprocher d’un professionnel pour les constituer. Par ailleurs, il convient de noter que la protection sociale du dirigeant a un coût plus élevé qu’en EURL.

SARL

La SARL est une société composée de 2 à 100 associés. Elle permet à l’entrepreneur dans l’événementiel de constituer une société avec d’autres personnes. 

Les modalités de création et de gestion d’entreprise sont similaires à celle de l’EURL. Il convient toutefois de relever quelques différences :

• la prise de décision des associés nécessite une convocation en assemblée générale ;
• il est possible de nommer plusieurs gérants ;
• la cession de parts sociales est soumise à un agrément.

SAS

La SAS est plébiscitée par les acteurs de l'événementiel qui désirent monter une boite d’événementiel avec plusieurs associés. Ses modalités de fonctionnement demeurent proches de celles de la SASU, puisqu’il s’agit du même statut juridique. 

Seules quelques distinctions sont à relever :

• l’entreprise peut inclure entre 2 et 100 associés ;
• les décisions doivent être prises en assemblée générale :
• il est possible de mettre en place un pacte d’actionnaires.

Quelles étapes suivre pour se lancer dans l’événementiel ?

Si vous envisagez de vous lancer dans l’organisation d’événements, sachez que l’ouverture d’une entreprise passe par les étapes suivantes :

• la réalisation d’une étude de marché ;
• l’établissement d’un business plan ;
• le choix d’un nom ;
• l’immatriculation de l’entreprise ;
• la souscription à des assurances ;
• la constitution d’un réseau ;
• l’obtention de certaines autorisations, le cas échéant ;
• la création d’un site Internet.

Faites une étude de marché

Le secteur de l’événementiel est un secteur très concurrentiel. Il est donc primordial de réaliser une étude de marché complète afin d'élaborer votre stratégie commerciale et de rédiger un business plan avant de monter votre entreprise. Cela vous permettra de mettre en évidence des données essentielles à la concrétisation de votre projet (budget marketing, communication et tout simplement vos besoins pour démarrer sans risque). 

Au cours de cette étude, vous allez vous intéresser à la fois à :

• votre offre (votre positionnement, vos prestations, etc.) ;
• votre cible (son profil, ses goûts, les concepts qu’elle préfère, son budget moyen, etc.) ;
• votre environnement (vos concurrents, les tendances de votre marché, la réglementation qui s’applique à votre secteur, etc.) ;
• votre stratégie commerciale (comment vous allez vous vendre, votre approche marketing, etc.). 

Grâce aux données récoltées, vous allez pouvoir ensuite commencer à bâtir votre prévisionnel financier. Il vous aide à identifier la somme dont vous avez besoin pour vous lancer, et à vous projeter dans vos finances sur une durée de trois ans. Grâce à ces tableaux, vous pourrez voir si votre projet est viable, ou s’il nécessite des ajustements pour sécuriser votre lancement. 

Ce prévisionnel comprend les éléments suivants :

• votre bilan prévisionnel ;
• votre plan de financement sur trois ans ;
• votre compte de résultat sur trois ans ;
• votre budget de trésorerie un an.

Élaborez un business plan

Le business plan est un document qui vous sert à démarcher de potentiels investisseurs, comme des banques ou de futurs associés. Il fait état de votre projet, de ses besoins en matière de financement et des retours financiers possibles. Ce document doit donc être fiable et rassurant à la fois. 

Le business plan se compose des documents suivants :

• une présentation de votre entreprise d’événementiel ;
• vos services ;
• une synthèse de votre étude de marché ;
• votre stratégie commerciale ;
• une synthèse de votre prévisionnel financier.

Choisissez un nom qui fait envie

Dans un secteur aussi concurrentiel que les agences d’événement, il est recommandé de créer un nom commercial. Il vous permettra de vous distinguer sur votre marché. 

Il s'agit du nom sous lequel l’entreprise sera connue du public. Si vous constituez une société, il peut être le même que la dénomination sociale ou être totalement différent. Vous pourrez ainsi le faire figurer sur tous vos documents officiels en plus des autres mentions obligatoires (dénomination sociale, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, etc.).

La protection du nom est effective dès lors que vous utilisez ce nom commercial auprès du public (dans vos documents, par exemple). N’oubliez pas de le renseigner sur votre formulaire Cerfa lorsque vous décidez de vous lancer, la protection n’en sera que renforcée. Vous pouvez aussi décider de réaliser les étapes du dépôt de marque. 

Si vous vous questionnez sur le choix de votre nom, pensez à votre cible. Nom commercial inventif, féérique ou glamour : la seule limite, c’est votre imagination !

Immatriculez votre entreprise

Les modalités de création de votre entreprise diffèrent si vous envisagez de créer une entreprise individuelle ou une société.

Déclarer une entreprise individuelle

Les modalités de création sont simples. Il vous suffit simplement de vous rendre sur le site du Guichet unique des formalités des entreprises. Vous devrez alors remplir un formulaire de déclaration, et joindre les documents associés. 

Les formalités de création sont gratuites. Vous recevrez ensuite sous 8 à 15 jours votre numéro SIREN, SIRET et RCS.

Déclarer une société

Avant de procéder à l’immatriculation de votre entreprise, il est nécessaire de :

• rédiger vos statuts ;
• déposer votre capital social ;
• nommer le dirigeant de votre entreprise (vous ou bien un gérant ou un président) ;
• publier un avis de création dans un support d’annonces légales. 

Vous pourrez ensuite procéder aux formalités de création sur le site du Guichet unique. Le coût d’immatriculation de votre société diffère selon votre statut juridique.

Souscrire les assurances nécessaires

Le choix de vos assurances va dépendre de votre secteur d’activité et de l’organisation de votre entreprise. Quel que soit votre domaine d’exercice, une assurance civile professionnelle (RC pro) est vivement conseillée pour couvrir tout risque survenant au cours de votre prestation. 

Ensuite, il est possible de souscrire l’une des garanties suivantes, selon votre activité :

• une assurance auto, si vous utilisez une voiture ou un camion professionnel ;
• une assurance multirisque, si vous avez un local professionnel ;
• une garantie annulation et dommages ;
• une assurance responsabilité après livraison ;
• une garantie individuelle accident.

Créez un réseau de relations avec les fournisseurs

Il est fortement conseillé de constituer un réseau avec les fournisseurs et prestataires de la région. Vous serez, en effet, amené à trouver et réserver un lieu, décorer les lieux, nourrir les convives ou encore faire appel à des photographes.

Une solution pour créer votre réseau ou le développer est d'installer votre jeune entreprise dans un espace de coworking : échanges d'idées et d'adresses entre les entrepreneurs sont fréquents dans ces endroits ! Par ailleurs, n’hésitez pas à négocier les prix pour les événements importants ou récurrents. Votre force de persuasion sera à l’épreuve.

Obtenez une autorisation administrative

La notion d’événement implique par essence la présence d’une masse importante d’individus en un même lieu. Cette concentration présente des risques potentiels : panique en cas d’incendie, de difficultés de circulation pour les accès ou pour le stationnement. 

La très grande majorité des événements organisés en France sont donc soumis à une déclaration préalable, au minimum en Mairie, voire en Préfecture, afin d’obtenir une autorisation administrative, sous la forme d’arrêtés municipaux ou bien préfectoraux selon les cas. Le cas échéant, vous devrez aussi procéder à des déclarations auprès de la CNIL (afin de gérer les coordonnées des visiteurs) et de la SACEM (pour avoir le droit de diffuser de la musique).

Investissez dans la création d’un site web de qualité

La création d'un site internet est un passage obligé pour avoir accès à un nombre de clients plus important. Votre site, avec son graphisme et le logo de votre agence, vous aidera à avoir une image valorisante auprès des clients et des fournisseurs. 

N'oubliez pas que votre site internet est le reflet de ce que vous souhaitez offrir à vos clients. Vous pouvez pour cela faire appel aux services d'un graphiste indépendant ou passer par des agences spécialisées en création de sites web.

Quel budget pour se lancer dans l’événementiel ?

Le budget à prévoir pour lancer votre activité dépend de votre secteur d’exercice et de la nature des prestations fournies. Votre budget prévisionnel va vous aider à identifier les fonds nécessaires pour monter votre projet. Le budget initial peut être compris entre quelques centaines d’euros, pour payer votre matériel informatique par exemple, et jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euros si vous ouvrez une agence.

FAQ

Quels tarifs pour un auto-entrepreneur dans l’événementiel ?

Si vous vous demandez quel est le tarif d’un auto-entrepreneur d’événements, sachez que vous demeurez libre de fixer le montant de vos prestations. Vous pouvez pratiquer un tarif à l’heure, compris généralement entre 20 et 80 euros, ou bien un tarif au forfait. Il est alors courant d’appliquer 10 à 15 % du budget total de l’événement.

Comment devenir auto-entrepreneur dans l'événementiel ?

Il est recommandé de mener, en premier lieu, une étude de marché et un business plan, pour vous assurer que votre projet est viable. Ensuite, vous devez déclarer votre activité sur le site du Guichet unique des formalités des entreprises. Vous recevrez ainsi votre numéro SIREN, voire votre numéro RCS, pour exercer votre activité. La formalité est gratuite.

Quel code APE pour l’événementiel ?

Le code APE en événementiel est généralement le 8230Z - organisation de foires, salons professionnels et congrès.