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Article mis à jour le 16 août 2018

Ouvrir une agence dans l'événementiel : comment faire ?

Amandine Cassuto
Diplômée de l’université Paris I Panthéon Sorbonne. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
Temps de lecture : 4 min

Se lancer dans l'événementiel, que ce soit sous le statut d'auto-entrepreneur évènementiel ou en créant une société, est un projet partagé par de nombreuses personnes dynamiques ayant à coeur d'organisant des événements susceptibles de satisfaire un grand nombre de personnes.

Si vous souhaitez devenir indépendant et ouvrir votre agence événementielle, voici quelques conseils avant de vous lancer.

   créer une agence évènementielle

Assurez-vous que vous disposez des qualités requises pour l’évènementiel !

Avant toute chose, vérifiez bien que votre personnalité est en adéquation avec l’activité d’entrepreneur évènementiel :

  • Vous savez vous investir personnellement et vous êtes passionnés : la création d’entreprise dans l’évènementiel nécessite un investissement personnel important et de la passion. Les événements peuvent avoir lieu en fin de journée, en soirée ou le week-end.

  • Vous êtes rigoureux : il faut être rigoureux et organisé pour que l'objectif visé soit atteint et l'événement réussi.

  • Vous savez résister au stress : il peut y avoir des problèmes de coordination et le client peut être stressé. Votre rôle est de calmer le jeu.

  • Vous êtes créatif : vous devez faire preuve d’imagination et surprendre vos clients !

  • Vous êtes débrouillard : lorsque l'on est en charge de l'organisation d'un événement, il ne faut pas avoir peur des tâches ingrates, comme aller chercher des provisions manquantes, remplacer un prestataire absent etc.

  • Vous avez un bon relationnel : vous travaillez avec des gens de différents services (marketing, opérationnel...)

Faites une étude de marché

Le secteur de l’évènementiel est un secteur très concurrentiel. Il est donc primordial de réaliser une étude de marché complète afin d'élaborer sa stratégie commerciale avant de monter entreprise d’évènementiel.

Cela vous permettra de mettre en évidence des données essentielles à la concrétisation de votre projet (budget marketing, communication et tout simplement vos besoins pour démarrer sans risque).

Choisissez un nom qui fait envie !

Si votre étude de marché est concluante et que vous souhaitez non pas vous lancer en tant qu’auto-entrepreneur évènementiel, mais ouvrir une agence (c’est à dire créer une société) pensez à votre nom commercial. Les agences évènementielles sont nombreuses et il est impératif de se distinguer, ce nom commercial peut vous aider à devancer vos concurrents.

Le nom commercial désigne le nom sous lequel l’entreprise sera connue du public. Il peut être le même que la dénomination sociale ou être totalement différent. Vous pourrez ainsi le faire figurer sur tous vos documents officiels en plus des autres mentions obligatoires (dénomination sociale, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, etc.).

La protection du nom est effective dès lors que vous utilisez ce nom commercial auprès du public (dans vos documents par exemple). N’oubliez pas de le renseigner sur votre formulaire cerfa lorsque vous décidez de vous lancer, la protection n’en sera que renforcée. Vous pouvez aussi décider de déposer une marque.

Selon votre cible, vous pouvez choisir un nom commercial inventif, féérique ou glamour. La seule limite : votre imagination. Ces consignes s'appliquent particulièrement dans l'événementiel et notamment si vous vous demandez comment devenir organisateur d'événements.

Investissez dans la création d’un site web de qualité

La création d'un site internet est un passage obligé pour avoir accès à un nombre de clients plus important.

Votre site, avec son graphisme et le logo de votre agence, vous aideront à avoir une image valorisante auprès des clients et des fournisseurs.

N'oubliez pas que votre site internet est le reflet de ce que vous souhaitez offrir à vos clients. Vous pouvez pour cela faire appel aux services d'un graphiste indépendant ou passer par des agences spécialisées en création de site web.

Créez un réseau de relations avec les fournisseurs

Trouver et réserver un lieu, décorer les lieux, nourrir les convives ou faire appel à des photographes sont autant de prestations que vous devrez offrir.

Il est fortement conseillé de constituer un réseau avec les fournisseurs et prestataires de la région : fleuristes, traiteurs, boulangeries, photographes, propriétaires de salles de réunion, coiffeurs, maquilleurs, esthéticiennes, etc. Vous pouvez vous présenter et leur faire connaître votre activité dans la perspective de futurs événements.

Une solution pour créer votre réseau ou le développer est d'installer votre jeune entreprise dans un espace de coworking : échanges d'idées et d'adresses entre les entrepreneurs sont fréquents dans ces endroits ! Par ailleurs, n’hésitez pas à négocier les prix pour les évènements importants ou récurrents. Votre force de persuasion sera à l’épreuve.

Attention : Si pendant un événement vous souhaitez vendre des boissons alcoolisées, vous n’aurez pas besoin d’une licence mais vous devrez obtenir une autorisation de la mairie.

Obtenez une autorisation administrative

La notion d’événement implique par essence la présence d’une masse importante d’individus en un même lieu. 

Cette concentration présente des risques potentiels : panique en cas d’incendie, de difficultés de circulation pour les accès ou pour le stationnement. 

La très grande majorité des évènements organisés en France sont donc soumis à une déclaration préalable, au minimum en Mairie, voire en Préfecture, afin d’obtenir une autorisation administrative, sous la forme d’arrêtés municipaux ou bien préfectoraux selon les cas.

Se lancer et créer une agence événementielle est souvent une belle aventure. Si vous vous sentez prêt à réaliser votre rêve mais que l’aspect juridique vous angoisse un peu, n’hésitez pas à déléguer les démarches de création d'entreprise !

Mise à jour : 16/08/2018

Rédacteur : Amandine Cassuto, diplômée de l’université Paris I Panthéon Sorbonne. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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