Comment rédiger un règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un document écrit qui fixe les règles de vie au sein de l’entreprise. Il encadre des domaines tels que l’hygiène et la sécurité, la discipline ou encore les droits de la défense. Qu’ils soient liés à l’entreprise par un contrat de stage, un contrat d’intérim, un CDD ou encore un CDI, chacun de vos salariés devra respecter les règles contenues dans ce document.

Avez-vous l’obligation de mettre en place un règlement intérieur au sein de votre entreprise ? Quel est le processus d’élaboration du règlement intérieur ? Comment rédiger un règlement intérieur ? On répond à toutes vos questions !

Qu’est-ce qu’un règlement intérieur ? 

La définition du règlement intérieur est simple : il s’agit d’un document rédigé par l’employeur qui fixe les règles en matière de sécurité et de santé au sein de l’entreprise, ainsi que l’échelle des sanctions encourues en cas de non-respect. Par conséquent, le règlement intérieur, par définition, est propre à chaque entreprise. Il doit s’adapter à ses spécificités (activités, lieux de travail, etc.).

Par ailleurs, l’employeur n’est pas totalement libre dans la rédaction du règlement intérieur puisque ce dernier doit être conforme à la loi, mais aussi à la convention collective ou l’accord de branche applicable à l’entreprise, le cas échéant.

Qui doit mettre en place un règlement intérieur ?

Il appartient à l’employeur de mettre en place un règlement intérieur. Toutefois, ce n’est pas une obligation légale pour toutes les entreprises. Pendant longtemps, la loi imposait ce document dès que l'entreprise atteignait 20 salariés. Cependant, depuis le 1er janvier 2020, cette obligation légale ne s'applique plus qu'aux entreprises qui atteignent ou dépassent le seuil de 50 salariés. Vous devez établir votre règlement intérieur si votre entreprise ou votre établissement compte 50 salariés ou plus pendant 12 mois consécutifs. L'obligation entre en vigueur à la fin de cette période, et vous disposez d'un nouveau délai d'un an pour rédiger le document.

L’obligation d’établir un règlement intérieur entre en vigueur à la fin de cette période de 12 mois consécutifs. L'entreprise dispose alors d’un nouveau délai d’1 an pour mettre en place le règlement intérieur. Si votre effectif est inférieur à 50 salariés, le règlement intérieur reste facultatif. Malgré le caractère facultatif du règlement intérieur dans ce type d’entreprise, en cas de mise en place d’un tel document, il convient de respecter les règles d’élaboration et de rédaction applicables à la conception d’un règlement intérieur en général.

Comment mettre en place un règlement intérieur ?

La mise en place du règlement intérieur nécessite de respecter 5 étapes : 

1. la rédaction du règlement intérieur ;
2. la consultation des représentants du personnel ;
3. la transmission du règlement intérieur à l’inspecteur du travail ;
4. le dépôt et diffusion du règlement intérieur ;
5. l’entrée en application du règlement intérieur.

Ces mesures sont indiquées dans les articles R1321-1 du Code du travail.

Étape 1 : la rédaction par l’employeur

C'est le dirigeant de l'entreprise qui a la charge de la rédaction et de l'élaboration du règlement intérieur. Il est le seul responsable de la conformité du document à la loi et aux conventions collectives. Le dirigeant doit veiller à ce que le règlement intérieur soit bien adapté à l'activité de l'entreprise et qu'il ne contrevienne pas aux droits et libertés des salariés.

La rédaction du règlement intérieur par l’employeur va dépendre du nombre d’établissements que comprend l’entreprise : 

• si l’entreprise compte un seul établissement, le règlement intérieur peut prévoir des dispositions communes à tous les salariés ou bien prévoir des dispositions spécifiques pour les différentes catégories de personnel ;
• si l’entreprise compte plusieurs établissements, il peut y avoir un règlement intérieur commun avec des dispositions spécifiques pour chaque établissement ou un règlement intérieur par établissement.

Étape 2 : la consultation des représentants du personnel

La consultation du comité social et économique (CSE), ou à défaut aux délégués du personnel (DP) est obligatoire pour mettre en place un règlement intérieur d’entreprise. L’instance de représentation du personnel émet seulement un avis. Donc même si le CSE ne valide pas le contenu du règlement intérieur, celui-ci peut s’appliquer. Ce qui compte, c’est d’avoir consulté les représentants du personnel en amont.

Étape 3 : la communication du règlement intérieur à l'inspecteur du travail

Avant d’imposer le règlement intérieur aux salariés, l’employeur doit transmettre le règlement intérieur à l’inspecteur de travail, ainsi que l’avis du CSE. L’inspecteur du travail vérifie alors la légalité du document, et se prononce sur sa conformité ou non. Il notifie sa décision à l’employeur et au CSE dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande. Cette décision doit être motivée. En cas de modification du règlement intérieur, la nouvelle version doit être transmise à l’inspecteur du travail.

Étape 4 : le dépôt et diffusion du règlement intérieur

En même temps que la communication du règlement intérieur à l’inspecteur du travail, l’employeur doit procéder au dépôt du règlement intérieur au greffe du conseil des prud’hommes dont dépend l’entreprise en fonction du lieu de son siège social ou de l’établissement

De plus, l’employeur doit diffuser le règlement intérieur. Cela signifie qu’il doit porter à la connaissance des salariés l’existence du règlement intérieur et son contenu. Il peut utiliser tous moyens à sa disposition comme l’affichage dans les locaux ou l’intranet de l’entreprise par exemple.

Étape 5 : l’entrée en vigueur du règlement intérieur

La date d’entrée en vigueur du règlement intérieur est précisée dans le document par l’employeur. Cette date doit être fixée au moins 1 mois après la réalisation des formalités de dépôt et de diffusion du règlement intérieur. Ce délai d’un mois minimum commence à courir à partir du jour de la dernière formalité réalisée.

Que contient le règlement intérieur d’une entreprise ?

Pour rédiger correctement un règlement intérieur d’entreprise, il faut veiller à inclure toutes les clauses obligatoires, mais aussi à exclure les clauses interdites, indiquées dans les articles L1321-1 à L1321-6 du Code de travail.

Les clauses obligatoires dans un règlement intérieur

Quelles sont les clauses obligatoires dans un règlement intérieur ? Le règlement intérieur doit obligatoirement contenir des dispositions concernant :

• l'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ;
• les conditions de participation des salariés, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés dans le cas où elles apparaîtraient compromises ;
• les règles relatives à la discipline (nature, échelle et procédures des sanctions que peut prendre l'employeur) ;
• les droits de la défense des salariés ;
• le harcèlement moral et sexuel et aux agissements sexistes ;
• le principe de neutralité dans l'entreprise et restreignant la manifestation des convictions des salariés (religieuses, politiques) ;
• la date d’entrée en vigueur du règlement intérieur.

Pour vous aider dans la rédaction du règlement intérieur de votre entreprise, n’hésitez pas à vous appuyer sur un modèle de règlement intérieur. 

Les clauses interdites dans un règlement intérieur d’entreprise

Certaines clauses sont interdites dans un règlement intérieur. Il s’agit des dispositions :

• contraires aux lois, règlements, conventions et accords collectifs de travail qui s’appliquent dans l’entreprise ;
• apportant une restriction aux droits et libertés individuelles et collectives qui ne soit pas justifiée par la nature de l’activité à réaliser et proportionnée au but recherché ;
• créant des discriminations entre les salariés ;
• prévoyant des sanctions financières.

La sanction suprême est l'annulation de la clause. Une clause est réputée non écrite si elle contrevient aux lois, aux conventions collectives, ou si elle crée une discrimination. Le juge peut prononcer la nullité d'une clause.

Qui est soumis au règlement intérieur d’une entreprise ?

Sont soumis au règlement intérieur de l’entreprise : 

• les salariés en CDI ou en CDD ;
• les stagiaires ;
• les intérimaires ;
• les intervenants extérieurs.

Toutefois, concernant les travailleurs intérimaires et les intervenants extérieurs, seules les dispositions relatives à la sécurité et à la santé leur sont opposables. La procédure disciplinaire et l’échelle de sanction ne leur sont pas applicables.

Quelles sanctions en cas de non-respect d’un règlement intérieur ?

Si un salarié ne respecte pas les dispositions du règlement intérieur, il s’expose à une procédure disciplinaire et aux sanctions prévues par le règlement intérieur telles qu’une mise à pied, un blâme, un avertissement, voire un licenciement pour faute.

Règlement intérieur et association : comment ça marche ?

En principe, le règlement intérieur d’association n’est pas obligatoire. Toutefois, par exception, certains types d’associations ont l’obligation d’avoir un règlement intérieur. C’est le cas des : 

• associations communales ou intercommunales de chasse agréées ;
• associations qui emploient au moins ou plus de 50 salariés ;
• fédérations départementales des associations agréées de pêche et de protection du milieu aquatique ;
• fédérations sportives agréées et les associations sportives souhaitant obtenir un agrément.

Cependant, comme pour les entreprises, même quand le règlement intérieur est facultatif, il est préférable d’en prévoir un pour organiser le fonctionnement de l’association. Dans le cadre d’une association, le règlement intérieur sert à fixer les règles de fonctionnement habituelles et les règles disciplinaires.

Pour être opposable aux adhérents, le règlement intérieur ne doit pas contredire les statuts de l’association et il doit être adopté par l’organe compétent désigné dans les statuts. Le plus souvent, il s’agit de l’assemblée générale, du conseil d'administration ou du président de l’association.

En outre, le règlement intérieur de l'association doit être porté à la connaissance des adhérents. Pour cela, vous pouvez l’afficher dans les locaux et/ou le fournir sur demande.