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Assemblée Générale Annuelle : déroulement et procès verbal

Vous exercez votre activité sous forme de société? A la fin de chaque exercice social vous devrez tenir une Assemblée Générale (AG) et de dresser un procès-verbal des décisions prises par cette dernière.

Toute société créée doit rassembler ses associés à échéance régulière (au moins une fois par an) pour examiner un certain nombre de problématiques liées à la vie courante de l’entreprise, notamment l’approbation des comptes annuels de la société.

Cette fiche vous éclaire sur le déroulement et la formalisation des AG.

Mini-sommaire

  1. L'Assemblée Générale : une réunion obligatoire
  2. Les décisions de l'Assemblée Générale annuelle
  3. Le cas particulier de la distribution de dividendes
  4. Le procès-verbal

  Assemblée générale procès verbal et déroulement

L’Assemblée Générale : une réunion obligatoire

Chaque année, les associés d’une société doivent se réunir en Assemblée Générale ordinaire.  La tenue de l’AG doit avoir lieu dans les 6 mois de la clôture de l’exercice social de la société.  

S’agissant du format, si les associés ne peuvent pas se réunir physiquement et si les statuts l’autorisent, ils peuvent consigner leurs décisions dans un acte signé par tous (décisions unanimes) ou tenir l’assemblée de manière virtuelle ou par écrit. La tenue d'une telle Assemblée Générale est acceptée pour une SARL par exemple. La convocation d'une telle assemblée obéit à certaines règles spécifiques à la structure juridique de votre forme de société. 

Les associations doivent également tenir des assemblées générales. Les règles de convocation sont alors principalement déterminées par les statuts de celle-ci. 

Les décisions de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale annuelle statue obligatoirement sur 3 décisions :

  • L’approbation de la rémunération passée du dirigeant, et les modalités de sa rémunération pour l’exercice à venir ;
  • L’approbation, le rejet ou le redressement des comptes 
  • L’affectation du résultat : distribution ou mise en réserve des bénéfices, ou report à nouveau des pertes. 

Si les comptes de l’exercice social font apparaître un résultat négatif dont le montant est supérieur à la moitié du capital social de la société, l’Assemblée Générale doit obligatoirement se réunir en formation extraordinaire, dans les conditions fixées par ses statuts constitutifs. Elle décide soit de maintenir l’activité, soit de l’arrêter. Dans ce cas de figure, le procès-verbal d’assemblée contient une partie "ordinaire" et une partie "extraordinaire".

On parle d’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) dès lors que la société convoque de manière ponctuelle les associés suite à la survenance d’évènements exceptionnels dans la vie de l’entreprise. Une AGE sera par ailleurs nécessaire, aussi bien dans le cadre d’une association que dans celui d’une société, dès lors que les statuts sont modifiés.  A titre d’exemple, une AGE pourra être convoquée en cas d’augmentation ou de réduction du capital social ou encore en cas de transfert de siège social.

Le cas particulier de la distribution de dividendes 

Si la société a dégagé un résultat positif et que l’Assemblée Générale a décidé de distribuer des dividendes, une déclaration sociale et fiscale doit être déposée au service des impôts dans un délai de 1 mois à compter de la date à laquelle l’Assemblée Générale s’est tenue.  Attention, à défaut, les prélèvements sociaux sur dividendes seront payés en retard. 

Le procès-verbal 

Au terme de la concertation des associés, un procès-verbal d’Assemblée Générale doit être rédigé puis déposé au greffe du tribunal de commerce compétent.  Il s’agit d’un document obligatoire relatant le déroulement de l’assemblée et contenant certaines mentions obligatoires :

  • Date et lieu de l’assemblée
  • Identité du président de l’assemblée
  • Documents mis à la disposition de l’assemblée
  • Liste des résolutions soumises au vote
  • Résumé des débats et résultats des votes, etc. 

Une copie du document est remise au greffe du tribunal de commerce, l’original est conservé par la société et archivé dans un registre. 

Pour bien rédiger votre premier procès-verbal d’assemblée, n’hésitez pas à demander conseil à un professionnel, avocat, notaire ou expert-comptable, ou recourir à un modèle en ligne. 

Date de mise à jour: 27/05/2016

Rédacteur: Frédéric Turbat, expert-comptable et commissaire aux comptes. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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