Assemblée Générale Annuelle : quel déroulement ?

Vous exercez votre activité sous forme de société ? A la fin de chaque exercice social vous devrez tenir une Assemblée Générale (AG) et de dresser un procès-verbal des décisions prises par cette dernière.

Toute société créée doit rassembler ses associés à échéance régulière (au moins une fois par an) pour examiner un certain nombre de problématiques liées à la vie courante de l’entreprise, notamment l’approbation des comptes annuels de la société.

Cette fiche vous éclaire sur le déroulement et la formalisation des AG.

L’Assemblée Générale : une réunion obligatoire

Chaque année, les associés d’une société doivent se réunir en Assemblée Générale ordinaire. La tenue de l’AG doit avoir lieu dans les 6 mois de la clôture de l’exercice comptable de la société.  

S’agissant du format, si les associés ne peuvent pas se réunir physiquement et si les statuts l’autorisent, ils peuvent consigner leurs décisions dans un acte signé par tous (décisions unanimes) ou tenir l’assemblée de manière virtuelle ou par écrit. La tenue d'une Assemblée Générale de ce genre est acceptée pour une SARL par exemple. La convocation à l'AG d'approbation des comptes obéit à certaines règles spécifiques à la structure juridique de votre forme de société.

Les associations doivent également tenir des assemblées générales. Les règles de convocation sont alors principalement déterminées par les statuts de celle-ci. Pour vous aider dans la rédaction de vos convocations, n'hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de convocation à l'Assemblée générale.

Les décisions de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale annuelle statue obligatoirement sur 3 décisions :

• L’approbation de la rémunération passée du dirigeant, et les modalités de sa rémunération pour l’exercice à venir ;
• Le rejet, le redressement ou l'approbation des comptes annuels ;
• L’affectation du résultat : distribution ou mise en réserve des bénéfices, ou report à nouveau des pertes.

Si les comptes de l’exercice social font apparaître un résultat négatif dont le montant est supérieur à la moitié du capital social de la société, l'Assemblée Générale doit obligatoirement se réunir en formation extraordinaire, dans les conditions fixées par ses statuts constitutifs. Elle décide soit de maintenir l’activité, soit de l’arrêter. Dans ce cas de figure, le procès-verbal d’assemblée contient une partie "ordinaire" et une partie "extraordinaire".

On parle d’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) dès lors que la société convoque de manière ponctuelle les associés suite à la survenance d’évènements exceptionnels dans la vie de l’entreprise. Une AGE sera par ailleurs nécessaire, aussi bien dans le cadre d’une association que dans celui d’une société, dès lors que les statuts sont modifiés. A titre d’exemple, une AGE pourra être convoquée en cas d’augmentation ou de réduction du capital social ou encore en cas de transfert de siège social.

Bon à savoir : il est également possible de profiter de l'AGE pour procéder au changement de commissaire aux comptes.

Toutes les conditions de validité n'étaient pas réunies pour la tenue de l’assemblée ? Sachez que sous certaines conditions, il possible d'annuler l'assemblée générale.

Le cas particulier de la distribution de dividendes 

Si la société a dégagé un résultat positif et que l’Assemblée Générale a décidé de distribuer des dividendes, une déclaration sociale et fiscale doit être déposée au service des impôts dans un délai de 1 mois à compter de la date à laquelle l’Assemblée Générale s’est tenue.

Attention, à défaut, les prélèvements sociaux sur dividendes seront payés en retard.

Le procès-verbal d'AG

Au terme de la concertation des associés, un procès-verbal d’Assemblée Générale doit être rédigé puis déposé au greffe du tribunal de commerce compétent.  Il s’agit d’un document obligatoire relatant le déroulement de l’assemblée et contenant certaines mentions obligatoires :

• Date et lieu de l’assemblée
• Identité du président de l’assemblée
• Documents mis à la disposition de l’assemblée
• Liste des résolutions soumises au vote
• Résumé des débats et résultats des votes, etc.

Une copie du document est remise au greffe du tribunal de commerce, l’original est conservé par la société et archivé dans un registre.

Pour bien rédiger votre premier procès-verbal d’assemblée, n’hésitez pas à demander conseil à un professionnel, avocat, notaire ou expert-comptable, ou recourir à notre modèle de procès-verbal d'Assemblée générale. Vous pouvez également consulter notre fiche d'expert sur la préparation d'une AGO en SARL.