En principe, toutes les entreprises sont soumises à l’obligation de tenir une comptabilité. Par ailleurs, certains organismes, tels que des comités d'entreprise ou des associations, peuvent également trouver un avantage à utiliser un logiciel de comptabilité. En effet, il existe des logiciels de comptabilité adaptés aux associations par exemple.
En revanche, la législation prévoit un allègement des obligations comptables pour certaines entreprises, en fonction de leur taille, de leur statut juridique et de leur régime fiscal, allant jusqu'à une dispense complète de tenir une comptabilité. Concrètement, les commerçants et artisans relevant du régime du micro-BIC, ainsi que les professions libérales relevant du régime du micro-BNC, n'ont alors pas grand intérêt à choisir un logiciel de comptabilité.
Ces entreprises doivent néanmoins tenir un registre de leurs recettes et de leurs achats.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité ?
Les fonctionnalités des logiciels de comptabilité varient en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, et par conséquent du logiciel souscrit. Opter pour l'utilisation d'un logiciel de comptabilité offre dans tous les cas l'avantage de disposer d'outils nettement plus performants que la tenue des comptes sur Excel ou dans un simple cahier.
En principe, ces logiciels fournissent des services de base adaptés aussi bien à la comptabilité des petites entreprises qu'à celle des grandes.
La synchronisation bancaire
Tout d’abord, l'utilisation d'un logiciel de gestion comptable permet la tenue d'un registre de l'ensemble des opérations financières de l'entreprise. Cet outil consigne tous les comptes comptables sur le logiciel de la société, fournissant ainsi une perspective globale de l'état de tous ses comptes. Cela permet alors d'établir un plan comptable complet de l’entreprise.
En effet, la fonctionnalité de comptabilité générale enregistre toutes les transactions effectuées au sein de l'entreprise, prenant en considération tant les opérations entrantes que sortantes. En parallèle, la comptabilité de gestion, quant à elle, intervient dans le calcul et l'évaluation des coûts liés à l'activité de l'entreprise.
Par ailleurs, le recours à un logiciel comptable offre la possibilité d'enregistrer de manière systématique toutes les pièces justificatives nécessaires, telles que les factures, les reçus, ou encore les notes de frais par exemple.
Facturation et devis
Les logiciels de comptabilité vous permet également d’établir très simplement des factures et des devis. Cette fonctionnalité permet ainsi d'obtenir une vue d'ensemble des échéances en cours.
Aussi, pour plus de simplicité, ces logiciels permettent une exportation rapide de diverses données. Cet outil peut aussi générer des factures et faciliter leur envoi aux clients.
Gérer ses échanges financiers
Les logiciels comptables permettent également de gérer facilement les échanges financiers. En effet, les sommes restantes à payer sont clairement mises en évidence sur le logiciel. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble, que ce soit pour régler des fournisseurs ou pour identifier les clients dont les factures sont encore impayées.
De manière plus avancée, certains programmes autorisent même la génération automatique de lettres de relance lorsque des retards de paiement sont constatés.
Suivi des dépenses
En complément de ces fonctionnalités, il est aussi possible de suivre de façon simple les dépenses de l'entreprise. En effet, les logiciels de comptabilité facilitent l'intégration de l'ensemble des transactions comptables relatives aux comptes créditeurs.
Analyser ses flux financiers
Certains logiciels de comptabilité contiennent par ailleurs des outils analytiques permettant d’assurer une meilleure gestion budgétaire.
