Formulaire m3 : pourquoi et comment le remplir ?

 Au cours de la vie d’une entreprise, il y a fort à parier que des changements soient à opérer au niveau de son organe de gouvernance. Qu’il s’agisse d’un changement de Président ou de gérant, ou encore d’une décision venant impacter les modalités de gouvernance, il faut informer le tribunal de commerce de ces modifications. Parmi les formalités administratives à accomplir, l’entreprise est amenée à remplir le formulaire M3. Intérêt, modalités de remplissage ou encore pièces justificatives associées : Legalstart vous éclaire sur ce document administratif. 

Qu’est-ce que le formulaire M3 ?

Le formulaire M3 sert à informer l’administration de tout changement relatif au dirigeant d’entreprise ou aux personnes associées (comme son conjoint). Il s’agit d’un acte modificatif au RCS (Registre du commerce et des sociétés) qui permet de mettre à jour l’extrait Kbis. 

Il existe deux formulaires M3 différents, à choisir selon la forme juridique de la société :

• Le formulaire M3 classique est dédié aux SCI, SAS et toutes autres sociétés à l’exception des SARL, SELARL et EURL (Cerfa nº11683*04).
• Le formulaire M3 SARL/SELARL est destiné aux SARL, SELARL et EURL (Cerfa nº14580*06). 

Auparavant, le formulaire M3 se présentait sous format papier. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, il correspond à un formulaire digital à remplir directement sur le site du Guichet unique des formalités des entreprises. 

Dans quels cas faut-il compléter le formulaire M3 ?

Le formulaire M3 permet d’informer l’administration des changements relatifs à la gouvernance d’une entreprise. Il est donc à compléter dans les situations suivantes :

• changement de gérant ou de président (suite à une fin de mandat, une révocation, une démission ou encore un décès) ;
• nomination d’un nouveau co-gérant(en SARL) ;
• modification des informations personnelles du dirigeant (nom d’usage, nationalité, adresse personnelle) ;
• évolution de la nature de la gérance (minoritaire/égalitaire ou majoritaire)
• informations associées au conjoint du dirigeant ;
• changements relatifs à plusieurs dirigeants en même temps. 

Qui doit remplir le formulaire M3 ?

Le formulaire M3 peut être rempli par le dirigeant de l’entreprise ou une personne tierce. Cette dernière doit cependant disposer d’un mandat pour être autorisée à réaliser cette opération. 

Comment remplir le formulaire M3 ?

Dans les deux cas, le formulaire M3 comprend les sections suivantes :

• type de modification ;
• rappel d’identification ;
• déclaration relative aux dirigeants (et à leurs conjoints en SARL) ;
• personne ayant le pouvoir d’engager la personne morale autre que le dirigeant ;
• renseignements complémentaires ;
• date et signature.

Type de modification

La case 1 permet de préciser l’objet de la demande. Il s’agit d’indiquer s’il s’agit :

• d’une demande d’inscription d’une nouvelle information au RCS, voire au RM (répertoire des métiers) ;
• d’un intercalaire au formulaire M2 (il faut alors exclusivement remplir les cases 1 et 2).  

Rappel d’identification

Les cases 2 et 3 apportent des informations sur l’identité de l’entreprise. Il faut alors y déclarer :

• la dénomination de la société ;
• son numéro unique d’identification ;
• son numéro RCS ;
• l’adresse de son siège social.  

Déclaration relative aux dirigeants

La dénomination, les numéros et le détail des cases diffèrent entre le formulaire M3 classique et le formulaire M3 SARL/SELARL.

Formulaire M3 classique

Les cases 4 à 8 correspondent à l’encadré “Déclaration relative aux dirigeants, aux associés, aux personnes ayant le pouvoir général d’engager la société, aux personnes assurant, le contrôle, aux commissaires aux comptes”. Elles permettent d’identifier les personnes dirigeantes. 

Il est nécessaire de compléter auparavant les données relatives à la date de la modification, et indiquer s’il s’agit de déclarer :

• l’intégration d’une nouvelle personne ;
• le départ du dirigeant ;
• une modification de la situation personnelle d’un dirigeant ;
• d’une situation de maintien (le dirigeant change de fonction, aussi nommée “qualité”). 

Chaque case comprend ensuite les mentions suivantes :

• l’identité (qualité, nom, prénom, date de naissance, nationalité) et l’adresse de domicile si le président ou le gérant est une personne physique;
• la dénomination, la forme juridique, le lieu et le numéro d’immatriculation pour une personne morale. 

Les sections 4 bis à 8 bis permettent de déclarer les informations relatives au dirigeant sortant. Il faut alors indiquer à la fois son identité et son adresse (s’il s’agit d’une personne physique) ou sa dénomination et sa forme juridique (si c’est une personne morale). 

Les sections 9 et 10 s’appliquent enfin aux personnes morales soumises à l’obligation légale de désigner un représentant. Il est à compléter lorsque le dirigeant (ou un associé en SCI) est une société. Il s’agit de déclarer la situation du dirigeant (nouveau, partant, changement de situation personnelle) et ses coordonnées.

Formulaire M3 SARL/SELARL

Les cases 4 à 9 permettent d’effectuer la “déclaration relative aux gérants et aux autres personnes” :

• Les cases 4 et 7 concernent le dirigeant. Il convient d’indiquer sa situation, son identité et son adresse. La section “bis” est à remplir lorsque le gérant quitte la société (en précisant son numéro de sécurité sociale s’il est soumis au régime TNS).
• Les cases 5 et 8 concernent la situation du conjoint (collaborateur, salarié, associé).
• Les cases 6 et 9 renseignent l’identité du conjoint et son adresse. La section “bis” s’applique aux conjoints partants. Il convient alors de préciser en dessous le nom du conjoint gérant, s’il diffère de celui nommé en case 4 ou 7.

Personne ayant le pouvoir d’engager la personne morale autre que le dirigeant

Cette section concerne toute personne pouvant engager l’entreprise sans posséder le statut de dirigeant. Il peut s’agir, par exemple, du dirigeant d’un établissement secondaire. Il convient alors de préciser :

• la date de modification ;
• la case où il est identifié (ou bien compléter les données directement dans le M3 SARL/SELARL) ;
• l’adresse de l’établissement secondaire si son pouvoir est limité à ce dernier.

Renseignements complémentaires

Cette dernière section permet d’apporter un complément d’information, si la situation l’exige. Il est alors possible d’informer l’administration toute particularité, comme le fait de bénéficier de l’ACCRE. Il est aussi possible de déclarer l’adresse de correspondance si le greffe a besoin de contacter le dirigeant.  

FAQ

Quel cerfa M3 ou M2 pour déclarer un nouveau gérant ?

Auparavant, il fallait télécharger le formulaire M3 (Cerfa nº14580*06) pour effectuer une déclaration de changement de gérant. À présent, cette modification est menée directement sur le site du Guichet unique des formalités des entreprises.

Que se passe-t-il en cas d’erreur sur le formulaire m3 ?

L’entreprise s’expose à un refus du dossier de changement en cas d’oublis, et à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 1 an de prison pour le dirigeant en cas d’informations erronées.

Comment changer le gérant d'une SCI familiale ?

Comme dans toute entreprise, les associés doivent en premier lieu se réunir pour voter collectivement le changement de gérant. Le nom du dirigeant entrant et du dirigeant sortant sont à inscrire sur un PV d’assemblée générale. Il faut ensuite publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales avant d’effectuer une déclaration à l’administration sur le site du Guichet unique (auparavant, il fallait remplir le formulaire M3 Cerfa 11686*04).