Calcul congés payés : méthodes et éléments à prendre en compte
Fiche de paie : quelles sont les règles à connaître ?
Léna Cazenave
Diplômée d'un Master 2 en droit de la propriété intellectuelle de l'Université d'Aix-Marseille.
Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
Au moment du paiement du salaire, l’employeur doit établir une fiche de paie qui permet de justifier du versement de la rémunération au salarié. Faire des fiches de paie est un travail qui peut s’avérer fastidieux pour le gestionnaire de paie. En effet, le bulletin de paie est un document très encadré qui doit respecter de nombreuses contraintes.
Comment faire une fiche de salaire ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Quelles sont les sanctions encourues en cas de non-respect ? On répond à vos questions.
Mini-Sommaire
Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?
Fiche de paie : définition
La fiche de paie aussi appelée bulletin de salaire est un document écrit qui détaille le calcul du salaire du salarié. Il mentionne non seulement la rémunération brute du salarié, mais aussi toutes les charges et cotisations sociales prélevées, et l’impôt à la source. Ce document est remis au salarié, et sert également aux organismes sociaux et fiscaux.
Fiche de paie : utilité
Le bulletin de salaire est un document écrit qui permet une preuve juridique du travail fourni par l’employé. La remise des bulletins de paie est une obligation de l’employeur envers ses salariés au moment du versement du salaire.
Par ailleurs, le bulletin de paie est une source d’informations pour le salarié. Cela lui permet de consulter ses droits aux congés payés, son prélèvement à la source ou encore le nombre de titres-restaurant perçus chaque mois, le cas échéant. En outre, le bulletin de paie permet à l’employé de justifier ses revenus auprès de diverses administrations et de percevoir ses droits à la retraite.
⚠️ Attention : il est important pour l’employé de conserver ses fiches de paie pour une durée illimitée afin de faire valoir ses droits.
Quels sont les employeurs concernés par la fiche de paie ?
Toutes les entreprises qui comptent au moins un salarié doivent éditer des fiches de paie, et ce, à chaque fois qu’elles versent un salaire. Ainsi, peu importe la taille, la forme sociale (SAS, SARL, etc.) de l’entreprise ou son secteur d’activité, dès qu’elle a un salarié, elle doit se soumettre à l’obligation d’éditer un bulletin de salaire.
📝 À noter : un micro-entrepreneur ne peut pas avoir de salarié. Par conséquent, il n’est pas concerné par cette obligation.
Quels sont les salariés concernés par la fiche de paie ?
Tous les salariés doivent recevoir une fiche de paie au moment du versement de leur salaire. Cela vaut qu’il soit en CDI ou en CDD, en contrat d’alternance ou d’apprentissage. Cette obligation s’applique dès le versement du premier salaire jusqu’au dernier.
☝️ Bon à savoir : le président de SAS qui est rémunéré pour son mandat de dirigeant relève du régime social des assimilés-salariés. Dès lors, il est nécessaire d’éditer une fiche de paie pour justifier de sa rémunération.
Quelles sont les différentes rubriques présentes sur une fiche de paie ?
Une fiche de paie se compose de différentes rubriques. Voici un tableau récapitulatif :
Rubrique de la fiche de paie |
Informations |
Santé (cotisations) |
Sécurité sociale-maladie, maternité, invalidité-décès
|
Complémentaire incapacité-invalidité-décès |
|
Complémentaire santé |
|
Accidents du travail-maladies professionnelles |
|
Sécurité sociale plafonnée |
|
Sécurité sociale déplafonnée |
|
Retraite (cotisations) |
Régime de base |
Complémentaire retraite |
|
Allocations familiales |
Due par l’employeur, correspond en principe à 5,25 % du salaire brut. |
Autres contributions dues par l'employeur |
Versement transport |
Contribution au Fonds national d'aide au logement (FNAL) |
|
Participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC) |
|
Contribution patronale au fonds de financement des organisations professionnelles et syndicales |
|
Contribution solidarité autonomie (CSA) |
|
Forfait social |
|
Contribution de l'employeur à la formation professionnelle continue |
|
Cotisations statutaires ou prévues par la convention collective |
Notamment cotisation aux caisses des congés payés |
CSG non imposable à l'impôt sur le revenu |
Abattement forfaitaire de 1,75 % |
Allégement des cotisations |
Allègements généraux dont bénéficient les employeurs au titre des salariés dont les rémunérations brutes sont inférieures à 1,6 Smic |
Réduction du taux de cotisations allocations familiales, dont bénéficient les employeurs au titre des salariés dont les rémunérations brutes sont inférieures à 3,5 Smic |
|
Exonérations spécifiques pour les entreprises implantées dans les zones de revitalisation rurale (ZRR), ou en bassins d'emplois à redynamiser (BER) ou en zones de restructuration de la défense (ZRD) ou encore implantées en outre-mer (Lodeom) |
|
Pour le calcul de la prime d’activité et du RSA |
|
Total versé par l'employeur |
Rémunération brute du salarié |
cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allègements de charges sociales |
|
Prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu |
Assiette de calcul |
Taux applicable |
|
Somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source |
📝 À noter : il est également nécessaire de faire figurer sur la fiche de paie le montant net à payer avant impôt sur le revenu. Cette mention doit être inscrite dans une police de caractère spéciale. En effet, le corps du caractère doit être au moins égal à 1,5 fois celui utilisé pour les autres lignes du bulletin de salaire.
Comment faire une fiche de paie ?
Les informations à faire figurer sur une fiche de paie ont évolué. Ainsi, depuis le 1er juillet 2023, le bulletin de paie doit mentionner impérativement les informations suivantes :
Les informations relatives à l’employeur et au salarié
Afin de parfaitement identifier l’employeur et le salarié, le bulletin de paie doit indiquer :
- le nom et adresse de l'employeur ;
- le numéro siret de l’employeur ;
- le code APE ou le code NAF de l’employeur ;
- la convention collective de branche applicable ou la référence au code du travail pour ce qui concerne la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
- le nom du salarié ;
- l’emploi occupé par le salarié et sa position dans la classification conventionnelle ;
- la période et nombre d'heures de travail effectué (distinction des heures au taux normal et des heures supplémentaires avec indication des taux de majoration) ;
- la nature et et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire si le salarié est au forfait ;
- la nature de la base de calcul du salaire lorsque si cette base de calcul n'est pas la durée du travail ;
- la nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.
Le salaire sur la fiche de paie
Il ne suffit pas d’indiquer le salaire net à payer au salarié par l’employeur sur une fiche de paie. Il convient de préciser toutes les informations suivantes :
- la rémunération brute du salarié ;
- le montant et l’assiette de calcul des contributions et cotisations sociales ;
- le taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
- la nature et montant des autres versements et retenues ;
- le montant effectivement versé au salarié ;
- la date de paiement ;
- les dates de congé et le montant de l'indemnité de congés payés si des congés ont été pris pendant la période couverte par la fiche de paie.
Les cotisations et contributions sociales
Le bulletin de paie doit également détailler les cotisations et contributions sociales comme suit :
- le montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage) ;
- le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
- le montant total versé par l'employeur ;
- le montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie.
Fiche de paie : le montant net à payer et le montant net imposable
Ensuite, sur la fiche de paie, l’employeur doit impérativement indiquer le net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source.
Le montant net social sur la fiche de paie
Il s’agit de l’une des nouveautés en matière de mentions obligatoires sur une fiche de paie. Le montant net social doit désormais être indiqué. Il s’agit du montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.
L’impôt sur le revenu
En outre, du fait de la mise en place du prélèvement à la source, il est obligatoire de mentionner sur la fiche de paie :
- le montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source ;
- le cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source ;
- le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
- le cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
- le montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées ;
- le cumul annuel des montants d'heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.
Les mentions finales sur la fiche de paie
Enfin, la fiche de paie doit préciser :
- la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales ;
- la mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée ;
- le nombre d'heures indemnisées en cas d’activité à temps partiel.
☝️ Bon à savoir : le salarié peut contester le contenu de sa fiche de paie dans les 3 ans qui suivent sa remise.
Quelle sanction en cas de non-remise d’une fiche de paie ?
L’employeur qui ne remet pas de fiche de paie à son salarié peut être condamné à une peine d’amende de 450 € par fiche de paie non remise par le Conseil des prud’hommes. Il peut également être condamné à payer des dommages-intérêts au salarié pour compenser son préjudice.
💡 Astuce : il est possible de créer rapidement une fiche de paie en ligne grâce à des logiciels de gestion de paie.
FAQ
Comment est transmise la fiche de paie ?
La fiche de paie peut être transmise au salarié :
- en main propre ;
- par courrier interne ;
- par courrier postal ;
- de manière dématérialisée (principe depuis 2017).
Est-il possible d'obtenir un duplicata de la fiche de paie ?
Oui, un salarié peut demander un duplicata de fiche de paie à son employeur, notamment s’il a perdu le document. Toutefois, l’employeur n’a pas l’obligation d’accepter sa demande. Son obligation légale se limite à fournir un original du bulletin de paie au moment du versement du salaire.
Comment faire une fiche de paie gratuitement ?
Faire des fiches de paie gratuitement, c’est possible. En effet, de nombreux modèles de fiches de paie gratuits sont mis à disposition en ligne. Le modèle gratuit est généralement pré-rempli et il suffit, une fois ce dernier téléchargé, de remplir les informations manquantes.
Toutefois, il est recommandé de faire attention aux modèles gratuits. En effet, une fiche de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires qui peuvent être oubliées dans les modèles gratuits ou ne pas être à jour des dernières dispositions législatives.
Principales sources législatives et réglementaires :
- articles L3243-1 à L3243-5 - Code du travail
- articles R3243-1 à R3243-9 - Code du travail
- Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité
Note du document :
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Léna Cazenave
Diplômée d'un Master 2 en droit de la propriété intellectuelle de l'Université d'Aix-Marseille.
Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.Fiche mise à jour le
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