Fiche de paie : comment faire ?

Au moment du paiement du salaire, l’employeur doit établir une fiche de paie qui permet de justifier du versement de la rémunération au salarié. Faire des fiches de paie est un travail qui peut s’avérer fastidieux pour le gestionnaire de paie. En effet, la fiche de paie est un document très encadré qui doit respecter de nombreuses contraintes.

Comment faire un bulletin de salaire ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Comment créer une fiche de paie ? On répond à vos questions.

Faire un bulletin de salaire : à quoi ça sert ?

Le bulletin de salaire est un document écrit qui permet une preuve juridique du travail fourni par l’employé. La remise des bulletins de paie est une obligation de l’employeur envers ses salariés au moment du versement du salaire, quelle que soit la forme du contrat de travail (CDD, CDI, intérim, etc.).

Par ailleurs, le bulletin de paie est une source d’informations pour le salarié. Cela lui permet de consulter ses droits aux congés payés, son prélèvement à la source ou encore le nombre de titres-restaurant perçu chaque mois, le cas échéant. En outre, le bulletin de paie permet à l’employé de justifier ses revenus auprès de diverses administrations et de percevoir ses droits à la retraite.

Attention : il est important pour l’employé de conserver ses fiches de paie pour une durée illimitée afin de faire valoir ses droits.

Comment établir une fiche de paie ?

Comment faire une fiche de paie gratuitement ?

Faire des fiches de paie gratuitement, c’est possible. En effet, de nombreux modèles de fiches de paie gratuits sont mis à disposition en ligne. Le modèle gratuit est généralement pré-rempli et il suffit, une fois ce dernier téléchargé, de remplir les informations manquantes.

Toutefois, il est recommandé de faire attention aux modèles gratuits. En effet, une fiche de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires qui peuvent être oubliées dans les modèles gratuits ou ne pas être à jour des dernières dispositions législatives.

Comment faire une fiche de paie en ligne ?

Il possible de rapidement créer une fiche de paie en ligne grâce à des logiciels de gestion de paie.

A noter : si vous envisagez de mettre en place la dématérialisation de vos fiches de paie, n’hésitez pas à consulter notre fiche pour en savoir plus sur sa mise en place.

Comment faire une fiche de paie sur excel ?

Il est possible d’avoir recours à un modèle Excel pour créer une fiche de paie. Toutefois, Excel comporte également certaines limites puisque la moindre erreur de manipulation dans les formules risque d’entraîner de gros écarts dans le calcul des salaires.

Faire une fiche de paie : quelles mentions obligatoires ?

La fiche de paie doit comporter des mentions obligatoires qu’il est essentiel de ne pas omettre sous peine d’être sanctionné d’une amende de 450€ par bulletin de paie irrégulier. Depuis le 1er janvier 2020, le bulletin de paie simplifié est obligatoire : il permet une meilleure compréhension des bulletins de salaire par les salariés grâce à une présentation plus claire et une meilleure présentation des informations essentielles.

Parmi les catégories de mentions obligatoires qui doivent apparaître dans la fiche de paie, il est possible de citer :

• L’identité de l’employeur : nom, prénom, et l’adresse de l’employeur, le numéro SIRET, le code NAF, la convention collective applicable ;
• L’identité du salarié : nom, prénom, emploi occupé et la position de la classification conventionnelle ;
• Le nombre d’heures de travail avec une distinction entre les heures rémunérées à un taux normal et les heures complémentaires ;
• La rémunération brute ainsi que le salaire net, et les congés payés ;
• Le cas échéant, le remboursement des notes de frais ;
• Les contributions et cotisations sociales : chômage, santé, retraite, etc ;
• Le prélèvement à la source ;
• La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail du service public ;
• La mention “conserver le bulletin de salaire sans limitation de durée”.

N’hésitez pas à consulter notre fiche pour en savoir plus sur les mentions obligatoires de la fiche de paie.