Quelles sont les mentions obligatoires du bulletin de paie ?

La remise du bulletin de paie est une obligation légale de la part de l’employeur. Le bulletin de paie est un document source d’informations qui doit être conservé sans limitation de temps. En effet, il peut être exigé dans de nombreuses situations (déclaration de revenus, obtention d’un crédit, location d’un bien immobilier, etc.). 

Depuis le 1er janvier 2018, les entreprises ont dû passer au bulletin de paie simplifié qui permet une réduction du nombre d'informations afin de rendre plus lisible la fiche de paie. Toutefois, faire une fiche de paie reste un travail encadré par de nombreuses contraintes. De nouvelles évolutions sont intervenues en 2023. 

La fiche de paie doit faire apparaître plusieurs mentions obligatoires. Quelles sont les mentions obligatoires du bulletin de salaire en 2025 ? Quelles sont les mentions interdites ? Quelles sanctions en cas de bulletin de paie irrégulier ? Legalstart fait le point.

Quelles mentions doivent obligatoirement figurer dans un bulletin de paie ?

Depuis le 1er juillet 2023, les mentions obligatoires du bulletin de paie doivent être réparties dans 7 zones :

1. identification de l'employeur et du salarié ;
2. salaire ;
3. cotisations et contributions sociales ;
4. net à payer et net imposable ;
5. montant net social ;
6. impôt sur le revenu ;
7. mentions finales. 

Nous vous proposons donc de voir en détail les informations à faire figurer obligatoirement dans chacune de ces zones de la fiche de paie.

L'identification de l'employeur et du salarié

La première zone de la fiche de paie comprend un certain nombre de mentions obligatoires permettant d’identifier efficacement l’entreprise qui emploie le salarié. À savoir :

• le nom de l'employeur ;
• l’adresse de l’employeur et éventuellement la désignation de l'établissement dont dépend le salarié ;
• le code APE ou le code NAF de l’établissement qui emploie le salarié ;
• le numéro Siret de l’entreprise ;
• la convention collective applicable ou à défaut, la mention des articles du Code du travail mentionnant les règles relatives à la durée des congés payés et aux délais de préavis en cas de rupture du contrat de travail. 

Cette première partie du bulletin paie doit également comporter certaines mentions obligatoirement permettant d’identifier le salarié :

• le nom et le prénom du salarié ;
• l’emploi occupé et sa position dans la classification conventionnelle ;
• la période que couvre le bulletin de salaire ;
• le nombre d'heures de travail effectuées. Il convient de bien distinguer les heures au taux normal et les heures supplémentaires ;
• la nature et le volume du forfait, si le salarié est au forfait ou par exception, la nature de la base de calcul du salaire en l’absence de durée du travail ;
• la nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.

Le salaire

Les mentions obligatoires du bulletin de paie dans le Code du travail comprennent également de nombreuses informations relatives au calcul du salaire et des charges associées. Ainsi, les informations suivantes doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire :

• la rémunération brute du salarié ;
• le montant et l’assiette de calcul des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
• le taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
• la nature et le montant des autres versements et retenues ;
• le montant effectivement reçu par le salarié ;
• la date de paiement du salaire ;
• les dates de congé et le montant de l'indemnité de congés payés dès lors que le salarié a pris des congés payés durant la période concernée.

Les cotisations et contributions sociales

Ensuite, le bulletin de paie doit obligatoirement mentionner les informations suivantes relatives aux cotisations et aux contributions sociales : 

• le montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques
  • santé,
  • accidents du travail et maladies professionnelles,
  • retraite,
  • famille,
  • chômage.
• le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
• le montant total versé par l'employeur ;
• le montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômages et maladie.

Le net à payer et net imposable

Dans cette zone, l’employeur doit indiquer :

• le montant net à payer avant impôt sur le revenu ;
• le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.

Le montant net social

Il s’agit de l’une des nouvelles mentions obligatoires du bulletin de paie. Il s’agit du montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Cette mention du bulletin de paie permet de connaître très facilement le montant à déclarer pour bénéficier éventuellement de la prime d’activité ou du RSA.

L’impôt sur le revenu

Ensuite, parmi les mentions obligatoires sur le bulletin de paie, on trouve les informations relatives à l’impôt sur le revenu. Il s’agit des mentions suivantes :

• le montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source ;
• le cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source ;
• le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• le cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• le montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées ;
• le cumul annuel des montants d'heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.

Les mentions finales

Enfin, doivent impérativement apparaître sur le bulletin de paie, les informations suivantes :

• la mention de la rubrique dédiée aux cotisations salariales sur le portail www.service-public.fr ;
• la mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée ;
• le nombre d'heures indemnisées, en cas de contrat de travail à temps partiel.

Quelles sont les mentions facultatives sur un bulletin de paie ?

L’employeur peut faire figurer sur la fiche de paie toutes les mentions complémentaires qu’il juge utile pour justifier du calcul du salaire du salarié et des cotisations et des contributions sociales qui en découlent. 

Ces mentions peuvent notamment dépendre de la situation particulière du salarié. Par exemple, l'employeur doit faire apparaître sur une annexe du bulletin de paie, la nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel du salarié. Toutefois, ces mentions

Quelles sont les mentions interdites sur un bulletin de paie ?

S’il existe de nombreuses mentions obligatoires sur un bulletin de paie, il existe également des mentions strictement interdites. Ainsi, l’employeur a l’interdiction de mentionner sur le bulletin de paie l’exercice de son droit de grève par le salarié. 

De même, il ne peut pas mentionner directement dans le bulletin de salaire la rémunération du salarié liée à ses fonctions au sein du comité social et économique (CSE). Celle-ci doit apparaître dans un document distinct annexé au bulletin de paie.

Quel est le classement des rubriques des mentions obligatoires sur un bulletin de paie ?

En plus des mentions obligatoires sur un bulletin de paie, la loi exige que les rubriques relatives aux cotisations et aux contributions sociales apparaissent dans un ordre bien précis. 

Voici un tableau récapitulatif du classement des rubriques obligatoires sur le bulletin de paie pour les cotisations et contributions sociales : 

Quelles sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires sur un bulletin de paie ?

L'absence des mentions obligatoires sur un bulletin de salaire peut entraîner plusieurs sanctions. 

Tout d’abord, un bulletin de paie irrégulier peut être sanctionné par une amende de 450 €. En outre, l’employeur peut être condamné à verser des dommages et intérêts dans le cas où l’irrégularité du bulletin de salaire entraînerait un préjudice pour le salarié. 

Enfin, des informations inexactes, par exemple un nombre d’heures rémunérées inférieur au nombre d’heures effectuées peut entraîner une condamnation pénale pour travail dissimulé pouvant comprendre une amende de 45.000 € et à 3 ans d’emprisonnement. 

C'est pour éviter les oublis sur le bulletin de paie qu'il est recommandé de faire appel à un gestionnaire de paie.

FAQ

Qui doit recevoir une fiche de paie ?

Tous les salariés doivent recevoir une fiche de paie lors du paiement de leur salaire. Cela vaut qu’ils soient en CDI ou en CDD, à temps complet ou à temps plein, y compris s’ils ont pris des congés pendant la période concernée. 

Est-il possible d'obtenir un duplicata de la fiche de paie ?

Oui, le salarié peut demander un duplicata de son bulletin de salaire à son employeur. Cependant, ce dernier n’a aucune obligation légale d’accéder à sa demande. En effet, le salarié a l’obligation de conserver ses bulletins de salaire sans limite de durée.

Comment remettre un bulletin de paie ?

L’employeur peut remettre le bulletin de paie à son salarié par différents moyens :

• remise en main propre ;
• envoi par courrier postal ;
• envoi par courrier interne ;
• par voie dématérialisée (bulletin de paie numérique). 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles R3243-1 à R3243-9 - Code du travail
• Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité
• Circulaire du 30 juin 2005 relative à la simplification du bulletin de paie