Approbation des comptes d’une EURL : comment faire ?

Chaque année, les sociétés commerciales ont l’obligation d’organiser une assemblée générale (AG) pour procéder au dépôt des comptes annuels afin de procéder à l’approbation des comptes et à l’affectation du résultat de l’exercice clos. Cette mesure permet également aux associés de rester informés de la gestion de la société (article L.232-23 du Code de commerce).

Dans le cas d’une EURL, qui est une société à associé unique, l’approbation des comptes est-elle toujours obligatoire ? Si oui, quelles en sont les conditions ? Legalstart vous explique tout ce qu’il faut savoir sur l’approbation des comptes en EURL 

Qu’est-ce que l’approbation des comptes en EURL ?

L’approbation des comptes d’une EURL est la procédure par laquelle l’associé unique confirme la véracité des comptes annuels présentés par le gérant, en vue de les déposer au greffe du tribunal. En effet, ce dépôt est obligatoire pour toutes les sociétés commerciales.

Qui approuve les comptes d’une EURL ?

C’est l’associé unique qui approuve les comptes annuels de l’EURL. Il est le seul à pouvoir prendre cette décision, et ce, qu’il soit ou non le gérant de l’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée.

Est-ce obligatoire de procéder à l’approbation des comptes en EURL ?

Oui, il est obligatoire de procéder à l’approbation des comptes d’une EURL. Cependant, l’obligation ne se traduit pas de la même façon quand l’associé unique est également le gérant de l’EURL ou s’il s’agit de deux personnes distinctes. 

Si l’EURL ne se soumet pas à son obligation d’approbation des comptes annuels, elle s’expose à une amende de 1.500 euros pouvant aller jusqu’à 3.000 euros en cas de récidive. Elle peut également être sanctionnée sur le plan civil via une ordonnance d’astreinte de dépôt des comptes annuels prononcées par le président du tribunal de commerce, le lancement d’une procédure d’alerte ou encore l’ouverture d’une liquidation judiciaire.

Comment réaliser l’approbation des comptes en EURL ?

Comme nous venons de le voir, la procédure à suivre pour l’approbation des comptes d’une EURL varie en fonction de si le gérant est aussi l’associé unique ou non.

L’obligation d’approbation des comptes quand le gérant est l’associé unique de l’EURL

Dans cette situation, le gérant n’a pas besoin de se prononcer sur l’approbation des comptes annuels de l’EURL puisqu’il s’est lui-même occupé de la gestion de la société. Il n’est donc pas nécessaire qu’il approuve ses propres actions. 

À ce titre, le dépôt des comptes auprès du greffe vaut approbation des comptes de l’EURL, conformément à l’article 34 de la loi Dutreil II du 2 août 2005. Par conséquent, lorsque l’associé unique et le gérant sont une seule et même personne, l’approbation des comptes se déroule comme suit :

1. L’associé unique établit les comptes annuels de l’EURL avec l’aide de son expert-comptable, le cas échéant. Il décide également de l’affectation du résultat.
2. L’associé unique consigne sa décision dans le registre des décisions de l’associé unique en indiquant la date et en apposant sa signature ;
3. L’associé unique dépose les comptes au greffe du tribunal en ligne via le guichet unique. 

L’obligation d’approbation des comptes quand le gérant est un tiers à l’EURL

Dans ce cas, le gérant doit rendre des comptes à l’associé unique sur la gestion de la société. Pour cela, il doit communiquer certains documents à l’associé, à savoir :

• le rapport de gestion ;
• les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe comptable). 

Même s’il n’y a qu’un seul associé en EURL, dès lors que le gérant est une tierce personne, ce dernier doit convoquer l’assemblée générale annuelle pour l’approbation des comptes dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice comptable comme le prévoit l’article L.223-26 du Code de commerce.
La convocation doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception à l’associé unique au moins 15 jours avant la date de l’AG. 

Lors de l’AG d’approbation des comptes, l’associé donne son accord sur la gestion de la société et valide de manière définitive l’établissement des comptes. Dans la même Assemblée générale, l’associé se prononce également sur l’affectation du résultat de l’exercice, c'est-à-dire l’affectation des bénéfices ou des pertes tirées de l’exercice clos (affectation en réserve, report à nouveau, distribution de dividendes, etc).

Ensuite, il retranscrit sa décision dans un procès-verbal (PV) d’approbation des comptes. Dans le cas spécifique d’une EURL, on parle aussi de “décision de l’associé unique”. 

Approbation des comptes d’EURL : et après ?

Une fois le PV d’approbation des comptes rédigé et signé par le gérant, les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe que le gérant soit l’associé unique ou non. Cette obligation légale a pour but de rendre les comptes de la société accessibles aux tiers et participe à une volonté de transparence de la vie des affaires.

Quand faut-il déposer les comptes d’une EURL ?

Suite à l’approbation des comptes de l’EURL, le dépôt des comptes doit avoir lieu dans l’un des délais suivants :

• 1 mois à compter de l’approbation des comptes annuel par l’associé unique en cas dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce ;
• 2 mois à compter de l’approbation des comptes annuels par l’associé unique en cas dépôt via le guichet unique des formalités des entreprises géré par l’INPI.

Où faut-il déposer les comptes d’une EURL ?

Pour déposer les comptes annuels suite à l’approbation des comptes de l’EURL, vous avez trois possibilités au choix :

• réaliser le dépôt en ligne sur le site internet du guichet unique. Cette démarche peut être réalisée par le gérant de l’EURL ou par un mandataire comme Legalstart par exemple ;
• vous rendre sur place au greffe du tribunal compétent en fonction du lieu d’immatriculation de l’EURL ;
• envoyer vos documents par courrier postal au au greffe du tribunal compétent en fonction du lieu d’immatriculation de l’EURL.

Comment déposer les comptes d’une EURL ?

Quelle que soit la méthode utilisée pour le dépôt des comptes de l’EURL, il convient de transmettre les pièces justificatives suivantes : 

Les pièces suivantes sont à joindre à votre dossier :

• les comptes annuels, c’est-à-dire le bilan compte, le compte de résultat et l’annexe comptable établis à la date de clôture de l’exercice comptable ;
• le procès-verbal d’approbation des comptes par l’associé unique de l’EURL ;
• le rapport de gestion du gérant s’il n’est pas également l’associé unique ;
• le rapport du commissaire aux comptes (CAC), si l’entreprise en a un. 

De plus, si l’EURL fait partie d’un groupe d’entreprises, notamment d’une holding, il faut également joindre les documents suivants :

• les comptes consolidés ;
• le rapport sur la gestion du groupe ;
• le rapport du CAC sur les comptes consolidés.