Déclaration de confidentialité des comptes annuels : comment faire ?

Le secret fait partie intégrante de la stratégie d’une entreprise, y compris lorsque cela concerne sa  comptabilité d'entreprise !

Garder les comptes annuels ou le compte de résultat confidentiels est une option offerte au dirigeant d’entreprise : si vous ne sollicitez pas la confidentialité, vos comptes annuels seront automatiquement rendus publics.

Pour garder vos comptes confidentiels, vous devez déposer une "déclaration de confidentialité des comptes annuels" au greffe lors de l'approbation des comptes annuels de l’entreprise.

Éclairage sur les conditions à remplir pour faire une déclaration de confidentialité des comptes annuels.

Avez-vous le droit de déposer une déclaration de confidentialité des comptes annuels ?

Selon la taille de votre entreprise, vous pourrez demander la confidentialité de vos comptes annuels ou uniquement de votre compte de résultat.

Vous êtes une micro entreprise 

Pour faire une déclaration de confidentialité des comptes annuels, votre société (SARL, SAS, SCI) doit respecter plusieurs seuils. Ces seuils doivent être scrupuleusement observés : si vous faites une déclaration de confidentialité des comptes annuels sans les respecter, vos comptes risquent d’être rendus publics !

Seules les entreprises qui ne dépassent pas deux des seuils suivants à la clôture de leur exercice peuvent déposer une déclaration de confidentialité des comptes annuels au greffe :

• Un bilan inférieur à 450.000 d'euros : le bilan de l'entreprise correspond au total de ses actifs ou de son passif (les deux sommes doivent être égales).
• Un chiffre d’affaires inférieur à 900.000 d'euros : le chiffre d’affaires correspond à la différence entre ce qui a été produit par l’entreprise et ce qu’elle a consommé.
• Moins de 10 salariés : ici, sont pris en comptes les salariés en CDD et CDI, mais pas les stagiaires.

Certaines entreprises, même si elles respectent ces seuils, ne peuvent toutefois pas déposer de déclaration de confidentialité. Cette interdiction tient au fait qu’elles opèrent dans un secteur “sensible” ou ont une situation économique particulière, nécessitant d’avoir une transparence maximale de leurs comptes. Sont concernés les :

• établissements de crédit ou une société de financement ;
• entreprises d’assurance et de réassurance ;
• entreprises dont l’objet est de gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding) ;
• entreprises qui appartiennent à un groupe (par exemple, une filiale ou une société mère) ;
• entreprises dont les titres sont proposés au public via une plateforme de financement participatif.

Vous êtes une petite entreprise 

Vous avez une petite entreprise et vous souhaitez bénéficier de la confidentialité de vos comptes annuels, sachez que c'est une option envisageable à condition que deux des seuils suivants soient respectés :

• un bilan inférieur à 7.500.000 d'euros ;
• un chiffre d'affaires inférieur à 15 millions d'euros ;
• moins de 50 salariés en moyenne.

Si votre société ne peut pas opter pour la confidentialité de ses comptes annuels, le dirigeant de la société peut tout de même demander à garder confidentiel votre compte de résultat. Cette possibilité n’est pas négligeable : seuls seront publiés le bilan et les annexes comptables, et pas votre compte de résultat (produits et charges de votre activité).

Vous êtes une moyenne entreprise

Dans ce cas, il est possible de demander une présentation simplifiée du bilan et de l'annexe comptable.

Les critères sont identiques à ceux de la déclaration de confidentialité des comptes annuels, mais les seuils sont plus élevés :

• bilan inférieur à 15 millions d'euros ;
• chiffre d’affaires net inférieur à 50 millions d'euros ;
• moins de 250 salariés.

De la même manière, certaines entreprises ne peuvent pas bénéficier de cette option. Sont concernées :

• les petites entreprises appartenant à un groupe publiant des comptes consolidés ;
• les établissements de crédit et sociétés de financement ;
• les entreprises d'assurance et de réassurance.

Pourquoi garder vos comptes confidentiels ?   

Généralement, trois situations encouragent les entrepreneurs à déposer une déclaration de confidentialité des comptes annuels :

• Lorsque les comptes de l’entreprise sont négatifs : suite à une baisse d’activité, l’exercice comptable de l’entreprise peut être mauvais. Ne pas rendre publics ses comptes permet de ne pas “affoler” vos clients et rétablir le niveau d’activité antérieur de l’entreprise.
• Lorsque l’entreprise vient d’être créée et n’a pas encore “stabilisé” sa situation : la situation comptable d’une entreprise qui vient d’être créée n’est pas révélatrice de son potentiel.
• Lorsque l’entreprise développe une stratégie comptable : en gardant vos comptes confidentiels, vos concurrents et partenaires commerciaux n’ont pas accès aux mouvements comptables de votre entreprise.

Toutefois, publier ses comptes peut être favorable pour une entreprise : elle permet de “rassurer” ses clients et fournisseurs sur sa santé financière et facilite de manière générale ses financements tels que les levées de fonds.

Comment rédiger sa déclaration de confidentialité des comptes annuels ?

Si vous remplissez les conditions que nous avons vues, vous pouvez opter pour la confidentialité de vos comptes. Pour cela, il vous suffit de rédiger une déclaration de confidentialité des comptes annuels et de la déposer au greffe en même temps que vos comptes annuels.

Rédiger sa déclaration de confidentialité des comptes annuels est une étape cruciale : d’abord, parce qu’une déclaration de confidentialité mal rédigée risque d’être refusée par le greffe et ensuite parce qu’en cas de fausse déclaration, vous risquez d’être soumis à une peine d’amende ou d’emprisonnement. Toutefois, il n’est pas obligatoire d'avoir recours à un expert comptable, la rédaction de la déclaration peut être effectuée par le dirigeant de l’entreprise.

La déclaration de confidentialité doit être rédigée conformément à un modèle pré-établi par l’administration. Elle comporte trois parties et indique :

• Le déclarant : dénomination ou raison sociale, le numéro RCS et l’identité/ qualité du représentant légal de la société.
• L’objet de la déclaration : demande expresse de la non-publication des comptes annuel ou du compte de résultat.
• L’engagement du déclarant : attestation sur l’honneur que votre entreprise respecte les seuils requis pour bénéficier de la déclaration de confidentialité.

Modèle type de déclaration de confidentialité des comptes annuels

Afin de vous aider à rédiger votre déclaration de confidentialité des comptes annuels, un modèle est mis à disposition dans le Code de commerce. Le modèle est différent pour les petites et les moyennes entreprises.

Modèle de déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les petites entreprises

1. Déclarant 

• dénomination ou raison sociale de la personne morale ;
• immatriculée au RCS, numéro ;
• identité et qualité du représentant légal signataire.

2. Objet de la déclaration

Demande que le compte de résultat de l'exercice clos le......., distinct des autres documents comptables, et qui est déposé en annexe au registre du commerce et des sociétés ne sera pas rendu public en application du deuxième alinéa de l'article L. 232-25 du code de commerce et du deuxième alinéa de l'article L. 524-6-6 du code rural et de la pêche maritime.

3. Engagement du déclarant

Le (la) soussigné (e) atteste sur l'honneur que les renseignements contenus dans la présente déclaration sont exacts et que la société susvisée répond à la définition des petites entreprises au sens de l'article L. 123-16 du code de commerce, n'est pas mentionnée à l'article L. 123-16-2 du code de commerce et n'appartient pas à un groupe au sens de l'article L. 233-16 du code de commerce ou de l'article L. 524-6-1 du code rural et de la pêche maritime.

Toute fausse déclaration relative à la demande de confidentialité du compte de résultat constitue un faux et un usage de faux passible des peines d'amende et d'emprisonnement prévues aux articles 441-1 et suivants du code pénal.

Fait à..., le...

Signature

Modèle de déclaration de confidentialité des comptes annuels pour les moyennes entreprises

• dénomination ou raison sociale de la personne morale ;
• immatriculée au RCS, numéro ;
• identité et qualité du représentant légal signataire.

2. Objet de la déclaration

Déclare que le bilan et l'annexe de l'exercice clos le, distincts des autres documents comptables et qui sont déposés en annexe au registre du commerce et des sociétés, seront publiés selon une présentation simplifiée en application du troisième alinéa de l'article L. 232-25 du code de commerce.

3. Engagement du déclarant
Le (la) soussigné (e) atteste sur l'honneur que les renseignements contenus dans la présente déclaration sont exacts et que la société susvisée répond à la définition des moyennes entreprises au sens de l'article L. 123-16 du code de commerce, n'est pas mentionnée à l'article L. 123-16-2 du même code et n'appartient pas à un groupe au sens de l'article L. 233-16 du même code.

Toute fausse déclaration relative à la demande de publication simplifiée du bilan et de l'annexe constitue un faux et un usage de faux passible des peines d'amende et d'emprisonnement prévues aux articles 441-1 et suivants du code pénal.

Fait à..., le...

Signature.

Modèle de déclaration de confidentialités des comptes annuels pour les autres entreprises

1. Déclarant

• dénomination ou raison sociale de la personne morale ;
• le cas échéant, le numéro d'immatriculation au RCS ;
• identité et qualité du représentant légal signataire.

2. Objet de la déclaration

Le (la) soussigné (e) atteste sur l'honneur que la personne morale qu'elle représente appartient à, au moins, l'une des catégories de personnes définies à l'article A. 123-68-1 du code de commerce :

1° Personnes morales qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans les entreprises : (préciser la catégorie) ;

2° Prestataires fournissant des services aux personnes morales qui financent ou investissent, directement ou indirectement, dans les entreprises : (préciser la catégorie) ;

3. Engagement du déclarant.

Le (la) soussigné (e) s'engage à ne pas communiquer à des tiers les comptes annuels dont il (elle) a obtenu la communication en vertu du premier alinéa de l'article R. 123-154-1.

Toute fausse attestation sur l'honneur constitue un faux et un usage de faux passible des peines d'amende et d'emprisonnement prévues aux articles 441-1 et suivants du code pénal.

Fait à..., le...

Signature.

Confidentialité des comptes annuels : comment ça marche en pratique ?

Contrairement à une idée répandue, la déclaration de confidentialité des comptes annuels ne dispense pas la société de procéder à l'approbation des comptes. Elle permet simplement d’empêcher que les comptes soient rendus publics et accessibles aux personnes extérieures à la direction de la société.

L’effet de cette déclaration est tout uniquement la non-publication des comptes annuels (pour les micro-entreprises) ou du compte de résultat (pour les petites entreprises) sur le site infogreffe.fr.

En pratique, l’avis de publication au Bodacc indique que les comptes ont été déposés avec une déclaration de confidentialité et le greffier délivre un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu’ils ne sont pas accessibles aux tiers. Par ailleurs, sur le site infogreffe.fr, sous la catégorie “derniers chiffres clés” apparaîtra uniquement la mention “comptes déposés avec déclaration de confidentialité”.

Bien rédiger une déclaration de confidentialité des comptes annuels est essentielle pour l’entrepreneur qui souhaite que ses comptes ne soient pas rendus publics. La déclaration de confidentialité des comptes annuels s’insère dans la stratégie de l’entreprise et peut être décidée lors de l’assemblée générale annuelle de la société. Vous connaissez maintenant les règles applicables et pouvez déposer votre déclaration au greffe.

FAQ

Comment demander la confidentialité des comptes annuels ?

Pour bénéficier de la confidentialité des comptes, il faut faire une déclaration de confidentialité des comptes au moment du dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.

Quand faut-il déposer les comptes annuels ?

Les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce à l'une des échéances suivantes :

• dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des associés ;
• ou dans les 2 mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des associés lorsque le dépôt est fait par voie électronique.

Où faut-il déposer les comptes annuels ?

Le dépôt des comptes annuels peut se faire en ligne, par courrier ou sur place au greffe du tribunal de commerce.

Principales sources législatives et réglementaires : 

• Article Annexe 1-5-1 - Code de commerce
• Article Annexe 1-5-2 - Code de commerce
• Article Annexe 1-6 - Code de commerce