Dans le contexte de la crise sanitaire liée à l’épidémie de Coronavirus (Covid-19), les mesures de confinement s’opposent à la réunion d’individus qui ne sont pas regroupés dans un même domicile. Seuls les déplacements professionnels indispensables et ne pouvant pas être organisés sous forme de télétravail peuvent être justifiés.
En raison du premier confinement, nombreuses sont les entreprises qui ont du tenir des assemblées générales dématérialisées pour approuver leurs comptes annuels. Ces dispositions d’adaptation des assemblées générales (AG) des société restent d’actualité avec l’instauration d’un nouvel état d’urgence sanitaire.
Quelles alternatives s’offrent aux entreprises pour leur permettre de tenir leur assemblée générale en cette période de confinement? Peut-on faire une AG en ligne? Est-il possible de mettre en place un système de vote électronique? Explications.
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Comment tenir son assemblée générale de 2020 malgré le confinement?
Pour éviter la paralysie du fonctionnement des sociétés durant la période de confinement, le gouvernement a pris deux ordonnances visant à simplifier et à adapter les règles de tenue des assemblées générales ordinaires (AGO).
Ainsi, deux alternatives s’offrent aux sociétés qui ne peuvent pas se réunir pour approuver leurs comptes : le report de l’assemblée générale ou la tenue d’une assemblée générale dématérialisée.
1- Le report de l’assemblée générale en raison du confinement
En principe, l’AG annuelle doit être réunie dans les 6 mois qui suivent la clôture de ses comptes. Cependant, en raison des circonstances entourant l’épidémie de Coronavirus, le gouvernement a décidé de prolonger ce délai de 3 mois.
Les entreprises qui ont clôturé leurs comptes au 31 décembre 2019 devaient en principe tenir leur assemblée générale au plus tard le 30 juin 2020. En raison des mesures de distanciation sociales, ces sociétés ont bénéficié d’un délai supplémentaire de 3 mois pour tenir leur assemblée générale et déposer leurs comptes.
Pour autant, toutes les sociétés ne clôturent pas leurs comptes au 31 décembre et ce bénéfice des trois mois supplémentaires a été accordé à toutes les sociétés qui ont clôturé leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et le 10 août 2020.
Exemple: une société qui a arrêté ses comptes le 31 février 2020, doit normalement réunir ses associés avant le 30 août 2020. En raison de l’épidémie de Coronavirus, elle dispose de 3 mois supplémentaires soit jusqu’au 30 novembre 2020 pour réunir son AG.
2- La tenue d’une assemblée générale dématérialisée durant la crise sanitaire
Même lorsque la tenue d’une assemblée générale par voie dématérialisée n’est pas prévue au sein des statuts de la société, le dirigeant peut décider, en raison des circonstances exceptionnelles, de tenir l’AG sous forme d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Bon à savoir: en principe ces règles s’appliquent aux entreprises clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 10 août 2020 (soit jusqu’à un mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire). Toutefois, ces mesures dérogatoires ont été prolongées jusqu’au 30 novembre 2020. Il se peut donc qu’elles soient à nouveau prolongée en fonction de l’évolution de la situation sanitaire.
Comment mettre en place une AG dématérialisée?
D’une manière générale, les règles qui s’appliquent d’ordinaire au déroulement de l’assemblée générale vont également s’appliquer aux assemblées générales dématérialisées. À ce titre, pour mettre en place une AG dématérialisée, le dirigeant de la société doit procéder à la convocation des associés.
La convocation doit être réalisée dans un délai de 15 jours minimum avant la date de l’AG (en SAS, les statuts peuvent prévoir un délai plus court). En raison de la dématérialisation de l’assemblée générale, la convocation peut être envoyée par email aux différents associés.
La convocation à l’AG doit notamment préciser:
- La date et l’heure de l’assemblée générale;
- L’ordre du jour de l’assemblée générale;
- Le projet des résolutions soumises au vote;
- Les conditions dans lesquelles les associés pourront exercer leur droit de vote;
- Ainsi que l’ensemble des documents nécessaires (comptes annuels, rapport de gestion, etc.).
À noter: il est important que les associés transmettent au dirigeant de l’entreprise, une adresse email valide à laquelle la convocation peut leur être envoyée.
Comment organiser un vote électronique pour une AG?
Pour que les délibérations d’une assemblée générale soient valables, il est nécessaire de respecter certaines règles de quorum et de majorité. Il en est de même dans le cadre d’une assemblée générale dématérialisée.
Le calcul du quorum
Le quorum correspond au seuil de présence qui doit être atteint.
Dans le contexte de l’épidémie de Coronavirus, lorsque le vote par correspondance électronique n’est pas prévu au sein des statuts de la société, on estime que sont présents à l’AG, tous les associés qui y participent par le biais d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Pour être pris en considération dans le calcul du quorum, il est nécessaire que chacun des associés puisse être identifié et puisse effectivement prendre part aux débats. Autrement dit, on doit pouvoir entendre la voix de tous les participants et il doit y avoir une retransmission continue et simultanée des débats.
En pratique, cela signifie qu’il n’est pas possible d’organiser l’assemblée générale sous la forme d’un échange d’emails.
Le déroulement du vote
Les conditions dans lesquelles les associés pourront exercer leur droit de vote doivent être fixées par le dirigeant d’entreprise. Il peut par exemple s’agir d’un vote par visioconférence, par téléphone, ou d’un vote par le biais d’une solution en ligne spécialisée.
Une fois que l’assemblée générale dématérialisée s’est tenue, il est évidemment nécessaire de produire un procès-verbal reprenant les échanges et les résolutions qui ont été adoptées.
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Mise à jour : 16/11/2020
Rédaction : Faustine Nègre, diplômée de l'Université Paris I Panthéon-Sorbonne. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
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