Assemblée générale et Covid : le guide pour bien s’organiser

En raison du contexte de la crise sanitaire liée à l’épidémie de Coronavirus (Covid-19), plusieurs mesures restrictives empêchent le rassemblement d’individus dans des lieux clos. Les entreprises doivent donc s'adapter au fur et à mesure des décisions prises par le gouvernement.

Dans un premier temps et en raison du premier confinement, nombreuses sont les entreprises qui ont dû tenir des Assemblées générales dématérialisées pour approuver leurs comptes annuels par exemple.

Aujourd’hui, en raison de la persistance de la crise sanitaire et des annonces du Président de la République, plusieurs mesures restrictives relatives au déroulement des AG ont été prolongées jusqu’en juillet 2021.

Quelles alternatives s’offrent aux entreprises pour leur permettre de tenir leur Assemblée générale sous Covid ? Peut-on faire une AG en ligne ? Est-il possible de mettre en place un système de vote électronique ? Comme il n’est pas toujours évident d’être à jour sur ce qui est autorisé de faire ou de ne pas faire, on fait le point pour vous !

Comment tenir une Assemblée générale en 2021 malgré le confinement ?

Pour éviter la paralysie du fonctionnement des sociétés durant les périodes de confinement, le gouvernement a pris des mesures visant à simplifier et à adapter les règles de tenue des assemblées générales ordinaires (AGO).

Ainsi, 3 alternatives s’offrent aux sociétés pour tenir une AG :

• Tenir une AG en présentiel mais uniquement si l’AG a un caractère obligatoire (a priori, cela concerne les Assemblées générales ordinaires annuelles) et si l’organisation à distance n’est pas possible. La réunion doit respecter les mesures et gestes barrières.
• Tenir une Assemblée générale dématérialisée : l’AG peut se dérouler par visio/ audio-conférence. Ce mode de réunion doit respecter certaines règles comme le fait qu’elle doit permettre l’identification des membres, garantir la participation effective des membres et permettre la retransmission simultanée et continue des débats et des délibérations.

Bon à savoir : cette mesure s’applique à toutes les délibérations, même celles portant sur les comptes annuels.

• Organiser un vote par correspondance : consultation possible des associés par écrit. Les votes se déroulent par correspondance ou éventuellement de façon électronique.

Bon à savoir : concrètement, vous devez, en tant que dirigeant, envoyer votre rapport financier, par exemple, par mail ou courrier accompagné de commentaires et joindre un bulletin de vote. Les associés retournent leur vote par mail, courrier ou encore à l’aide de logiciel tel que Framavox qui permet un vote secret. Vous devez, ensuite, envoyer à tous les membres un compte rendu de la réunion avec le résultat des votes, signé.

Même lorsque la tenue de ces Assemblées générales ne sont pas prévues au sein des statuts de la société, le dirigeant peut décider, en raison des circonstances exceptionnelles, de tenir une AG dématérialisée ou encore par correspondance jusqu’au 31 juillet 2021.

Qui est concerné par ces mesures ? Ces mesures s’appliquent à toutes les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, tels que les SARL, SAS, associations, fondations ou encore fonds de dotation.

Quelles sont les Assemblées concernées ? Toutes les assemblées sont concernées par ces mesures. Il peut donc s’agir des Assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, des actionnaires ou associés, membres, sociétaires ou délégués ou encore d’AG d’association.

Vous pouvez donc mettre en place des votes par correspondances ou encore des Assemblées générales en visioconférence pendant le covid pour un grand nombre de sujets !

Comment mettre en place une AG dématérialisée ?

D’une manière générale, les règles qui s’appliquent d’ordinaire au déroulement de l’assemblée générale vont également s’appliquer aux Assemblées générales dématérialisées. À ce titre, pour mettre en place une AG dématérialisée, le dirigeant de la société doit procéder à la convocation des associés.

La convocation doit être réalisée dans un délai de 15 jours minimum avant la date de l’AG (en SAS, les statuts peuvent prévoir un délai plus court). L’envoie de la convocation doit se faire conformément à ce qui est prévu au sein des statuts, c’est-à-dire par voie postale dans la grande majorité des cas. Toutefois, en raison des circonstances sanitaires particulières, même si les convocations sont envoyées par un autre mode (ex : par email), les délibérations ne pourront pas être déclarées nulles.

La convocation à l’AG doit notamment préciser :

• La date et l’heure de l’assemblée générale ;
• L’ordre du jour de l’assemblée générale ;
• Le projet des résolutions soumises au vote ;
• Les conditions dans lesquelles les associés pourront exercer leur droit de vote ;
• Ainsi que l’ensemble des documents nécessaires (comptes annuels, rapport de gestion, etc.).

À noter : il est important que les associés transmettent au dirigeant de l’entreprise, une adresse email valide à laquelle la convocation peut leur être envoyée. Par ailleurs, il est essentiel de veiller à recevoir un accusé de réception.

Comment organiser un vote électronique pour une AG ?

Pour que les délibérations d’une Assemblée générale soient valables, il est nécessaire de respecter certaines règles de quorum et de majorité. Il en est de même dans le cadre d’une Assemblée générale dématérialisée.

Le calcul du quorum 

Le quorum correspond au seuil de présence qui doit être atteint.

Dans le contexte de l’épidémie de Coronavirus, lorsque le vote par correspondance électronique n’est pas prévu au sein des statuts de la société, on estime que sont présents à l’AG, tous les associés qui y participent par le biais d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Pour être pris en considération dans le calcul du quorum, il est nécessaire que chacun des associés puisse être identifié et puisse effectivement prendre part aux débats. Autrement dit, on doit pouvoir entendre la voix de tous les participants et il doit y avoir une retransmission continue et simultanée des débats.

En pratique, cela signifie qu’il n’est pas possible d’organiser l’Assemblée générale sous la forme d’un échange d’emails.

Le déroulement du vote

Les conditions dans lesquelles les associés peuvent exercer leur droit de vote doivent être fixées par le dirigeant d’entreprise. Il peut par exemple s’agir d’un vote par visioconférence, par téléphone, vote par correspondance par voie postale ou d’un vote par le biais d’une solution en ligne spécialisée.

Une fois que l’assemblée générale dématérialisée s’est tenue, il est évidemment nécessaire de produire un procès-verbal reprenant les échanges et les résolutions qui ont été adoptées.

Assemblée générale d’association, confinement, AG d’entreprise, vote électronique.. vous voilà briefer sur toutes vos possibilités face aux mesures prises en avril 2021 !

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