Bulletins de paie : on oublie le papier !

Publié le 12 avril 2017

La semaine dernière, nous vous parlions de la loi travail et de sa volonté de simplifier les formalités pour les entreprises.

Aujourd’hui, nous nous éloignons du bien être médical des employés pour nous intéresser de leur bien être matériel. Vous l’avez compris : parlons salaire  !

Grâce au décret du 16 décembre 2016, depuis le 1er janvier 2017, la remise du bulletin de paie électronique est maintenant généralisée, sauf si le salarié s’y oppose.

Ce décret est synonyme de grand changement : pour “marquer le coup”, voici un état des lieux de ce qui change.

Dématérialisation du bulletin de paie : qu’est-ce que ça veut dire ?

Jusqu’au 1er janvier 2017, tous les bulletins de paie devaient être transmis par voie papier. Cela avait deux inconvénients :

• le processus était long pour les entreprises et certaines ne respectaient pas la réglementation ; et
• mauvais pour notre planète (on y tient avec notre plateforme 100% en ligne !).

Pour résoudre ces difficultés, il a été décidé de laisser la possibilité aux entreprises de transmettre les bulletins de paie par voie dématérialisée. Résultat, pour les CDI ou CDD, l’employeur a le choix de transmettre les bulletins de paie par :

• voie dématérialisée (en envoyant un courriel par exemple) ; ou par
• voie “matérialisée”, c’est-à-dire en transmettant le bulletin imprimé.

Toutefois, le choix de transmettre les bulletins de salaire par voie dématérialisée n’est pas sans limite. Voici les 3 garanties offertes aux salariés.

Bulletin de paie électronique : vous pouvez vous y opposer  

Lorsqu’il décide de dématérialiser les bulletins de paie, l’employeur doit informer le salarié de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique. Cette information doit être transmise au salarié :

• au moment de l’embauche ; ou
• au moins 1 mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé.

Cette information préalable permet au salarié d’anticiper la dématérialisation de son bulletin de paie et… de s’y opposer. L’opposition peut intervenir à tout moment, le fait que vous ayez accepté de recevoir un bulletin dématérialisé ne signifie pas que vous devrez toujours les recevoir ainsi.

Pour cela, le salarié doit notifier son opposition à l’employeur par tout moyen conférant une date certaine, c’est-à-dire par LRAR ou par voie d’huissier.

L’employeur sera alors dans l’obligation de lui transmettre les bulletins de paie par voie matérialisée, c’est-à-dire en format papier imprimé. L’employeur a trois mois pour se conformer à la demande du salarié.

Bulletin de paie dématérialisé : combien de temps doit-il être disponible ?

La première garantie est que l’employeur doit garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé. L’employeur est libre du moyen auquel il souhaite recourir : il peut garantir cette disponibilité lui-même, ou faire appel à un prestataire extérieur.

Quel que soit le moyen choisi, le bulletin de paie doit être disponible pendant une durée minimale. Au choix de l’employeur :

• soit pendant une durée de 50 ans ;
• soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de la retraite, augmenté de 6 ans.

Par ailleurs, les salariés doivent être en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie dématérialisés, sans manipulation complexe ou répétitive et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Le décret anticipe même “le pire”. Dans le cas où le service de mise à disposition du bulletin de paie fermerait, les salariés doivent en être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service pour récupérer leurs bulletins de paie stockés.

Votre compte personnel d’activité pour consulter vos bulletins de paie dématérialisés

En plus des deux obligations vues précédemment, l’employeur est tenu de rendre accessible les bulletins de paie dématérialisés par un service en ligne disponible ici.

Ce service en ligne permet au salarié d’avoir accès et de consulter tous ses bulletins de paie dématérialisés, émis par ses employeurs successifs.