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Gestion d’une association : comment faire ?

La bonne gestion de son association loi 1901 est essentielle : une association bien organisée est une association qui peut se développer ! 

Bien gérer une association permet d'attirer plus de membres, de recevoir des subventions et des dons et de résussir ses événements.

Eclairages sur comment gérer une association.

Mini-sommaire :

  1. Gestion d'association : qui est concerné ?
  2. 3 démarches et formalités incontournables pour la gestion de son association
    1. Organiser les assemblées générales de l’association
    2. Rédiger les PV d’assemblée générale de l’association
    3. Obtenir un agrément et des autorisation pour organiser des manifestations ponctuelles
  3. Gestion des finances d'une association : comment ça marche ? 
    1. Ouvrir un compte bancaire pour l’association
    2. Tenir une comptabilité : est-ce obligatoire ?

gestion association

Gestion d'association : qui est concerné ?

La gestion d’une association est assurée par les membres du bureau de l’association. Peuvent composer le bureau le ou les :

  • président ;
  • vice-président ;
  • administrateur ;
  • secrétaire ;
  • trésorier.

Vous disposez d'une grande liberté pour déterminer les attribution des membres de l'association dans les statutsTraditionnellement, le président est celui qui représente l’association dans les actes de la vie civile (par exemple, signer un contrat de travail), le trésorier gère les comptes et le ou les secrétaires(s) s'occupent de la gestion administrative. 

3 démarches et formalités incontournables pour la gestion de son association

Organiser les assemblées générales de l’association

Organiser les assemblées générales est un élément essentiel pour la gestion de l’association : elles sont l’occasion de prendre toutes les décisions importantes relatives à l’association. Les assemblées générales peuvent être ordinaires (AGO) ou extraordinaires (AGE).

Les AGO ont trait à la vie courante de l’association. Il est assez fréquent que les statuts prévoient qu’’une AGO doit se tenir chaque année. Elles sont notamment l’occasion de :

  • présenter le bilan de l’année (ce que l’association a accompli pendant l’année) ;
  • voter le budget et définir les projets prévus pour l’année (ce que l’association va accomplir pendant l’année) ;
  • renouveler les pouvoirs accordés aux dirigeants ou au contraire les changer, dans ce cas l'assemblée générale permet un renouvellement bureau ;
  • fixer le montant des cotisations des membres de l’association etc.  

En revanche, les AGE portent sur les décisions exceptionnelles et se tiennent généralement pour :

Les règles d’organisation des AG sont librement définies par les statuts. Il est important de bien les respecter, autrement, la décision prise risque d’être annulée par les tribunaux. Une décision d’AG annulée est un signe de mauvaise gestion de l’association. Veillez à :

  • Respecter les formalités de convocation des membres de l’association. Si les statuts ne prévoient aucune modalité, vous pouvez utiliser tous les moyens de votre choix (par exemple, envoyer un simple courrier, un courriel ou un SMS).
  • Inscrire à l’ordre du jour les projets de résolution qui doivent être votés.
  • Observer les conditions de quorum (nombre minimum de membres à réunir en assemblée) et de majorité. Selon les décisions à prendre, les statuts peuvent prévoir que la majorité devra être relative ou absolue.

Certaines décisions d’AG peuvent déboucher sur une modification statutaire. Il sera alors nécessaire de modifier les statuts. 

Rédiger les PV d’assemblée générale de l’association

Une fois l’assemblée générale tenue, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal. Le PV permet d’attester que l’assemblée générale s’est tenue selon les règles prévues dans les statuts.

Les règles pour établir un PV d’assemblée générale sont définies librement par les statuts ou par le règlement intérieur de l’association.

Le PV n’a pas vocation à retranscrire l’intégralité de ce qui a été dit pendant l’assemblée. Il contient généralement les informations telles que le nom de l’association, la date et heure de réunion, le mode de convocation et la date de son envoi, l’ordre du jour, les décisions adoptées, les noms du président et secrétaire de séance, l’heure de clôture de la séance.

Obtenir un agrément et des autorisations pour organiser des manifestations ponctuelles

Si vous souhaitez développer votre association, vous pourriez être amené à gérer plusieurs démarches.

Dans certains cas, pour pouvoir organiser un évènement particulier, l’association doit obtenir une autorisation. Par exemple, la collecte de don au niveau national doit être autorisée par la préfecture dont dépend votre association.

Il peut également être intéressant pour une association de recevoir un agrément préfectoral ou ministériel. Pour cela, l’association doit remplir trois critères :

  • répondre à un objet d’intérêt général ;
  • présenter un mode de fonctionnement démocratique ;
  • respecter des règles de nature à garantir la transparence financière.

En plus de ces trois conditions, il est possible que chaque ministère pose des conditions supplémentaires dans son domaine de compétence. Par exemple, pour obtenir un agrément de jeunesse et sport pour une association sportive, il est nécessaire que l’association soit affiliée à une fédération sportive agréée et adopte un règlement intérieur.

L’agrément permet principalement de :

  • recevoir des subventions ;
  • employer du personnel dans le cadre de contrats aidés, contrats uniques d’insertion (CUI) ou apparentés ;
  • bénéficier d’exonération en matière de cotisations sociales.

Gestion des finances d'une association : comment ça marche ? 

Une bonne gestion des comptes de l’association permet d’avoir une meilleure visibilité du budget dont dispose l’association.

Ouvrir un compte bancaire pour l’association

Une fois l’association déclarée à la préfecture, le président ou tout autre membre du bureau (cela va dépendre de ce qui est prévu dans les statuts) peut ouvrir un compte bancaire au nom de l'association.

Toutes les recettes (dons, subventions…) et les dépenses de l’association vont transiter sur ce compte bancaire, permettant d’avoir une bonne visibilité des flux financiers de l’association et de mieux gérer le budget de l’association.

S’il n’est pas obligatoire d’ouvrir un compte bancaire pour l'association, cela est fortement conseillé. Si les fonds de l’association transitent par les comptes des membres de l’association, ces derniers pourraient se rendre coupables d’un abus de confiance. Par ailleurs, ne pas ouvrir de compte peut constituer un frein dès lors que les transactions en espèces avec un professionnel ne peuvent dépasser 1 000 €.

Tenir une comptabilité : est-ce obligatoire ?

La loi de 1901 n’impose pas aux associations de tenir une comptabilité. Toutefois, dans certains cas, une comptabilité de trésorerie (suivi des encaissements et des décaissements) ou d’engagements (affectation des dons et subvention à telle ou telle action) devra être tenue. Dans ce cas, le trésorier ou toute autre personne désignée devra participer à la gestion de l’association.

Tenir une comptabilité est obligatoire quand :

  • les statuts de l’association le prévoient ;
  • l’association bénéficie d’un agrément administratif ;
  • l’association a des activités lucratives imposables ;
  • l’association bénéficie d’une aide publique annuelle supérieure à 153.000 € ;
  • les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75.000 € ;
  • l’association est reconnue d’utilité publique.

Les associations désignées sont tenues par des formalités de gestion supplémentaires et doivent :

  • établir un plan de compte conforme au plan de comptes issue du plan comptable général et à ses adaptations aux associations ; et
  • tenir un ou plusieurs livre(s) journal(ux) dans lequel les écritures sont comptabilisées chronologiquement et jour par jour.

La comptabilité ainsi établie sera utilisée pour déterminer l’assiette des impôts à payer.

   

Bien gérer son association est essentiel pour assurer la pérennité de son projet. Vous connaissez maintenant tous les éléments à prendre en compte et comment les gérer.

Date de mise à jour : 11/04/2017

Rédactrice : Ombeline Cathelineau, élève-avocate à l’EFB et diplômée de l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Ombeline est spécialisée dans l’accompagnement juridique des entrepreneurs. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.

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